So funktioniert die Belegerfassung
Die Belegerfassung liest Belege aus Vorgängen aus und schlägt die Buchung vor. Hier erfahren Sie, was sie leistet und was Sie selbst entscheiden.
Die Belegerfassung nimmt Ihnen das Abtippen von Belegen ab. Taxaro liest die Belege eines Vorgangs aus, schlägt Konten und Steuerschlüssel vor und weist auf Auffälligkeiten hin. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen: Exportiert wird nur, was jemand aus der Kanzlei freigegeben hat.
Sie möchten direkt loslegen? Dann folgen Sie der Anleitung Schritt für Schritt.
Der Ablauf in vier Schritten
- Auslesen: Sie starten das Auslesen für einen oder mehrere Ordner eines Vorgangs. Das läuft im Hintergrund.
- Prüfen: Sie vergleichen die Vorschläge mit dem Original und korrigieren, was nicht passt.
- Freigeben: Mit der Freigabe bestätigen Sie, dass der Beleg so gebucht werden soll.
- Exportieren: Sie laden die freigegebenen Belege für DATEV, als Excel-Datei oder als CSV herunter.
Was Taxaro aus einem Beleg liest
Für jeden Beleg erfasst Taxaro:
- Art des Belegs: Rechnung, Quittung, Bewirtungsbeleg oder Gutschrift
- Geschäftspartner mit USt-ID, Steuernummer und IBAN, soweit vorhanden
- Belegnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Bruttobetrag und Währung
- Positionen je Steuersatz mit Netto, Steuer und Buchungstext
- einen Vorschlag für Konto, BU-Schlüssel und Gegenkonto
Enthält ein Dokument mehrere Belege, etwa ein Sammel-PDF oder mehrere Kassenbons auf einem Scan, trennt Taxaro sie automatisch in einzelne Belege. Dokumente, die nicht gebucht werden, zum Beispiel Kontoauszüge oder Lieferscheine, sortiert Taxaro aus. Sie bleiben aber sichtbar und lassen sich wieder einbeziehen.
Welche Dateien funktionieren
| Dateityp | Hinweis |
|---|---|
| bis zu 10 Seiten, längere PDFs bitte aufteilen | |
| Fotos und Scans | JPEG, PNG oder WebP, auch Fotos aus der Taxaro-App |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | die Rechnungsdaten werden direkt aus der E-Rechnung übernommen; das Konto schlägt Taxaro wie bei anderen Belegen vor |
| Andere Dateien | werden als „Nicht unterstützt“ angezeigt und übersprungen |
Passwortgeschützte oder unlesbare Dateien werden als Fehler markiert. Die übrigen Belege werden trotzdem ausgelesen.
Was Sie wissen sollten
- Der Vorgang bleibt unverändert. Ordner und Dokumente werden durch das Auslesen nicht verändert oder kopiert.
- Mandanten sehen nichts davon. Die Belegerfassung ist nur für die Kanzlei sichtbar. Mandanten erhalten auch keine Benachrichtigungen dazu.
- Nur für berechtigte Mandate. Jedes Teammitglied kann die Belegerfassung nur für Mandate nutzen, auf die es Zugriff hat.
- Nur am Computer. Die Belegerfassung steht in der Web-Anwendung zur Verfügung, nicht in der mobilen App und nicht in schmalen Browserfenstern unter 1024 Pixeln Breite.
- Datenschutz. Dokumente werden ausschließlich an KI-Dienste mit Verarbeitung in der EU übermittelt. Eine Anfrage enthält immer nur Daten eines einzelnen Mandats.
- Nachvollziehbar. Taxaro speichert den ursprünglichen Vorschlag neben dem endgültigen Wert und protokolliert Bearbeitungen, Freigaben und Exporte mit Benutzer und Zeitpunkt.
Weiterlesen
- Belegerfassung einrichten
- Belege prüfen und freigeben
- Konten, BU-Schlüssel und Gegenkonten
- Belege exportieren
- Prüfhinweise und was sie bedeuten
Häufige Fragen
Sehen meine Mandanten die Belegerfassung?
Nein. Die Belegerfassung ist nur für die Kanzlei sichtbar. Mandanten sehen weder den Menüeintrag noch die ausgelesenen Daten und werden nicht über Änderungen benachrichtigt.
Welche Dateien kann Taxaro auslesen?
PDF-Dateien mit bis zu 10 Seiten, Fotos und Scans als JPEG, PNG oder WebP sowie E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Andere Dateitypen werden als nicht unterstützt angezeigt und übersprungen.
Wird etwas automatisch gebucht?
Nein. Taxaro macht nur Vorschläge. Erst wenn ein Mensch einen Beleg freigegeben hat, kann er exportiert werden.