Vorlagen für Vorgänge verwalten

Vorlagen für Vorgänge ermöglichen eine strukturierte Verwaltung wiederkehrender Aufgaben in Taxaro. Es gibt zwei Arten von Vorlagen:

  • Globale Vorlagen: Diese stehen für alle Mandate zur Verfügung und werden zentral in den Kanzlei-Einstellungen verwaltet.
  • Mandatsspezifische Vorlagen: Diese gelten nur für ein bestimmtes Mandat und werden in den Einstellungen des jeweiligen Mandats verwaltet.

Wenn Sie einen neuen Vorgang anlegen, stehen Ihnen sowohl die globalen als auch die mandatsspezifischen Vorlagen zur Auswahl.

Globale Vorlagen verwalten

  1. Melden Sie sich bei Taxaro an: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
  2. Navigieren Sie zum Vorgänge-Bereich: Klicken Sie auf "Kanzlei-Einstellungen" im Menü oben rechts und wählen Sie dann den Punkt "Vorgänge" im Bereich "Vorlagen".

Eine globale Vorlage hinzufügen

  1. Neue Vorlage anlegen: Klicken Sie auf "Vorlage anlegen".
  2. Bezeichnungen festlegen: Vergeben Sie sowohl eine Bezeichnung als auch eine interne Bezeichnung.
  3. Ordner auswählen: Fügen Sie mindestens einen Ordner hinzu. Folgende Ordnertypen stehen zur Auswahl:
    • Auswertungen (nur Kanzlei-Dokumente)
    • Buchhaltungsbelege (Belegmaske zum Dokument)
    • Dokumente (Anmerkungen je Dokument)
    • Lohndaten (Hinzufügen von Lohndaten basierend auf Vorlagen für Lohn & Gehalt)
    • Checklisten (falls ausgewählt, müssen Checklisten-Vorlagen ausgewählt werden. Jede Vorlage generiert automatisch eine Checkliste bei der Anlage des Vorgangs)
    • Formulare (strukturierte Datenerfassung basierend auf Formular-Vorlagen)
  4. Vorlage speichern: Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" ab.

Eine globale Vorlage duplizieren

  1. Finden Sie die Vorlage: Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
  2. Duplizieren wählen: Im Menü wählen Sie "Vorlage duplizieren".
  3. Zuordnung wählen: Entscheiden Sie, ob das Duplikat als globale Vorlage für alle Mandate oder als mandatsspezifische Vorlage für ausgewählte Mandate erstellt werden soll.
  4. Bezeichnungen anpassen: Passen Sie bei Bedarf die interne und öffentliche Bezeichnung an.
  5. Vorlage speichern: Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" ab.

Eine globale Vorlage bearbeiten

  1. Finden Sie die Vorlage: Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
  2. Bearbeiten wählen: Im Menü wählen Sie "Vorlage bearbeiten".
  3. Änderungen vornehmen: Bearbeiten Sie die Vorlage im geöffneten Formular.
  4. Vorlage speichern: Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" ab.

Eine globale Vorlage löschen

  1. Finden Sie die Vorlage: Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
  2. Löschen wählen: Im Menü wählen Sie "Vorlage löschen".
  3. Bestätigen Sie die Nachfrage: Die Bestätigung stellt sicher, dass Sie die Vorlage wirklich löschen möchten.
  4. Vorlage löschen: Die Vorlage wird direkt gelöscht.

Mandatsspezifische Vorlagen verwalten

  1. Melden Sie sich bei Taxaro an: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
  2. Öffnen Sie das gewünschte Mandat: Wählen Sie das Mandat aus, für das Sie Vorlagen verwalten möchten.
  3. Navigieren Sie zu den Einstellungen: Klicken Sie auf das Einstellungs-Symbol, um die Mandatseinstellungen zu öffnen.
  4. Wählen Sie "Vorlagen für Vorgänge": Im Menü finden Sie den Punkt "Vorlagen für Vorgänge".

Eine mandatsspezifische Vorlage hinzufügen

  1. Neue Vorlage anlegen: Klicken Sie auf "Vorlage anlegen".
  2. Bezeichnungen festlegen: Vergeben Sie sowohl eine Bezeichnung als auch eine interne Bezeichnung.
  3. Ordner auswählen: Fügen Sie mindestens einen Ordner hinzu und wählen Sie die gewünschten Ordnertypen aus.
  4. Vorlage speichern: Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" ab.

Eine mandatsspezifische Vorlage duplizieren

  1. Finden Sie die Vorlage: Suchen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste und klicken Sie auf das Menü-Icon (drei Punkte).
  2. Duplizieren wählen: Im Menü wählen Sie "Vorlage duplizieren".
  3. Zuordnung wählen: Entscheiden Sie, ob das Duplikat als globale Vorlage für alle Mandate oder als mandatsspezifische Vorlage für ausgewählte Mandate erstellt werden soll.
  4. Bezeichnungen anpassen: Passen Sie bei Bedarf die interne und öffentliche Bezeichnung an.
  5. Vorlage speichern: Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Fertig" ab.

Eine mandatsspezifische Vorlage bearbeiten oder löschen

Das Bearbeiten und Löschen von mandatsspezifischen Vorlagen funktioniert genauso wie bei globalen Vorlagen über das Menü-Icon (drei Punkte) neben der jeweiligen Vorlage.

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