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Das vorstehende Video gibt Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Konzepte und Funktionen von Taxaro. Es ist für alle gedacht, die sich einen ersten Eindruck von der Software verschaffen möchten. In gut 20 Minuten erfahren Sie, wie Taxaro Ihnen dabei hilft, Ihre Kanzlei effizienter zu organisieren und die Zusammenarbeit mit Ihren Mandant:innen zu verbessern.


In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Konzepte und Funktionen von Taxaro.

Taxaro – Erklärt in 20 Minuten

Überblick


Wenn Sie Ihr Taxaro-Passwort vergessen haben und sich nicht mehr einloggen können, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Admin in der Kanzlei in Verbindung. Dieser kann veranlassen, dass Ihr Passwort zurückgesetzt wird. Sie erhalten dann einen Link, über den Sie sich ein neues Passwort vergeben können.

Sollten Sie selbst der einzige Admin sein und Ihr Passwort vergessen haben, setzen Sie sich bitte mit uns unter [support@taxaro.de](mailto:support@taxaro.de) in Verbindung.

_Anmerkung: Derzeit ist es aus technischen Gründen nicht möglich, das Passwort selbst zurückzusetzen._


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Teammitglied einer Kanzlei ein neues Passwort für Ihren Taxaro-Account anfordern können.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?


Als Teammitglied einer Kanzlei können Sie die Benachrichtigungen für einzelne Mandate jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten [hier](https://app.taxaro.de/sign_in?utm_source=taxaro.de&utm_medium=Docs&utm_content=0028) ein.
2. Wählen Sie das betreffende Mandat aus der Liste aus.
3. Suchen Sie das Symbol mit den drei Punkten. Sie finden es im Kopfbereich in der Mitte.
4. Klicken Sie mit der Maus auf dieses Symbol.
5. Es öffnet sich ein Menü. Wählen Sie hier "Benachrichtigungen ausschalten", um keine weiteren Benachrichtigungen für dieses Mandat zu erhalten.

Diese Einstellung gibt Ihnen die Flexibilität, nur die Benachrichtigungen zu erhalten, die für Sie wichtig sind, und alle anderen auszuschalten.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Teammitglied Benachrichtigungen für ein Mandat deaktivieren können.

Wie kann ich Benachrichtigungen für ein Mandat deaktivieren?


Taxaro bietet neben der Webanwendung für Ihren Browser auch eine native App für [iPhones](/apps) und [Android-Smartphones](/apps). Folgen sie den Links, um sich die jeweilige App für Ihr Smartphone herunterzuladen.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie Taxaro auf Ihrem Smartphone (entweder iOS oder Android) nutzen können.

Wie kann ich Taxaro für meine Kanzlei auf meinem Smartphone nutzen?

Häufig gestellte Fragen


Checklisten können bequem bei der Erstellung von Vorgängen [automatisch aus Vorlagen erstellt](0019-checklisten) werden. Alternativ können Sie sie jedoch auch manuell anlegen. Hier erfahren Sie, wie Sie das machen:

## Vorbereitung:

1. **Mandat auswählen:** Navigieren Sie in Ihrer Mandatsliste und öffnen Sie das Mandat, für das Sie eine Checkliste erstellen möchten.
2. **Vorgang öffnen:** Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Vorgangsliste.
3. **Ordner mit Checklisten öffnen:** Hier können Sie vorhandene Checklisten einsehen oder eine neue anlegen.
4. **Formular für neue Checkliste öffnen:** Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um das Anlegeformular für eine neue Checkliste zu öffnen.

## Checkliste anlegen:

- **Vorlage auswählen:** (Optional) Wählen Sie eine Vorlage, die automatisch alle Felder inklusive der Bezeichnung der Checkliste vorbelegt. Alle Werte können angepasst werden.
- **Bezeichnung festlegen:** Geben Sie der Checkliste einen Namen.
- **Elemente hinzufügen:** Fügen Sie die erforderlichen Elemente hinzu, die abgearbeitet werden sollen.
- **Speichern:** Nach dem Speichern erscheint die Checkliste in der Liste und kann bearbeitet werden.

_Hinweis: Wenn Sie eine Checkliste basierend auf einer Vorlage erstellen und diese nicht manuell anpassen, wird die Checkliste automatisch mit jeder Änderung der Vorlage ebenfalls geändert, sofern der zugehörige Vorgang noch nicht abgeschlossen ist._


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie eine neue Checkliste in Taxaro anlegen können.

Eine Checkliste anlegen


Bereits bestehende Checklisten können Sie jederzeit anpassen und so einzelne Punkte umbenennen, Beschreibungen umformulieren oder neue Punkte hinzufügen. Auch die Änderung der Reihenfolge der einzelnen Punkte ist möglich. Hier erfahren Sie, wie Sie das machen:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu Vorgang zugeordnet ist, in dem sich die anzupassende Checkliste befindet.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge nach dem spezifischen Vorgang.

3. **Vorgang öffnen:** Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Vorgangsliste.

4. **Ordner mit Checklisten öffnen:** Navigieren Sie zum Ordner mit den Checklisten.

5. **Bearbeitungs-Dialog öffnen:** Nun sehen Sie die Liste mit den Checklisten des Vorgangs. Wählen Sie aus dem Menü der anzupassenden Checkliste die Option “Checkliste bearbeiten.

6. **Anpassungen vornehmen:** Passen Sie die Vorlage wie gewünscht an. Achtung: Entfernen Sie einzelne Punkte, so werden ggf. auch bereits zugehordnete Anhänge und Anmerkungen zu diesen Punkten gelöscht.

7. **Abschluss:** Die Checkliste und alle damit verbundenen Inhalte werden aktualisiert.

_Hinweis: Wenn Sie eine Checkliste basierend auf einer Vorlage erstellen und diese nicht manuell anpassen, wird die Checkliste automatisch mit jeder Änderung der Vorlage ebenfalls geändert, sofern der zugehörige Vorgang noch nicht abgeschlossen ist._


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie eine Checkliste in Taxaro anpassen können.

Eine Checkliste anpassen


Wenn Sie eine neue Checkliste benötigen, die sich in weiten Teilen einer bereits bestehenden Checkliste ähneln soll, können Sie die bestehende Checkliste einfach duplizieren. Hier erfahren Sie, wie Sie das machen:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu Vorgang zugeordnet ist, in dem sich die zu duplizierende Checkliste befindet.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge nach dem spezifischen Vorgang.

3. **Vorgang öffnen:** Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Vorgangsliste.

4. **Ordner mit Checklisten öffnen:** Navigieren Sie zum Ordner mit den Checklisten.

5. **Checkliste duplizieren:** Nun sehen Sie die Liste mit den Checklisten des Vorgangs. Wählen Sie aus dem Menü der zu duplizierenden Checkliste die Option “Checkliste duplizieren.

Im Anschluss öffnet sich das Formular zum [Anlegen einer neuen Checkliste](0048-neue-checkliste-anlegen), das bereits mit den Daten der zu duplizierenden Checkliste vorbelegt ist. Passen Sie die Bezeichnung und die Elemente der Checkliste nach Bedarf an und speichern Sie die neue Checkliste ab.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie eine Checkliste in Taxaro duplizieren können.

Eine Checkliste duplizieren


Das Löschen einer Checkliste in Taxaro ist ein endgültiger Schritt, der nicht rückgängig gemacht werden kann. Bevor Sie fortfahren, stellen Sie sicher, dass die Checkliste und alle ihre Inhalte nicht mehr benötigt werden.

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu Vorgang zugeordnet ist, in dem sich die zu löschende Checkliste befindet.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge nach dem spezifischen Vorgang.

3. **Vorgang öffnen:** Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Vorgangsliste.

4. **Ordner mit Checklisten öffnen:** Navigieren Sie zum Ordner mit den Checklisten.

5. **Löschvorgang starten:** Nun sehen Sie die Liste mit den Checklisten des Vorgangs. Wählen Sie aus dem Menü der zu löschenden Checkliste die Option “Checkliste löschen”.

6. **Bestätigung:** Eine Rückfrage wird erscheinen, um sicherzustellen, dass Sie die Checkliste wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie diese, um fortzufahren.

7. **Abschluss:** Die Checkliste und alle damit verbundenen Inhalte werden gelöscht.

## Achtung: Unwiderrufliche Aktion

Das Löschen einer Checkliste ist endgültig und unwiderruflich. Sobald eine Checkliste gelöscht wurde, können die darin enthaltenen Daten, Dokumente oder andere Informationen nicht wiederhergestellt werden.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie eine Checkliste in Taxaro löschen können.

Eine Checkliste löschen

Checklisten


Hat ein Mandant sein Passwort vergessen, kann er es derzeit aus technischen Gründen nicht selbstständig zurücksetzen. Sie können dies jedoch für ihn veranlassen. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen:** Wählen Sie das Mandat aus, dem die betroffene Person zugeordnet ist.
2. **Mandats-Verwaltung öffnen:** Klicken Sie auf das Menü-Symbol mit den drei Punkten und wählen anschließend "Mandat verwalten".
3. **Mandant:innen wählen:** Gehen Sie zum Abschnitt “Mandant:innen” innerhalb der Einstellungen.
4. **Passwort-Rücksetzung wählen:** Im Kontextmenü der betreffenden Person (zu erreichen über das Symbol mit den drei Punkten rechts) klicken Sie auf die Option “Passwort zurücksetzen”.
5. **Rückfrage bestätigen:** Ein Dialogfenster wird erscheinen, das Sie zur Bestätigung auffordert. Bestätigen Sie die Rückfrage.
6. **Link generieren und senden:** Ein Link wird generiert, den Sie der betroffenen Person über E-Mail oder andere Kommunikationskanäle zukommen lassen können. Mit diesem Link kann die Person das Passwort selbständig zurücksetzen.

Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung mit dem alten Passwort ab dem Zeitpunkt der Rücksetzung nicht mehr möglich ist. Es ist daher ratsam, sicherzustellen, dass die betreffende Person bereit ist, das Passwort sofort zurückzusetzen, sobald Sie den Vorgang beginnen.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie das Passwort eine:r Mandant:in in Taxaro zurücksetzen können.

Das Passwort eine:r Mandant:in zurücksetzen


Das Löschen eines Mandats in Taxaro ist ein unwiderruflicher Prozess und sollte mit großer Vorsicht durchgeführt werden. Wenn Sie ein Mandat löschen, werden alle damit verbundenen Inhalte, einschließlich Nachrichten, Vorgänge und Dokumente, permanent gelöscht. Auch Taxaro-Konten von Mandant:innen, die nur diesem Mandat zugeordnet sind, werden unwiderruflich gelöscht. Diese werden über die Löschung nicht informiert.

**Hinweis:** Sie müssen die Rolle "Admin" besitzen, um ein Mandat löschen zu dürfen.

## Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Löschen eines Mandats

1. **Anmeldung:** Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei [Taxaro](https://app.taxaro.de/sign_in?utm_source=taxaro.de&utm_medium=Docs&utm_content=0030) an.
2. **Mandat auswählen:** Wählen Sie das Mandat aus der Liste, das Sie löschen möchten.
3. **Mandats-Verwaltung öffnen:** Klicken Sie auf das Menü-Symbol mit den drei Punkten und wählen anschließend "Mandat verwalten".
4. **Gefährliche Zone auswählen:** Navigieren Sie zum Untermenüpunkt "Gefährliche Zone". Hier werden kritische Aktionen, wie das Löschen eines Mandats, verwaltet.
5. **Mandat löschen:** Befolgen Sie die Anweisungen, um das Mandat zu löschen. Bestätigen Sie, dass Sie sich über die Konsequenzen im Klaren sind, bevor Sie fortfahren.

Bitte denken Sie daran, dass das Löschen eines Mandats eine ernsthafte Aktion ist und nicht rückgängig gemacht werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Alternativen in Betracht gezogen haben, bevor Sie diesen Schritt unternehmen.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie ein Mandat löschen können.

Ein Mandat löschen


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Das Anlegen eines neuen Mandats in Taxaro ist einfach und unkompliziert. Folgen Sie diesen Schritten, um loszulegen:

## Schritt 1: Mandat anlegen

1. **Wählen Sie das Plus-Symbol** im Kopfbereich der “Mandate”-Spalte auf der linken Seite. Ein neues Fenster öffnet sich.
2. **Geben Sie eine Bezeichnung für das Mandat ein.** Das könnte der Name Ihrer Mandantin oder ein spezieller Titel sein, der für Sie sinnvoll ist.
3. **Falls vorhanden, tragen Sie eine Mandatsnummer ein.** Dies ist optional, aber nützlich, wenn Sie mit solchen Nummern arbeiten.
4. **Bestätigen Sie mit “Fertig”.** Ihr Mandat ist nun angelegt!

## Schritt 2: Mandant:in einladen

1. **Das neu erstellte Mandat wird nun links in der Liste angezeigt.** Der Einstellungsdialog für das Mandat öffnet sich.
2. **Klicken Sie auf “Mandant:in einladen”** oben rechts, um Ihre Ansprechperson für das Mandat einzuladen.
3. **Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein.** Falls Sie möchten, können Sie auch eine Mobilnummer für zusätzliche Sicherheit hinterlegen.
4. **Bestätigen Sie mit “Weiter”.** Ein Link wird generiert.
5. **Senden Sie den Link an die eingeladene Person.** Er oder sie kann sich registrieren und Taxaro gemeinsam mit Ihnen nutzen, hat aber nur Zugang zu diesem speziellen Mandat.
6. **Schließen Sie die Mandats-Verwaltung** mit einem Klick auf das X-Symbol oben links.

## Schritt 3: Vorgänge anlegen oder planen

Jetzt geht es darum, den Datenaustausch für das Mandat zu organisieren:

1. **Erstellen Sie wiederkehrende Vorgänge**, wenn Sie regelmäßige Aufgaben haben, wie die monatliche Buchhaltung. [So verwalten Sie wiederkehrende Vorgänge](/docs/0014-wiederkehrende-vorgaenge).
2. **Oder erstellen Sie einen einzelnen Vorgang**, zum Beispiel, wenn Sie persönliche Daten für Neumandate erfassen müssen. [So erstellen Sie einen einzelnen Vorgang](/docs/0013-neuen-vorgang-anlegen).


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie ein neues Mandat in Taxaro anlegen können.

Ein neues Mandat anlegen


In Taxaro haben Sie die Möglichkeit, das Konto eines Mandanten oder einer Mandantin zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren. Dies kann nützlich sein, um den Zugang temporär zu beschränken oder wiederherzustellen.

**Hinweis:** Sie müssen die Rolle "Admin" oder "Manager:in" besitzen, um Konten von Mandant:innen deaktivieren oder aktivieren zu können.

## Eine:n Mandant:in deaktivieren

Folgen Sie diesen Schritten, um das Konto eine:r Mandant:in zu deaktivieren:

1. **Mandat auswählen:** Wählen Sie das betreffende Mandat aus der Liste aus.
2. **Mandats-Verwaltung öffnen:** Klicken Sie auf das Menü-Symbol mit den drei Punkten und wählen anschließend "Mandat verwalten".
3. **Mandant:in deaktivieren:** Gehen Sie zum Unterpunkt “Mandant:innen” und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts von der gewünschten Person. Wählen Sie dann den Punkt “Deaktivieren” aus dem Kontextmenü.

Das Konto ist jetzt deaktiviert und die betreffende Person hat keinen Zugang mehr zu Taxaro.

## Eine:n Mandant:in aktivieren

Wenn Sie ein deaktiviertes Konto eines Mandanten oder einer Mandantin wieder aktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen und Mandats-Verwaltung öffnen:** Wiederholen Sie die Schritte 1-2 wie oben beschrieben.
2. **Mandant:in aktivieren:** Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt “Aktivieren” aus.

Das Konto ist jetzt wieder aktiv, und die Person hat wieder Zugang zu Taxaro.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Admin oder Manager:in eine:n Mandant:in in Taxaro deaktivieren oder aktivieren können.

Mandant:innen deaktivieren oder aktivieren


In Taxaro besteht die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Personen (wie Ihre Mandant:innen oder deren betreuende Teammitglieder) zu einem bestimmten Mandat einzuladen. Dies ermöglicht eine flexible und zielgerichtete Zusammenarbeit. Folgen Sie diesen Schritten, um jemanden zu einem Mandat einzuladen:

1. **Mandat auswählen:** Navigieren Sie zu dem gewünschten Mandat, das Sie aus der Liste auswählen.
2. **Mandats-Verwaltung öffnen:** Klicken Sie auf das Menü-Symbol mit den drei Punkten und wählen anschließend "Mandat verwalten".
3. **Einladungs-Dialog öffnen:** Öffnen Sie den Abschnitt “Mandant:innen” und klicken Sie oben rechts auf “Mandant:in einladen”.
4. **Informationen hinterlegen:** Geben Sie die benötigten Daten für die einzuladende Person ein und klicken Sie auf “Weiter”.
5. **Einladungslink bereitstellen:** Ein persönlicher Einladungslink wird erzeugt. Sie können diesen Link der betreffenden Person per E-Mail oder über andere Kommunikationsmittel zusenden.

Die eingeladene Person kann nun den Link verwenden, um die Registrierung selbstständig abzuschließen.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie Personen zu einem Mandat in Taxaro einladen können.

Mandant:innen einladen


In einigen Fällen agieren einzelne Personen als Vertreter:inen oder Verantwortliche für verschiedene Mandate Ihrer Kanzlei. Sie könnten beispielsweise für ein Unternehmensmandat sowie für ein separates Einkommensteuermandat zuständig sein. In Taxaro können Sie diesen Personen den Zugriff auf mehrere Mandate gewähren. Hier erfahren Sie, wie:

1. **Mandat auswählen:** Wählen Sie zunächst das Mandat aus, dem die betreffende Person bereits zugeordnet ist.

2. **Mandats-Verwaltung öffnen:** Klicken Sie auf das Menü-Symbol mit den drei Punkten und wählen anschließend "Mandat verwalten".

3. **Bereich “Mandant:innen” öffnen:** Klicken Sie auf den Menüpunkt “Mandant:innen” innerhalb der Einstellungen.

4. **Person auswählen:** Finden Sie die Person, der Sie den Zugriff gewähren möchten, und klicken Sie auf ihren Eintrag in der Liste.

5. **Zugeordnete Mandate verwalten:** Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie das Feld “Zugeordnete Mandate” finden. Hier können Sie die Zuordnung zu den gewünschten Mandaten vornehmen.

6. **Änderungen speichern:** Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen mit einem Klick auf "Fertig" zu speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Person Zugriff auf alle relevanten Mandate erhält, was die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Personen den Zugriff auf mehrere Mandate in Taxaro gewähren können.

Mandant:innen Zugriff auf verschiedene Mandate ermöglichen

Mandate


Die Änderung des Passworts ist eine wichtige Maßnahme zur Wahrung der Sicherheit Ihres Kontos. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:

1. **Einloggen mit dem aktuellen Passwort:** Melden Sie sich [hier](https://app.taxaro.de/sign_in?utm_source=taxaro.de&utm_medium=Docs&utm_content=0027) mit Ihrem aktuellen Passwort an.

2. **Öffnen Sie das Ihr persönliches Menü:** Klicken Sie mit der Maus auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke von Taxaro, um das Menü zu öffnen.

3. **Wählen Sie "Passwort ändern":** In dem sich öffnenden Menü finden Sie die Option "Passwort ändern". Klicken Sie darauf.

4. **Geben Sie die Passwörter ein:** Sie müssen nun Ihr aktuelles Passwort und das von Ihnen gewünschte neue Passwort eingeben. Wiederholen Sie Ihr neues Passwort, um sicherzustellen, dass es korrekt eingegeben wurde.

5. **Schließen Sie den Vorgang ab:** Klicken Sie auf "Fertig", um die Änderung zu bestätigen.

6. **Verwenden Sie Ihr neues Passwort:** Beim nächsten Login können Sie sich nun mit Ihrem neuen Passwort anmelden.


Sie können Ihr persönliches Taxaro-Passwort ändern. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das geht.

Das eigene Passwort als Kanzlei-Teammitglied ändern


Wenn Sie nicht anwesend sind, ist es wichtig, Ihre Mandant:innen und Kollegen darüber zu informieren. Taxaro bietet die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlegen, die allen, die auf Ihre Mandate zugreifen können, im Nachrichtenbereich angezeigt wird.

## Hinterlegen einer Abwesenheitsnotiz

Um eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. **Anmelden bei Taxaro:** Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Taxaro an.
2. **Menü öffnen:** Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um das Menü zu öffnen.
3. **Auswählen von "Abwesenheitsnotiz":** Klicken Sie im Menü auf den Punkt "Abwesenheitsnotiz".
4. **Details eingeben:** Geben Sie im sich öffnenden Fenster die Dauer Ihrer Abwesenheit an und hinterlassen Sie optional eine zusätzliche Notiz.

## Entfernen einer Abwesenheitsnotiz

Wenn Sie zurück sind und die Abwesenheitsnotiz entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. **Öffnen Sie die Abwesenheitsnotiz:** Wählen Sie im Menü den Punkt "Abwesenheitsnotiz" aus, wie beim Hinterlegen der Notiz.
2. **Entfernen der Notiz:** Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf den Button "Abwesenheitsnotiz entfernen".

Die Verwendung einer Abwesenheitsnotiz in Taxaro sorgt dafür, dass Ihre Mandant:innen und Kollegen stets über Ihre Verfügbarkeit informiert sind. Dies trägt zu einer effizienteren Kommunikation und besseren Koordination innerhalb Ihres Teams und mit Ihren Mandant:innen bei.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Teammitglied eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen können.

Hinterlegen und Entfernen einer Abwesenheitsnotiz

Mein Taxaro-Konto


Sollten Sie oder ein:e Ihrer Mandant:innen ein Dokument versehentlich über eine Nachricht bereitgestellt haben, statt es direkt in einem Vorgang abzulegen, können Sie den Anhang einfach in den passenden Vorgang verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem die Nachricht mit dem "fehlgeleiteten" Dokument zugeordnet ist.

2. **Nachricht finden:** Suchen Sie in der Liste der Nachrichten nach der spezifischen Nachricht, die das Dokument enthält.

3. **Vorgang öffnen** Öffnen Sie den Vorgang, in den Sie das Dokument verschieben möchten.

4. **Dokument per Drag & Drop verschieben:** Ziehen Sie das Dokument aus der Nachricht und legen Sie es über dem gewünschten Ordner im zuvor geöffneten Vorgang ab.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Anhang von einer Nachricht in einen Vorgang verschieben können.

Einen Anhang von einer Nachricht in einen Vorgang verschieben


In manchen Situationen kann es notwendig sein, alle Nachrichten eines Mandats aus Taxaro zu exportieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, aus dem Sie Nachrichten exportieren möchten.

2. **Nachrichten exportieren:** Wählen Sie aus dem Menü im Kopfbereich den Punkt "Nachrichten exportieren".

_Beachten Sie bitte, dass der Export alle Nachrichten des Mandats in einem maschinenlesbaren Format enthält._


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie Nachrichten in Taxaro exportieren können.

Nachrichten exportieren

Nachrichten


Hat ein Teammitglied das eigene Passwort vergessen, kann er:sie es nicht selbstständig zurücksetzen. Jedoch können Sie als Admin dies für ihn veranlassen. Die Vorgehensweise ähnelt [der für Mandant:innen](/docs/0033-passwort-zuruecksetzen):

1. **Team-Bereich öffnen:** Melden Sie sich bei Taxaro an und öffnen Sie “Kanzlei” im Hauptmenü. Wählen Sie danach den Punkt “Team”.

2. **Teammitglied auswählen:** Suchen Sie in der Liste das Teammitglied, dessen Passwort zurückgesetzt werden muss, und klicken Sie auf das zugehörige Menüsymbol (drei Punkte).

3. **Passwort-Rücksetzung wählen:** Aus dem sich öffnenden Menü wählen Sie die Option “Passwort zurücksetzen”.

4. **Rückfrage bestätigen:** Ein Dialogfenster wird erscheinen, das Sie zur Bestätigung auffordert. Bestätigen Sie die Rückfrage, um fortzufahren.

5. **Link generieren und senden:** Ein Link wird generiert, den Sie der betroffenen Person über E-Mail oder andere Kommunikationskanäle zukommen lassen können. Mit diesem Link kann sie das Passwort selbstständig zurücksetzen.

Bitte beachten Sie, dass die Anmeldung mit dem alten Passwort ab dem Zeitpunkt der Rücksetzung nicht mehr möglich ist. Es ist daher ratsam, sicherzustellen, dass die Person bereit ist, das Passwort sofort zurückzusetzen, sobald Sie den Vorgang beginnen.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie das Passwort eines Teammitglieds in Taxaro zurücksetzen können.

Das Passwort eines Teammitglieds zurücksetzen


In Taxaro haben Sie die Möglichkeit, das Konto eines Teammitglieds zu deaktivieren oder es wieder zu aktivieren. Dies kann beispielsweise bei einer temporären Abwesenheit oder aus Sicherheitsgründen sinnvoll sein.

**Hinweis:** Sie müssen die Rolle "Admin" besitzen, um Konten von Teammitgliedern deaktivieren oder aktivieren zu können.

## Ein Teammitglied deaktivieren

Um das Konto eines Teammitglieds zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. **Team-Bereich öffnen:** Melden Sie sich bei Taxaro an und wählen Sie “Kanzlei” im Hauptmenü, dann den Punkt “Team”.

2. **Teammitglied deaktivieren:** Suchen Sie die betreffende Person in der Liste und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts von seinem Namen. Wählen Sie “Deaktivieren” aus dem Kontextmenü.

Das Konto der Person ist jetzt deaktiviert und er hat keinen Zugang mehr zu Taxaro.

## Ein Teammitglied aktivieren

Falls Sie ein deaktiviertes Konto eines Teammitglieds wieder aktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. **Team-Bereich öffnen:** Wiederholen Sie Schritt 1, wie oben beschrieben.

2. **Teammitglied aktivieren:** Suchen Sie das betreffende Teammitglied in der Liste der deaktivierten Konten und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts von seinem Namen. Wählen Sie “Aktivieren” aus dem Kontextmenü.

Das Konto der Person ist nun wieder aktiv und er hat wieder Zugang zu Taxaro.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Admin ein Teammitglied in Taxaro deaktivieren oder aktivieren können.

Ein Teammitglied deaktivieren oder aktivieren


Das Einladen eins Teammitglieds zu Taxaro ist ein einfacher Prozess, der den Zugang und die Zusammenarbeit innerhalb der Plattform ermöglicht. Folgen Sie diesen Schritten:

1. **Anmeldung:** Melden Sie sich bei Ihrem Taxaro-Konto an.

2. **Team-Verwaltung:** Öffnen Sie die Option “Kanzlei” im Hauptmenü, das sich oben in der Mitte befindet. Wählen Sie danach den Punkt “Team”.

3. **Einladung starten:** Klicken Sie auf Teammitglied einladen”, das Sie oben rechts finden.

4. **Details eingeben:** Geben Sie die erforderlichen Stamm- und Kontaktdaten der Person ein. Bestimmen Sie auch die Zugriffsrechte, die Sie dem Teammitglied gewähren möchten.

5. **Einladung bestätigen:** Bestätigen Sie die eingegebenen Informationen mit einem Klick auf “Weiter”.

6. **Einladungslink senden:** Ein Einladungslink wird generiert. Das Teammitglied kann über diesen Link ein eigenes Passwort festlegen. Sie können den Link kopieren und per E-Mail oder anderem Weg senden, oder Sie nutzen das E-Mail-Symbol darüber, um die vorformulierte E-Mail zu verwenden.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie ein Teammitglied zu Taxaro einladen können.

Ein Teammitglied einladen


In Taxaro können Sie die Zugriffsrechte der Sachbearbeiter:innen gezielt steuern. Vorausgesetzt, Sie haben das "Kanzlei Plus"-Paket gebucht, können Sie entscheiden, auf welche Mandate ein:e Sachbearbeiter:in Zugriff haben soll. Das ist ein deutlicher Unterschied zu anderen Rollen in Taxaro, die grundsätzlich Zugriff auf alle Mandate gewähren.

**Hinweis:** Sie müssen die Rolle "Admin" besitzen, um die Zugriffsrechte der Sachbearbeiter:innen einstellen zu können.

## Schritte zum Steuern der Zugriffsrechte eine:r Sachbearbeiter:in:

1. **Melden Sie sich bei Taxaro an:** Nutzen Sie Ihre Zugangsdaten, um sich in Taxaro anzumelden.
2. **Öffnen Sie den Team-Bereich:** Klicken Sie auf “Kanzlei” im Hauptmenü oben in der Mitte und öffnen Sie dort den Punkt “Team”.
3. **Wählen Sie das Teammitglied aus:** Suchen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie auf den Namen, um die Details des Taxaro-Kontos zu öffnen.
4. **Ändern Sie die Zugriffsrechte:** Unter dem Abschnitt “Zugriffsrechte” wählen Sie die Rolle “Sachbearbeiter:in” und legen fest, dass nur bestimmte Mandate freigegeben werden sollen.
5. **Wählen Sie die Mandate aus:** In der sich öffnenden Auswahlliste können Sie die entsprechenden Mandate auswählen, auf die der:die Sachbearbeiter:in Zugriff haben soll.
6. **Speichern Sie die Änderungen:** Bestätigen Sie Ihre Auswahl und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Fertig" klicken.

Die Zugriffsrechte des:die Sachbearbeiter:in sind jetzt aktualisiert. Dieses hohe Maß an Kontrolle ermöglicht es Ihnen, den Zugang zu sensiblen Daten zu beschränken und gleichzeitig die Effizienz und Verantwortlichkeit im Arbeitsprozess zu verbessern.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Zugriffsrechte für Sachbearbeiter:innen in Taxaro steuern können.

Zugriffsrechte für Sachbearbeiter:innen steuern

Team


Taxaro bietet zum geordneten Datenaustausch mit Ihren Mandant:innen die Möglichkeit, Dokumente in Vorgängen bereitzustellen. Diese sollten Sie bevorzug nutzen.

Sollte dennoch einmal ein Dokument versehentlich von Ihnen oder Ihre:r Mandant:in in einer Nachricht hochgeladen worden sein, können Sie dieses Dokument ganz einfach in einen Vorgang verschieben:

1. **Vorgang öffnen:** Öffnen Sie den Vorgang, in den Sie das Dokument verschieben möchten.

2. **Dokument verschieben:** Wählen Sie mit der Maus das Dokument aus, das Sie verschieben möchten, und ziehen Sie es auf die Rechte Seite in den Vorgang. Ziehen Sie das Dokument entweder direkt in die Liste der Dokumente eines Ordners, oder führen Sie den Mauszeiger über den Ordner, in den Sie das Dokument verschieben möchten, und lassen Sie das Dokument dort fallen.

_Beachten Sie bitte, dass Dokumente nicht in Ordner für Checklisten oder Lohndaten verschoben werden können._


Erfahren Sie, wie Sie ein Dokument von einer Nachricht in einen Vorgang verschieben können.

Ein Dokument von einer Nachricht in einen Vorgang verschieben


Ist ein Vorgang einmal [archiviert](/docs/0050-vorgang-archivieren) worden, können Sie ihn jederzeit wiederherstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu wiederherstellende Vorgang zugeordnet ist.

2. **Archiv öffnen:** Öffnen Sie das Menü im Kopfbereich der Vorgangs-Liste für das gewählte Mandat über das Symbol mit den drei Punkten. Wählen Sie die Option "Archivierte Vorgänge".

3. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der archivierten Vorgänge nach dem spezifischen Vorgang, den Sie wiederherstellen möchten.

4. **Menü öffnen:** Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Vorgangsmenü zu öffnen.

5. **Vorgang wiederherstellen:** Wählen Sie aus dem Menü die Option “Vorgang wiederherstellen”.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen archivierten Vorgang in Taxaro wiederherstellen können.

Einen archivierten Vorgang wiederherstellen


Sie möchten einen einmaligen Vorgang für eines Ihrer Mandate anlegen? Kein Problem! Einzelne Vorgänge sind Aufgaben oder Anforderungen, die sich nicht wiederholen. Hier erfahren Sie, wie Sie das machen:

1. **Wählen Sie das gewünschte Mandat aus.** In Ihrer Mandatsliste finden Sie alle Ihre Mandate. Klicken Sie einfach auf dasjenige, für welches Sie einen Vorgang erstellen möchten.

2. **Klicken Sie auf das Menü-Symbol oben rechts** in der Vorgangsliste auf der rechten Seite.

3. **Wählen Sie “Einzelnen Vorgang anlegen”.** Ein neues Fenster öffnet sich.

4. **Entscheiden Sie, wie Sie den Vorgang erstellen möchten.** Sie haben die Wahl: Entweder nutzen Sie eine vorhandene Vorlage, die Ihnen Zeit sparen kann, oder Sie konfigurieren den Vorgang ganz individuell nach Ihren Bedürfnissen.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie einen einzelnen Vorgang in Taxaro anlegen können.

Einen einzelnen Vorgang anlegen


In Taxaro können Sie verschiedene Eigenschaften eines Vorgangs anpassen, wie den Titel, die Reihenfolge der Ordner, Start- und Enddatum, Fälligkeitsdatum und Erinnerungen. Beachten Sie jedoch, dass sich die Typen der einzelnen Ordner nachträglich nicht ändern lassen.

Hier sind die Schritte, um einen Vorgang anzupassen:

1. **Mandat auswählen:** Wählen Sie das Mandat aus, dem der Vorgang zugeordnet ist.

2. **Vorgang finden:** Navigieren Sie zur Liste der Vorgänge auf der rechten Seite und suchen Sie den spezifischen Vorgang, den Sie anpassen möchten.

3. **Menü öffnen:** Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Vorgangsmenü zu öffnen.

4. **Bearbeitungsoption wählen:** Wählen Sie aus dem Menü die Option “Vorgang bearbeiten”.

5. **Änderungen vornehmen:** Im sich öffnenden Fenster können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen:

   - Ändern Sie den Titel, falls erforderlich.
   - Passen Sie die Reihenfolge und Bezeichnung der Ordner an oder fügen Sie weitere Ordner hinzu.
   - Legen Sie Startdatum, Enddatum, Fälligkeit und Erinnerungen fest oder ändern Sie diese.

6. **Änderungen speichern:** Klicken Sie auf “Fertig”, um die Änderungen zu speichern.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Vorgang in Taxaro anpassen können.

Einen Vorgang anpassen


Ist ein Vorgang erledigt und wird er nicht mehr benötigt, können Sie ihn archivieren. Ein archivierter Vorgang wird aus der Liste der aktiven Vorgänge entfernt und in das Archiv verschoben. Dort können Sie ihn weiterhin einsehen, aber er wird nicht mehr in der Liste der aktiven Vorgänge angezeigt.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Vorgang zu archivieren:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu archivierende Vorgang zugeordnet ist.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge auf der rechten Seite nach dem spezifischen Vorgang, den Sie archivieren möchten.

3. **Menü öffnen:** Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Vorgangsmenü zu öffnen.

4. **Vorgang archivieren:** Wählen Sie aus dem Menü die Option “Vorgang archivieren.

5. **Abschluss:** Der Vorgang und alle damit verbundenen Inhalte werden nun in das Archiv verschoben.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Vorgang in Taxaro archivieren können.

Einen Vorgang archivieren


Ein Vorgang in Taxaro kann etwa die Bearbeitung der Lohnabrechnung, die Erstellung einer Steuererklärung oder das Verbuchen von Belegen umfassen. Nachdem der:die Mandant:in alle erforderlichen Informationen und Dokumente bereitgestellt hat, können Sie mit der Bearbeitung beginnen.

1. **Mandat auswählen:** Wählen Sie das Mandat aus, dem der Vorgang zugeordnet ist.

2. **Vorgang finden:** Navigieren Sie zur Liste der Vorgänge auf der rechten Seite und suchen Sie den spezifischen Vorgang, den Sie bearbeiten möchten.

3. **Vorgang öffnen:** Klicken Sie auf den Vorgang, um ihn zu öffnen.

4. **Status ändern:** Ändern Sie den Status des Vorgangs auf “In Bearbeitung” in der oberen rechten Ecke. Dies zeigt Ihrem Team an, dass Sie diesen Vorgang bearbeiten.

5. **Arbeiten Sie mit den bereitgestellten Informationen:** Nutzen Sie die Informationen und Dokumente im Vorgang für Ihre Arbeit. Wenn Sie ein Element erledigt haben, markieren Sie es als abgeschlossen. Sie können den Fortschritt aller Elemente des Vorgangs neben dem Titel verfolgen.

6. **Ergebnisse bereitstellen:** Stellen Sie gegebenenfalls Auswertungen oder andere Ergebnisse Ihrer Arbeit über den Vorgang bereit.

7. **Status auf abgeschlossen setzen:** Sobald Sie alle Arbeiten abgeschlossen haben, ändern Sie den Status des Vorgangs auf “Abgeschlossen”. Alle Mandant:innen mit Zugriff erhalten eine Benachrichtigung, es sei denn, Sie wählen diese Option aktiv ab.

8. **Fertig:** Der Vorgang ist nun vollständig bearbeitet und abgeschlossen.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Vorgang in Taxaro erledigen können.

Einen Vorgang bearbeiten


In manchen Situationen kann es notwendig sein, einen Vorgang aus Taxaro zu exportieren und dessen Inhalte herunterzuladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu exportierende Vorgang zugeordnet ist.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge auf der rechten Seite nach dem spezifischen Vorgang, den Sie exportieren möchten.

3. **Menü öffnen:** Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Vorgangsmenü zu öffnen.

4. **Vorgang exportieren:** Wählen Sie aus dem Menü die Option “Vorgang exportieren”.

Sie erhalten ein Zip-Archiv zum Download angeboten, welches die Struktur des Vorgangs in Form von Ordnern nachbildet. In diesen Ordnern finden Sie die einzelnen Dokumente und Daten, wie Sie sie auch in Taxaro einsehen können.

Das Zip-Archiv können Sie nun herunterladen und lokal speichern. Sobald der Download abgeschlossen ist, können Sie das Archiv entpacken und die Inhalte einsehen.

_Beachten Sie bitte, dass einige Informationen in maschinenlesbaren Formaten bereitgestellt werden, etwa Anmerkungen zu Dokumenten._


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Vorgang in Taxaro exportieren können.

Einen Vorgang exportieren


Das Löschen eines Vorgangs in Taxaro ist ein endgültiger Schritt, der nicht rückgängig gemacht werden kann. Bevor Sie fortfahren, stellen Sie sicher, dass der Vorgang und alle seine Inhalte nicht mehr benötigt werden.

1. **Mandat auswählen:** Beginnen Sie, indem Sie das Mandat auswählen, dem der zu löschende Vorgang zugeordnet ist.

2. **Vorgang finden:** Suchen Sie in der Liste der Vorgänge auf der rechten Seite nach dem spezifischen Vorgang, den Sie entfernen möchten.

3. **Menü öffnen:** Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um das Vorgangsmenü zu öffnen.

4. **Löschvorgang starten:** Wählen Sie aus dem Menü die Option “Vorgang löschen”.

5. **Bestätigung:** Eine Rückfrage wird erscheinen, um sicherzustellen, dass Sie den Vorgang wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie diese, um fortzufahren.

6. **Abschluss:** Der Vorgang und alle damit verbundenen Inhalte werden gelöscht.

## Achtung: Unwiderrufliche Aktion

Das Löschen eines Vorgangs ist endgültig und unwiderruflich. Sobald ein Vorgang gelöscht wurde, können die darin enthaltenen Daten, Dokumente oder andere Informationen nicht wiederhergestellt werden.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie einen Vorgang in Taxaro löschen können.

Einen Vorgang löschen


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In der Kanzlei sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie jährliche Steuererklärungen, monatliche Lohnabrechnungen oder Buchhaltungen für Sie fester Bestandteil Ihres Arbeitsalltags. Taxaro kann Ihnen diese Routineaufgaben erleichtern, indem es Ihnen ermöglicht, wiederkehrende Vorgänge für Ihre Mandate zu planen. Im folgenden Beispiel der monatlichen Buchhaltung wird erläutert, wie Sie diese Funktion nutzen können.

## **Einen wiederkehrenden Vorgang anlegen**

1. **Wählen Sie das passende Mandat.** Starten Sie mit der Auswahl des Mandats, für das Sie wiederkehrende Vorgänge planen möchten.
2. **Wählen Sie “Wiederkehrende Vorgänge”.** Im Menü für Vorgänge auf der rechten Seite finden Sie diesen Punkt.
3. **Planen Sie den Vorgang.** Im neuen Fenster klicken Sie auf “Vorgang planen”, geben einen Titel ein, wählen Ordner oder verwenden eine Vorlage.
4. **Bestimmen Sie Startdatum und Intervall.** Auch ein Startdatum in der Vergangenheit ist möglich, dann werden Vorgänge nachträglich erstellt.
5. **Wählen Sie die Fälligkeit aus.** Hiermit legen Sie fest, wann der:die Mandant:in automatisch durch Taxaro erinnert wird.
6. **Klicken Sie auf “Fertig”.** Ihr wiederkehrender Vorgang ist nun geplant!

## **Einen wiederkehrenden Vorgang bearbeiten**

1. **Wählen Sie das Mandat und “Wiederkehrende Vorgänge”.** Wie beim Anlegen oben beschrieben.
2. **Wählen Sie den zu bearbeitenden Vorgang.** Dies öffnet das gleiche Formular, das Sie schon von der Anlage kennen.
3. **Bearbeiten Sie den wiederkehrenden Vorgang wie gewünscht.** Bitte beachten Sie: Änderungen wirken sich nur auf zukünftige, nicht auf bereits erstellte Vorgänge aus.

## **Einen wiederkehrenden Vorgang löschen**

1. **Wählen Sie das Mandat und “Wiederkehrende Vorgänge”.** Wie beim Anlegen oben beschrieben.
2. **Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.** Es befindet sich rechts neben dem Vorgang, den Sie löschen möchten.
3. **Wählen Sie “Löschen”.** Ihr wiederkehrender Vorgang wird entfernt.


In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Vorgänge anlegen und verwalten können.

Einen wiederkehrenden Vorgang anlegen und verwalten

Vorgänge


In Taxaro haben Sie die Möglichkeit, zentral Vorlagen für Checklisten zu verwalten. Diese Vorlagen können für alle Mandate angewendet werden und werden direkt in konkrete Checklistenpunkte umgewandelt. Hier erklären wir, wie Sie Vorlagen hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen können.

## Grundsätzliches zu Checklisten in Taxaro

1. **Melden Sie sich bei Taxaro an:** Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
2. **Navigieren Sie zum Checklisten-Bereich:** Klicken Sie auf “Kanzlei” im Hauptmenü oben in der Mitte, und öffnen Sie dort den Punkt “Checklisten” im Bereich “Vorlagen”.

### Eine Vorlage hinzufügen

1. **Anlegen einer neuen Vorlage:** Klicken Sie auf “Vorlage anlegen”.
2. **Bezeichnungen vergeben:** Legen Sie eine interne und gegebenenfalls eine öffentliche Bezeichnung fest, falls diese von der internen abweicht.
3. **Elemente hinzufügen:** Fügen Sie beliebig viele Elemente hinzu, die aus einem obligatorischen Titel und einer optionalen Beschreibung bestehen.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage duplizieren

Um eine vorhandene Vorlage mit Modifikationen unter einer neuen Bezeichnung zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Duplizieren wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage duplizieren”.
3. **Formular ausfüllen:** Das Formular zur Anlage einer neuen Checklisten-Vorlage öffnet sich, vorbelegt mit den Daten der gewählten Vorlage.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage bearbeiten

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Bearbeiten wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage bearbeiten”.
3. **Änderungen vornehmen:** Bearbeiten Sie die Vorlage im geöffneten Formular.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage löschen

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Löschen wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage löschen”.
3. **Bestätigen Sie die Nachfrage:** Die Bestätigung stellt sicher, dass Sie die Vorlage wirklich löschen möchten.
4. **Vorlage löschen:** Die Vorlage wird direkt gelöscht.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vorlagen für Checklisten in Taxaro verwalten können.

Vorlagen für Checklisten verwalten


In Taxaro können Sie zentral Vorlagen für Lohn & Gehalt erstellen und verwalten. Diese Vorlagen können für alle Mandate angepasst und angewendet werden. Im Folgenden erläutern wir, wie Sie Vorlagen für Lohn & Gehalt hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen können.

## Grundsätzliches zu Vorlagen für Lohn & Gehalt in Taxaro

1. **Melden Sie sich bei Taxaro an:** Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
2. **Navigieren Sie zum Lohn & Gehalt-Bereich:** Klicken Sie auf “Kanzlei” im Hauptmenü oben in der Mitte und wählen Sie dann den Punkt “Lohn & Gehalt” im Bereich “Vorlagen”.

### Eine Vorlage für Lohn & Gehalt hinzufügen

1. **Neue Vorlage anlegen:** Klicken Sie auf “Vorlage anlegen”.
2. **Bezeichnungen und Währung festlegen:** Vergeben Sie sowohl eine interne als auch eine öffentliche Bezeichnung und legen Sie die Währung fest.
3. **Elemente auswählen:** Wählen Sie aus den folgenden Elementen: Gehalt, Überstunden (Anzahl oder Stundensatz), Zuschuss Kinderbetreuung, Zuschuss Private Krankenversicherung, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Sonstige Zahlung, Anzahl Stunden, Stundensatz. Elemente können zum Pflichtfeld erklärt werden.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Lohn & Gehalt duplizieren

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Duplizieren wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage duplizieren”.
3. **Formular ausfüllen:** Das Formular zur Anlage einer neuen Vorlage öffnet sich, vorbelegt mit den Daten der gewählten Vorlage.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Lohn & Gehalt bearbeiten

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Bearbeiten wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage bearbeiten”.
3. **Änderungen vornehmen:** Bearbeiten Sie die Vorlage im geöffneten Formular.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Lohn & Gehalt löschen

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Löschen wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage löschen”.
3. **Bestätigen Sie die Nachfrage:** Die Bestätigung stellt sicher, dass Sie die Vorlage wirklich löschen möchten.
4. **Vorlage löschen:** Die Vorlage wird direkt gelöscht.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vorlagen für Lohn & Gehalt in Taxaro verwalten können.

Vorlagen für Lohn & Gehalt verwalten


Vorlagen für Vorgänge ermöglichen eine zentralisierte Strukturierung und Verwaltung innerhalb von Taxaro. Diese Vorlagen können für alle Mandate angepasst und angewendet werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für Vorgänge hinzufügen, duplizieren, bearbeiten und löschen können.

## Grundsätzliches zu Vorlagen für Vorgänge in Taxaro

1. **Melden Sie sich bei Taxaro an:** Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
2. **Navigieren Sie zum Vorgänge-Bereich:** Klicken Sie auf “Kanzlei” im Hauptmenü oben in der Mitte und wählen Sie dann den Punkt “Vorgänge” im Bereich “Vorlagen”.

### Eine Vorlage für Vorgänge hinzufügen

1. **Neue Vorlage anlegen:** Klicken Sie auf “Vorlage anlegen”.
2. **Bezeichnungen festlegen:** Vergeben Sie sowohl eine Bezeichnung als auch eine interne Bezeichnung.
3. **Ordner auswählen:** Fügen Sie mindestens einen Ordner hinzu. Folgende Ordnertypen stehen zur Auswahl:
   - Auswertungen (nur Kanzlei-Dokumente)
   - Buchhaltungsbelege (Belegmaske zum Dokument)
   - Dokumente (Anmerkungen je Dokument)
   - Lohndaten (Hinzufügen von Lohndaten basierend auf Vorlagen für Lohn & Gehalt)
   - Checklisten (falls ausgewählt, müssen Checklisten-Vorlagen ausgewählt werden. Jede Vorlage generiert automatisch eine Checkliste bei der Anlage des Vorgangs)
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Vorgänge duplizieren

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Duplizieren wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage duplizieren”.
3. **Formular ausfüllen:** Das Formular öffnet sich, vorbelegt mit den Daten der gewählten Vorlage.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Vorgänge bearbeiten

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Bearbeiten wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage bearbeiten”.
3. **Änderungen vornehmen:** Bearbeiten Sie die Vorlage im geöffneten Formular.
4. **Vorlage speichern:** Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf “Fertig” ab.

### Eine Vorlage für Vorgänge löschen

1. **Finden Sie die Vorlage:** Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
2. **Löschen wählen:** Im Menü wählen Sie “Vorlage löschen”.
3. **Bestätigen Sie die Nachfrage:** Die Bestätigung stellt sicher, dass Sie die Vorlage wirklich löschen möchten.
4. **Vorlage löschen:** Die Vorlage wird direkt gelöscht.


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Vorlagen für Vorgänge in Taxaro verwalten können.

Vorlagen für Vorgänge verwalten

Vorlagen

Anleitungen


Taxaro ermöglicht es Ihnen, sowohl einzelne als auch wiederkehrende Vorgänge mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. So bleiben Ihre Mandant:innen stets informiert und Fristen werden nicht übersehen.

## **Einzelne Vorgänge: Maßgeschneiderte Erinnerungen**

Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für einen einzelnen Vorgang festlegen, ergibt sich für Sie auch die Option, Erinnerungen individuell zu konfigurieren. Sie können dabei zwischen verschiedenen Zeiträumen wählen, von zwölf Monaten bis zu einem Tag vor der Fälligkeit. Diese Zeiträume lassen sich flexibel kombinieren, um sicherzustellen, dass die Erinnerung genau dann ankommt, wenn sie gebraucht wird.

## **Wiederkehrende Vorgänge: Automatische Fälligkeitsberechnung**

Beim Erstellen eines wiederkehrenden Vorgangs nimmt Ihnen Taxaro die Arbeit ab und berechnet das Fälligkeitsdatum basierend auf dem Startdatum, dem Intervall und einer von Ihnen ausgewählten Fälligkeitsart. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

- Benachrichtigung am 10. Tag des Folgemonats
- Benachrichtigung am 10. Tag des übernächsten Monats (für Fristverlängerungen)
- Benachrichtigung am fünftletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats
- Letzter Februartag des übernächsten Jahres

Diese Funktionen stellen sicher, dass die Erinnerung immer rechtzeitig erfolgt.

## **Die Benachrichtigung der Mandant:innen: Einfach und effektiv**

Die Benachrichtigung über eine anstehende Fälligkeit erfolgt aktuell an alle Mandant:innen, die Zugriff auf das betreffende Mandat haben. Dabei wird natürlich berücksichtigt, ob der:die Mandant:in persönlich Benachrichtigungen für das Mandat aktiviert oder deaktiviert hat.

---

Diese Features von Taxaro bieten eine effiziente Methode zur Fristenüberwachung und sorgen dafür, dass Ihre Mandant:innen stets auf dem Laufenden sind. Mit flexiblen Erinnerungsoptionen und automatisierten Berechnungen unterstützt es Sie in der pünktlichen Abwicklung Ihrer Vorgänge, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Ihre Mandant:innen.


In diesem Artikel wird erläutert, wie automatische Erinnerungen von Mandant:innen in Taxaro funktionieren.

Automatische Erinnerung von Mandant:innen


## Grundlegendes

Vorgänge in Taxaro können automatisch oder manuell angelegt werden und durchlaufen im Anschluss einen fest definierten Workflow. Ist ein Vorgang erledigt und wird er nicht mehr benötigt, können Sie ihn archivieren. Ein archivierter Vorgang wird aus der Liste der aktiven Vorgänge entfernt und in das Archiv verschoben. Dort können Sie ihn weiterhin einsehen und öffnen, aber er wird nicht mehr in der Liste der aktiven Vorgänge angezeigt.

## Manuelles Archivieren

Wie Sie einen ein einzelnen Vorgang gezielt archivieren können, erfahren Sie in [diesem Artikel](/docs/0050-vorgang-archivieren).

## Automatisches Archivieren

Vorgänge, welche abgeschlossen sind und seit mindestens 30 Tagen nicht mehr bearbeitet wurden, werden automatisch archiviert. Sie müssen sich also keine Gedanken darüber machen, ob Sie Vorgänge archivieren sollten oder nicht. Taxaro kümmert sich darum.

## Archivierte Vorgänge wiederherstellen

Wie Sie einen archivierten Vorgang wiederherstellen können, erfahren Sie in [diesem Artikel](/docs/0052-vorgang-wiederherstellen).


In diesem Artikel wird erläutert, wie das Archivieren von Vorgängen in Taxaro funktioniert.

Das Vorgangs-Archiv


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Das System, das Taxaro in Bezug auf Vorgangs-Status und das Kanban-Prinzip bietet, ermöglicht eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und den Mandant:innen. Durch klare Status-Bezeichnungen, eine visuelle Darstellung des Prozesses und zeitnahe Benachrichtigungen unterstützt es Sie bei der Organisation Ihrer Arbeitsabläufe und der Kommunikation mit Ihren Mandant:innen.

## **Status: Ein klares Bild für Kanzlei und Mandant:innen**

In Taxaro können Vorgänge die folgenden Status besitzen, die jeweils aus der Perspektive der Kanzlei und der Mandant:innen anders bezeichnet werden:

| **Kanzlei-Perspektive** | **Mandant:innen-Perspektive** |
| ----------------------- | ----------------------------- |
| Wartet auf Mandant:in   | Zu erledigen                  |
| Bereitgestellt          | Wartet auf Kanzlei            |
| In Bearbeitung          | Wartet auf Kanzlei            |
| Abgeschlossen           | Abgeschlossen                 |

Beachten Sie, dass die Status "Bereitgestellt" und "In Bearbeitung" aus der Sicht der Mandant:innen identisch sind und als „Wartet auf Kanzlei“ erscheinen.

## **Das Kanban-Prinzip: Visualisierung des Workflows**

Die Vorgänge in Taxaro sind im Kanban-Board unter dem Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ nach ihrem aktuellen Status angeordnet. Diese Visualisierung unterstützt das Prinzip, dass jeder Vorgang „von links nach rechts wandert“, und macht den aktuellen Zustand im Prozess jederzeit sichtbar. Sie haben sogar die Möglichkeit, Vorgänge per Drag & Drop im Kanban-Board mit der Maus zu verschieben, um den Workflow noch intuitiver zu gestalten.

## **Benachrichtigungen: Immer auf dem Laufenden**

- **Von den Mandant:innen zur Kanzlei:** Um von „Wartet auf Mandant:in“ zu „Bereitgestellt“ zu wechseln, muss der:die Mandant:in den Vorgang aktiv an die Kanzlei übergeben. Alle Teammitglieder der Kanzlei, die Zugriff auf das Mandat haben, werden benachrichtigt.
- **Von der Kanzlei zu den Mandant:innen:** Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, erhalten alle Mandant:innen, die Zugriff auf das zugehörige Mandat haben, eine Benachrichtigung. So sind Ihre Mandant:innen immer informiert über den aktuellen Stand der Dinge.


Lernen Sie, wie Sie mit Vorgangs-Status und dem Kanban-Prinzip Ihre Kanzlei effizienter organisieren können.

Der Taxaro-Workflow: Vorgangs-Status und das Kanban-Prinzip


![Eine Checkliste in Taxaro](/images/kb/0019.webp "Eine Checkliste in Taxaro")

---

## Übersicht

Checklisten erlauben das strukturierte Abarbeiten und Bereitstellen von benötigten Informationen und Dokumenten für vielfältige Anwendungsfälle – von der Erstberatung bis hin zur Steuererklärung. Wann immer viele verschiedenen Informationen gesammelt und bereitgestellt werden müssen, sind Checklisten das richtige Werkzeug. Denn sie helfen Ihren Mandant:innen, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Informationen zu vergessen.

Die Mandant:innen müssen dabei alle Checklisten vollständig bearbeiten, bevor sie einen Vorgang an die Kanzlei übergeben dürfen. Dies stellt sicher, dass die Übergabe und damit der Arbeitsauftrag an Sie zuverlässig und vollständig erfolgt.

Dies spart Ihnen und Ihren Mandant:innen Zeit und Nerven, da Sie nicht mehrfach nachfragen müssen, ob alle Informationen vorliegen.

## Erstellung aus Vorlagen

Checklisten müssen nicht für jedes Mandat und jeden Vorgang neu erstellt werden. Stattdessen werden sie per Kanzlei als Vorlagen angelegt und können dann für jeden Vorgang verwendet werden, über alle Mandate hinweg. Diese Vorlagen werden zentral gepflegt.

## Manuelle Bearbeitung

Checklisten lassen sich auch manuell erstellen und bearbeiten. Dies umfasst die Auswahl einer bestehenden Vorlage, die nach Bedarf angepasst wird, oder das vollständige Erstellen einer Checkliste von Grund auf.

Während der Bearbeitung können Sie Bezeichnungen und Beschreibungen der einzelnen Punkte ändern, neue Punkte hinzufügen oder nicht mehr relevante entfernen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Checklisten zu duplizieren oder zu löschen.

## Für Mandant:innen

Mandant:innen können zu jedem Punkt einer Checkliste entweder eine Anmerkung hinterlegen, Dokumente anhängen, oder beides Alternativ können sie für sie nicht relevante Punkte auch einfach abhaken.

Die Übergabe eines Vorgangs an die Kanzlei ist erst möglich, wenn alle Punkte in allen Checklisten abgehakt sind.


In diesem Artikel wird erläutert, wie Checklisten in Taxaro funktionieren.

So funktionieren Checklisten


## Übersicht

Taxaro erleichtert die Bereitstellung von Daten für Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einer strukturierten Form. Dies ist insbesondere für kleinere Unternehmen von Vorteil, die ansonsten ihre Abrechnungen per E-Mail oder in anderer unstrukturierter Form an die Kanzlei senden würden.

Wenn Sie Lohndaten über Taxaro übermitteln, genießen Sie zahlreiche Vorteile. Dazu gehören die automatische Erstellung in regelmäßigen Abständen, automatische Erinnerungen und natürlich Transparenz über den jeweiligen Status des Vorgangs für beide Seiten, Kanzlei und Mandant:innen.

## Vorlagen

Der erste Schritt besteht in der Erstellung oder Anpassung von Vorlagen für Löhne und Gehälter. Mit diesen Vorlagen können Sie festlegen, welche Elemente für jede abzurechnende Person ausgefüllt werden können oder müssen. Die verfügbaren Elemente sind:

- Gehalt
- Überstunden: Anzahl
- Überstunden: Stundensatz
- Zuschuss Kinderbetreuung
- Zuschuss Private Krankenversicherung
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Sonstige Zahlung
- Anzahl Stunden
- Stundensatz

## Bereitstellung von Lohndaten durch Mandant:innen

Diese Vorlagen ermöglichen es Ihren Mandant:innen, Lohndaten in Taxaro anzulegen, wenn ein Vorgang einen Lohndaten-Ordner enthält. Sie können jederzeit neue Personen hinzufügen und die festgelegten Daten für diese bereitstellen.

Das Besondere daran: Wenn Sie wiederkehrende Vorlagen verwenden, werden die Lohndaten aus der vorangegangenen Periode automatisch übernommen, während Felder wie die Anzahl der Überstunden zurückgesetzt werden. Im besten Fall müssen Mandant:innen damit Abrechnungen aus der Vorperiode nur noch bestätigen, wenn sich nichts geändert hat. Wenn es Änderungen gibt, etwa bei der stundenbasierten Abrechnung, können diese leicht eingegeben werden, ohne dass die Stammdaten der Person neu erfasst werden müssen.


In diesem Artikel wird erläutert, wie Löhne und Gehälter in Taxaro funktionieren.

So funktionieren Löhne & Gehälter


## **Grundlegendes: Was ist ein Vorgang?**

Ein Vorgang in Taxaro ist Ihr Werkzeug für die Organisation von Aufgaben und Informationen. Man könnte es als eine Art Ordner oder „Kiste“ für spezifische Anforderungen betrachten. Ob es sich um ein erstes Treffen mit einer neuen Mandantin, jährliche Steuererklärungen oder monatliche Lohnabrechnungen handelt, Vorgänge ermöglichen eine klare und effiziente Abwicklung.

## **Der Vorgangsstatus: Ein klarer Workflow**

1. **„Wartet auf Mandant:in“:** Der Vorgang beginnt in diesem Status. Ihr:e Mandant:in bereitet die benötigten Dokumente und Informationen vor.
2. **„Bereitgestellt“:** Der:die Mandant:in hat Ihnen den Vorgang übergeben, und er kann nun bearbeitet werden.
3. **„In Bearbeitung“:** Sie arbeiten an dem Vorgang.
4. **„Abgeschlossen“:** Die Arbeit ist getan, und der:die Mandant:in wird automatisch informiert.

Dieser Workflow wird durch verschiedene Überprüfungen unterstützt, die eine vorzeitige Übergabe verhindern, z.B. indem alle Checklisten-Punkte abgehakt sein müssen.

## **Automatische Benachrichtigungen: Keine Fristen verpassen**

Mit Taxaro haben Sie die Möglichkeit, Fälligkeitsdaten für Vorgänge festzulegen. So werden Ihre Mandant:innen automatisch und rechtzeitig daran erinnert, die benötigten Unterlagen bereitzustellen. Bei regelmäßigen Vorgängen können Sie die Anzahl und den Zeitpunkt der Erinnerungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

## **Einzelne vs. wiederkehrende Vorgänge: Flexibilität für jeden Bedarf**

- **Einzelne Vorgänge:** Diese erstellen Sie manuell für individuelle Anforderungen wie ein Erstgespräch.
- **Wiederkehrende Vorgänge:** Ideal für regelmäßige Aufgaben, z.B. die quartalsweise Buchhaltung. Hier müssen Sie sich nicht um Erinnerungen kümmern, da Taxaro dies für Sie übernimmt.

## **Die Inhalte: Ihre individuelle Struktur**

Sie können Vorgänge in Ordner unterteilen, deren Anzahl, Namen und Reihenfolge Sie selbst festlegen. Ob Buchhaltungsbelege, Auswertungen, Dokumente aller Art oder Checklisten, Sie haben die volle Kontrolle über die Struktur, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mandant:innen passt.


In diesem Artikel wird erläutert, wie Vorgänge in Taxaro funktionieren.

So funktionieren Vorgänge


## Mandate filtern

Um ein spezifisches Mandat zu finden, können Sie die Filter-Funktion im Kopfbereich der Mandats-Liste verwenden. Geben Sie einfach den Namen des Mandats oder die Mandatsnummer in das Suchfeld ein und Taxaro zeigt Ihnen die passenden Ergebnisse an.

## Mandate sortieren

Die Mandats-Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Wählen Sie hierfür im Kopfbereich der Mandats-Liste das Sortierkriterium über das Menü aus (erreichbar über den Button mit dem Pfeil nach unten). Sie können die Liste nach folgenden Kriterien sortieren:

- Bezeichnung (A-Z) (aufsteigend)
- Mandatsnummer (aufsteigend)
- Letzte Aktivität (zeitlich absteigend)

## Vorgänge filtern

Um einen spezifischen Vorgang zu finden, können Sie die Filter-Funktion im Kopfbereich der Vorgangs-Liste verwenden. Geben Sie einfach den Namen des Vorgangs in das Suchfeld ein und Taxaro zeigt Ihnen die passenden Ergebnisse an.

## Voränge und Nachrichten durchsuchen

Taxaro besitzt eine Suchfunktion, mit welcher Sie alle Nachrichten und Vorgänge eines Mandats durchsuchen können. Wählen Sie hierfür den Suchen-Button im Kopfbereich des Mandats aus und geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein. Taxaro zeigt Ihnen die passenden Ergebnisse an.


In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie in Taxaro Vorgänge, Mandate und Nachrichten suchen und filtern können.

Suchen und Filtern

Hintergrund


Taxaro sendet in bestimmten Situationen Benachrichtigungen an Sie und Ihre Mandant:innen. Hier erfahren Sie, wann dies genau der Fall ist.

Die Zustellung von Benachrichtigungen erfolgt stets per E-Mail. Sollte ein:e Empfänger:in auch die Taxaro-App nutzen und in dieser dem Erhalt von Push-Benachrichtigungen zugestimmt haben, erfolgt die Zustellung zusätzlich per Push.

| Ereignis                              | Empfänger                                                        | Optional |
| ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | -------- |
| Ein Vorgang wurde bereitgestellt      | Alle Teammitglieder mit Zugriff auf den Vorgang                  | Nein     |
| Ein Vorgang wurde abgeschlossen       | Alle Mandant:innen mit Zugriff auf den Vorgang                   | Ja       |
| Ein Vorgang ist demnächst fällig (\*) | Alle Mandant:innen mit Zugriff auf den Vorgang                   | Ja       |
| Eine neue Nachricht wurde geschrieben | Alle Teammitglieder und Mandant:innen mit Zugriff auf das Mandat | Nein     |

_(\* Der Versand erfolgt vor bzw. mit Fälligkeit in definierten Abständen. Dies kann per Vorgang eingestellt werden. Voraussetzung ist das Vorhandensein eines Fälligkeitsdatums für den Vorgang.)_

**Anmerkung:** Sowohl Teammitglieder als auch Mandant:innen können die Benachrichtigungen zu jedem Mandat für sich deaktivieren.


Taxaro sendet in bestimmten Situationen Benachrichtigungen an Sie und Ihre Mandant:innen. Hier erfahren Sie, wann dies genau der Fall ist.

Benachrichtigungen


## Nachrichten

| Funktion                                  | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| ----------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Nachricht schreiben                       | X   | X      | X       | X             |
| Einzelnenes Dokument hochladen            | X   | X      | X       | X             |
| Mehrere Dokumente hochladen               | X   | -      | X       | X             |
| Einzelnes Dokument scannen                | -   | X      | X       | X             |
| Nachricht bearbeiten                      | X   | X      | X       | X             |
| Nachricht löschen                         | X   | X      | X       | X             |
| Nachricht beantworten                     | X   | X      | X       | X             |
| Lesestatus einer Nachricht einsehen       | X   | X      | X       | X             |
| Auf eine Nachricht reagieren              | X   | X      | X       | X             |
| Einen Anhang in einen Vorgang verschieben | X   | -      | X       | X             |
| Nachrichten exportieren                   | X   | -      | X       | X             |

## Mandate

| Funktion                                            | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| --------------------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Liste der individuell verfügbaren Mandate einsehen  | X   | X      | X       | X             |
| Mandat: Anlegen                                     | X   | -      | X       | -             |
| Mandat: Stammdaten bearbeiten                       | X   | -      | X       | -             |
| Mandat: Teammitgliedern Zugriff gewähren            | X   | -      | X       | -             |
| Mandat: Löschen                                     | X   | -      | X       | -             |
| Mandant:in: Einladen                                | X   | -      | X       | -             |
| Mandant:in: Bearbeiten                              | X   | -      | X       | -             |
| Mandant:in: Aktivieren/deaktivieren                 | X   | -      | X       | -             |
| Mandant:in: Passwort zurücksetzen                   | X   | -      | X       | -             |
| Vorgänge: Liste aller vorhandenen Vorgänge aufrufen | X   | X      | X       | X             |
| Vorgänge: Wiederkehrende Vorgänge planen            | X   | -      | X       | -             |
| Vorgänge: Einzelnen Vorgang anlegen                 | X   | -      | X       | -             |
| Vorgänge: Vorgang bearbeiten                        | X   | -      | X       | -             |
| Vorgänge: Vorgang löschen                           | X   | -      | X       | -             |
| Vorgänge: Bearbeitungsstatus einsehen               | X   | -      | X       | -             |

## Vorgang

| Funktion                                              | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| ----------------------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Dokumente: Einzelnenes Dokument hochladen             | X   | X      | X       | X             |
| Dokumente: Mehrere Dokumente hochladen                | X   | -      | X       | X             |
| Dokumente: Einzelnes Dokument scannen                 | -   | X      | X       | X             |
| Dokumente: Alle Dokumente eines Ordners herunterladen | X   | -      | X       | X             |
| Dokument: Herunterladen                               | X   | -      | X       | X             |
| Dokument: Exportieren                                 | -   | X      | X       | X             |
| Dokument: Umbenennen                                  | X   | X      | X       | X             |
| Dokument: Löschen                                     | X   | X      | X       | X             |
| Dokument: Notizen hinterlegen                         | X   | X      | X       | X             |
| Dokument: Beleginformationen hinterlegen              | X   | X      | X       | X             |
| Dokument: Bearbeitungsstatus festlegen                | X   | -      | X       | -             |
| Vorgang: Exportieren                                  | X   | -      | X       | X             |
| Vorgang: Archivieren                                  | X   | -      | X       | X             |
| Vorgang: Archivierten Vorgang wiederherstellen        | X   | -      | X       | X             |
| Vorgang: Status ändern                                | X   | -      | X       | -             |
| Vorgang: An Kanzlei übergeben                         | X   | X      | -       | X             |
| Lohndaten: Hinterlegen                                | X   | -      | X       | X             |
| Lohndaten: Bearbeiten                                 | X   | -      | X       | X             |
| Lohndaten: Löschen                                    | X   | -      | X       | X             |
| Lohndaten: Bearbeitungsstatus festlegen               | X   | -      | X       | -             |
| Checkliste: Punkt als erledigt markieren              | X   | X      | X       | X             |
| Checkliste: Anmerkungen zu einem Punkt hinterlegen    | X   | X      | X       | X             |
| Checkliste: Dokumente zu einem Punkt hinterlegen      | X   | X      | X       | X             |
| Checkliste: Bearbeitungsstatus festlegen              | X   | -      | X       | -             |
| Checkliste: Einzeln anlegen                           | X   | -      | X       | -             |
| Checkliste: Duplizieren                               | X   | -      | X       | -             |
| Checkliste: Struktur und Metadaten bearbeiten         | X   | -      | X       | -             |
| Checkliste: Löschen                                   | X   | -      | X       | -             |

## Suche

| Funktion                | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| ----------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Nachrichten durchsuchen | X   | -      | X       | X             |
| Vorgänge durchsuchen    | X   | -      | X       | X             |

## Vorgänge (Kanban-Ansicht)

| Funktion                                     | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| -------------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Übersicht über alle Vorgänge der Kanzlei     | X   | -      | X       | -             |
| Status eines Vorgangs per Drag & Drop ändern | X   | -      | X       | -             |
| Vorgang öffnen/bearbeiten/löschen            | X   | -      | X       | -             |

## Persönliche Einstellungen

| Funktion                                  | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| ----------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Eigenes Passwort ändern                   | X   | -      | X       | X             |
| Persönliche Abwesenheitsnotiz hinterlegen | X   | -      | X       | -             |

## Kanzlei-Einstellungen

| Funktion                                          | Web | Mobile | Kanzlei | Mandant:innen |
| ------------------------------------------------- | --- | ------ | ------- | ------------- |
| Team: Liste aller Teammitglied einsehen           | X   | -      | X       | -             |
| Team: Teammitglied Einladen                       | X   | -      | X       | -             |
| Team: Stammdaten und Zugriffsrechte bearbeiten    | X   | -      | X       | -             |
| Team: Aktivieren/deaktivieren                     | X   | -      | X       | -             |
| Team: Passwort zurücksetzen                       | X   | -      | X       | -             |
| Team: Abwesenheitsnotiz hinterlegen               | X   | -      | X       | -             |
| Abrechnung: Rechnungsanschrift bearbeiten         | X   | -      | X       | -             |
| Abrechnung: Rechnungsarchiv einsehen              | X   | -      | X       | -             |
| Abrechnung: Aktivitäten einsehen                  | X   | -      | X       | -             |
| Abrechnung: Paket ändern                          | X   | -      | X       | -             |
| Vertrag: Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen | X   | -      | X       | -             |
| Vertrag: Kanzlei-Account kündigen                 | X   | -      | X       | -             |
| Vorlagen für Vorgänge verwalten                   | X   | -      | X       | -             |
| Vorlagen für Lohn & Gehalt verwalten              | X   | -      | X       | -             |
| Vorlagen für Checklisten verwalten                | X   | -      | X       | -             |

_Stand: 04. Juli 2024_


Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen von Taxaro und zeigt auf, auf welchen Plattformen diese verfügbar sind.

Funktionsübersicht


## Unterstützte Browser

Taxaro funktioniert mit allen modernen Browsern unter Windows, macOS, Linux, iPadOS und Android. Konkret unterstützen und empfehlen wir die Verwendung der jeweils aktuellste Version von **Firefox**, **Safari** (Apple), **Chrome** (Google) und **Edge** (Microsoft).

## Unterstützte mobile Systeme

Taxaro bietet zudem eine native App für [iPhones](/apps) (ab iOS 16) und [Android-Smartphones](/apps) (ab Android 10).


Taxaro funktioniert mit allen modernen Browsern unter Windows, macOS, Linux, iPadOS und Android.

Systemanforderungen für Kanzleien


In den folgenden Abschnitten finden Sie eine Übersicht über die Tastenkürzel, die Taxaro in der Webanwendung unterstützt.

Natürlich! Hier sind die Informationen in zwei schönen Markdown-Tabellen dargestellt:

### Allgemeine Tastenkürzel

| Tastenkürzel | Aktion                                        | Betriebssysteme |
| ------------ | --------------------------------------------- | --------------- |
| ESC          | Schließt das aktuelle Fenster oder den Dialog | Alle            |
| STRG + Enter | Speichert das aktuelle Formular               | Windows, Linux  |
| CMD + Enter  | Speichert das aktuelle Formular               | macOS           |

### Tastenkürzel für Vorgänge

| Tastenkürzel              | Aktion                            | Betriebssysteme |
| ------------------------- | --------------------------------- | --------------- |
| STRG + Pfleiltaste links  | Geht zum vorherigen Element       | Windows, Linux  |
| CMD + Pfleiltaste links   | Geht zum vorherigen Element       | macOS           |
| STRG + Pfleiltaste rechts | Geht zum nächsten Element         | Windows, Linux  |
| CMD + Pfleiltaste rechts  | Geht zum nächsten Element         | macOS           |
| STRG + E                  | Markiert ein Element als erledigt | Windows, Linux  |
| CMD + E                   | Markiert ein Element als erledigt | macOS           |


Taxaro unterstützt diverse Tastenkürzel, um die Bedienung zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Tastenkürzel


In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Daten, welche Taxaro für Sie verschlüsselt, während Sie auf unseren Servern gespeichert sind.

| Kontext     | Eigenschaft                                                                                                                                                          |
| ----------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Nachricht   | Text, zitierter Text                                                                                                                                                 |
| Checkliste  | Anmerkungen                                                                                                                                                          |
| Dokument    | Anmerkungen                                                                                                                                                          |
| Beleg       | Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Rechnungssumme, Rechnungsnummer, Beschreibung, Anmerkungen                                                                           |
| Lohndaten   | Urlaubstag (Datum, Anmerkungen), Vorname, Nachname, Geburtstag, Eintrittsdatum, Anmerkungen, alle selbst definierten Lohndaten (wie z. B. Gehalt, Überstunden, etc.) |
| Dokument \* | Der vollständige Inhalt der Datei                                                                                                                                    |

(\*) Hinterlegt über eine Nachricht oder einen Vorgang.


Taxaro verschlüsselt bestimmte Inhalte, während Sie auf dem Server gespeichert sind. Hier erfahren Sie, welche Inhalte das sind.

Verschlüsselte Inhalte


Taxaro ermöglicht es Ihnen, Ihren Teammitgliedern jeweils eine der drei folgenden Rollen zuzuordnen:

| Rolle             | Berechtigungen                                                                                                                                                                            |
| ----------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Admin             | Voller Zugriff auf sämtliche Daten der Kanzlei innerhalb von Taxaro. Dies ist die einzige Rolle, die es erlaubt, Teammitglieder zu verwalten. Sie muss mindestens einmal zugewiesen sein. |
| Manager:in        | Erlaubt die vollständige Verwaltung aller Mandate. So können bspw. Mandate angelegt und Mandant:innen eingeladen werden. Kein Zugriff auf die Verwaltung der Teammitglieder.              |
| Sachbearbeiter:in | Eingeschränkter Zugriff auf Nachrichten und Vorgänge aller oder nur ausgewählter Mandate. Keine administrativen Befugnisse, weder für Mandate noch für die Kanzlei.                       |

Die Nutzung der Rolle Sachbearbeiter:in ist u. a. dann sinnvoll, wenn ein Teammitglied nur für bestimmte Mandate zuständig ist.


Taxaro bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf Mandate und Vorgänge zu steuern. Hier erfahren Sie, wie Sie dies tun können.

Zugriffsrechte

Referenz

Kanzleien


Wenn Sie Ihr Taxaro-Passwort vergessen haben und sich nicht mehr einloggen können, können Sie ein neues Passwort bei Ihrer Kanzlei anfordern. Setzen Sie sich dafür mit Ihrem Ansprechpartner oder Ihrer Ansprechpartnerin in der Kanzlei in Verbindung. Dieser bzw. diese kann veranlassen, dass Ihr Passwort zurückgesetzt wird. Sie erhalten dann einen Link, über den Sie sich ein neues Passwort vergeben können.

_Anmerkung: Derzeit ist es aus technischen Gründen nicht möglich, das Passwort selbst zurückzusetzen._


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Mandant:in ein neues Passwort für Ihren Taxaro-Account anfordern können.

Wie kann ich als Mandant:in Taxaro auf meinem Smartphone nutzen?


Als Mandant:in bei Taxaro haben Sie die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen. Wenn Sie keine Benachrichtigungen für ein bestimmtes Mandat erhalten möchten, können Sie diese Funktion ganz einfach deaktivieren. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten [hier](https://app.taxaro.de/sign_in?utm_source=taxaro.de&utm_medium=Docs&utm_content=0021) ein.
2. Suchen Sie das Symbol mit den drei Punkten. Sie finden es im Kopfbereich in der Mitte.
3. Klicken Sie mit der Maus auf dieses Symbol.
4. Es öffnet sich ein Menü. Wählen Sie hier "Benachrichtigungen ausschalten", um keine weiteren Benachrichtigungen für dieses Mandat zu erhalten.

Diese Einstellung gibt Ihnen die Flexibilität, nur die Benachrichtigungen zu erhalten, die für Sie wichtig sind, und alle anderen auszuschalten.


Dieses Dokument beschreibt, wie Sie als Mandant:in Benachrichtigungen deaktivieren können.

Wie kann ich Benachrichtigungen deaktivieren?


Die Änderung des Passworts ist eine wichtige Maßnahme zur Wahrung der Sicherheit Ihres Kontos. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:

1. **Einloggen mit dem aktuellen Passwort:** Melden Sie sich [hier](https://app.taxaro.de/sign_in?utm_source=taxaro.de&utm_medium=Docs&utm_content=0026) mit Ihrem aktuellen Passwort an.

2. **Öffnen Sie Ihr persönliches Menü:** Klicken Sie mit der Maus auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke von Taxaro, um das Menü zu öffnen.

3. **Wählen Sie "Passwort ändern":** In dem sich öffnenden Menü finden Sie die Option "Passwort ändern". Klicken Sie darauf.

4. **Geben Sie die Passwörter ein:** Sie müssen nun Ihr aktuelles Passwort und das von Ihnen gewünschte neue Passwort eingeben. Wiederholen Sie Ihr neues Passwort, um sicherzustellen, dass es korrekt eingegeben wurde.

5. **Schließen Sie den Vorgang ab:** Klicken Sie auf "Fertig", um die Änderung zu bestätigen.

6. **Verwenden Sie Ihr neues Passwort:** Beim nächsten Login können Sie sich nun mit Ihrem neuen Passwort anmelden.


Als Mandant:in das eigene Passwort als ändern


Wenn Ihre Kanzlei Ihnen einen Vorgang mit einer oder mehreren Checklisten bereitgestellt hat, müssen Sie diese Checklisten vollständig bearbeiten, bevor Sie den Vorgang an die Kanzlei übergeben können. Hier ist eine schrittweise Anleitung:

1. **Wählen Sie den Vorgang aus:** Suchen Sie den spezifischen Vorgang, der die Checkliste enthält, und öffnen Sie den entsprechenden Ordner.

2. **Öffnen Sie die Checkliste:** Mit einem einfachen Klick auf die Checkliste öffnet sie sich und Sie sehen alle Punkte, die Sie bearbeiten müssen.

3. **Bearbeiten Sie jeden Punkt:** Zu jedem Punkt in der Checkliste können Sie Anmerkungen oder Informationen in Textform hinzufügen. Sie können auch ein oder mehrere Dokumente hochladen, falls erforderlich.

4. **Markieren Sie die erledigten Punkte:** Wenn ein Punkt erledigt ist oder für Sie nicht relevant ist, markieren Sie ihn mit einem Häkchen. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

5. **Überprüfen Sie Ihren Fortschritt:** Im Kopfbereich der Checkliste wird angezeigt, wie viele Punkte Sie bereits abgehakt haben und wie viele noch offen sind. So können Sie leicht erkennen, was noch zu tun ist.

Sobald alle Punkte abgehakt sind, können Sie den Vorgang an Ihre Kanzlei übergeben. Durch diese strukturierte Methode stellt Taxaro sicher, dass alle benötigten Informationen gesammelt und bereitgestellt werden, was den gesamten Prozess für Sie und Ihre Kanzlei effizienter und zuverlässiger macht.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie Checklisten bearbeiten können.

Checklisten bearbeiten


Das Bereitstellen von Dokumenten für Ihre Kanzlei über Taxaro ist einfach und unkompliziert. Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um Ihre Dokumente hochzuladen:

1. Beginnen Sie, indem Sie den spezifischen Vorgang auswählen, zu dem Sie die Dokumente hinzufügen möchten.
2. Anschließend navigieren Sie zu dem entsprechenden Ordner, in dem die Dokumente platziert werden sollen.
3. Sobald Sie sich im richtigen Ordner befinden, suchen Sie nach dem Plus-Symbol, das sich in der unteren rechten Ecke des Bildschirms befindet, und klicken Sie darauf.
4. Nach dem Klicken auf das Plus-Symbol öffnet sich ein Dialogfeld Ihres Betriebssystems. Hier können Sie die Dateien auswählen, die Sie hochladen möchten. Wählen Sie die gewünschten Dateien aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
5. Und schon sind Sie fertig! Ihre ausgewählten Dateien wurden erfolgreich zu Ihrem Vorgang in Taxaro hinzugefügt.

Durch diese schnelle und einfache Methode können Sie Ihre Dokumente in Taxaro bereitstellen, ohne Zeit oder Mühe zu verschwenden. Es ist Teil der Anstrengungen von Taxaro, den Prozess der Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und Ihnen so nahtlos wie möglich zu gestalten.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente in einem Vorgang bereitstellen können.

Dokumente in einem Vorgang bereitstellen


Das Übergeben eines Vorgangs an Ihre Kanzlei in Taxaro ist ein wesentlicher Schritt, damit die Kanzlei mit der Bearbeitung beginnen kann. Hier lesen Sie, wie Sie es machen:

1. **Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente bereitgestellt sind.** Dies könnte das Ausfüllen von Checklisten, das Bereitstellen von Lohndaten oder das Hochladen von Dokumenten beinhalten.

2. **Klicken Sie auf die große blaue Schaltfläche mit der Bezeichnung “An Kanzlei übergeben”.** Diese Schaltfläche signalisiert, dass Sie bereit sind, den Vorgang zur Bearbeitung an die Kanzlei zu senden.

3. **Entscheiden Sie, ob Sie eine Nachricht verfassen möchten.** Dies ist ein optionaler Schritt, der es Ihnen ermöglicht, zusätzliche Informationen oder Anweisungen anzugeben.

4. **Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf “Fertig”.** Mit diesem Klick ist die Übergabe abgeschlossen, und Ihre Kanzlei wird automatisch von Taxaro benachrichtigt.

Das war es! Ihr Vorgang ist nun bereit für die Bearbeitung durch die Kanzlei, und Sie müssen nichts weiter tun.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie einen Vorgang an die Kanzlei übergeben können.

Einen Vorgang an die Kanzlei übergeben


Taxaro erleichtert den Prozess der Lohn- und Gehaltsbereitstellung. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:

## Für den ersten Monat/neue Personen

1. **Wählen Sie den Vorgang aus:** Suchen Sie den spezifischen Vorgang und den passenden Ordner für die Lohndaten.

2. **Finden Sie das Plus-Symbol:** In der Liste der Lohndaten befindet sich rechts unten das Plus-Symbol.

3. **Wählen Sie eine Vorlage aus:** Durch Anklicken des Plus-Symbols erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen. Wählen Sie die geeignete aus.

4. **Geben Sie die Daten ein:** Nun können Sie die Stammdaten und die Lohndaten für den aktuellen Monat eingeben.

## Für die folgenden Monate

Taxaro kann Ihnen Zeit sparen, indem es die Lohndaten aus dem vorangegangenen Monat automatisch übernimmt, sofern Ihre Kanzlei dies eingerichtet hat.

- **Überprüfen und Ergänzen Sie die Daten:** Öffnen Sie die Lohndaten der noch beschäftigten Personen, prüfen Sie alle Angaben und ergänzen Sie diese bei Bedarf (zum Beispiel um Urlaubstage oder Überstunden). Bestätigen Sie dann die Angaben.

- **Fügen Sie neue Personen hinzu:** Wenn es neue Personen gibt, können Sie diese wie oben beschrieben über die Liste hinzufügen.

- **Entfernen Sie ausgeschiedene Personen:** Falls Personen Ihr Unternehmen verlassen haben, können Sie diese über die Liste entfernen.


Dieses Dokument zeigt Ihnen, wie Sie Löhne & Gehälter in einem Vorgang bereitstellen können.

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