Prüfhinweise und was sie bedeuten

Taxaro prüft jeden Beleg automatisch und zeigt das Ergebnis direkt am Beleg an. Die Hinweise passen sich an, sobald Sie etwas ändern.

Es gibt zwei Arten von Hinweisen:

• Warnung (orange): Bitte ansehen. Stimmt alles, geben Sie den Beleg trotzdem frei.
• Fehler (rot): Etwas kann so nicht stimmen. Ohne Korrektur ist keine Freigabe möglich.

Die genaue Formulierung am Beleg kann leicht abweichen.

Fehler: Der Beleg kann noch nicht freigegeben werden

Hinweis	Was das heißt	Was Sie tun
Rechnungsdatum fehlt	Ohne Belegdatum lässt sich der Beleg nicht buchen	Datum vom Beleg eintragen
Bruttobetrag fehlt	Der Gesamtbetrag wurde nicht erkannt	Betrag eintragen
Steuersatz fehlt	Für eine Position wurde kein Steuersatz erkannt	Steuersatz auswählen
Summe weicht ab	Die Positionen ergeben nicht den Bruttobetrag. Eine Abweichung von 1 Cent gilt als Rundung und ist nur eine Warnung	Beträge korrigieren oder eine Position ergänzen
Dublette	Dieselbe Belegnummer desselben Partners gibt es schon	Original öffnen und vergleichen, dann meist aussortieren
Steuer passt nicht zum Konto	Die Steuerfunktion des Kontos (zum Beispiel Automatikkonto oder steuerfreies Konto) passt nicht zu Steuerart, Steuersatz oder Richtung	Konto oder Steuerart korrigieren
Steuerart passt nicht zur Richtung	Die Steuerart gibt es nur bei Eingangs- oder nur bei Ausgangsrechnungen, zum Beispiel eine EU-Lieferung im Rechnungseingang	Steuerart ändern oder prüfen, ob der Ordner richtig als Kreditoren oder Debitoren zugeordnet ist
BU-Schlüssel fehlt	Für diese Kombination lässt sich kein Schlüssel ableiten, und das Konto hat keine Steuerfunktion	BU-Schlüssel von Hand eintragen oder ein passendes Automatikkonto wählen
Konto und Gegenkonto sind identisch	Eine Buchung braucht zwei verschiedene Konten	Eines der beiden ändern

Warnungen: Bitte einmal hinsehen

Angaben auf dem Beleg

Hinweis	Was das heißt	Was Sie tun
Belegnummer oder Leistungsdatum fehlt	Pflichtangaben fehlen. Das Leistungsdatum verlangt Taxaro nur bei Rechnungen und Gutschriften. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ohne § 13b- oder EU-Fälle entfällt der Hinweis	Vom Beleg nachtragen, sonst Rückfrage beim Mandanten
Buchungstext fehlt	Eine Position hat keinen Buchungstext	Buchungstext eintragen
Keine Steuernummer oder USt-ID	Rechnung über 250 € mit Steuerausweis, aber ohne Angabe des Ausstellers	Beleg prüfen, die Vorsteuer kann gefährdet sein
Bewirtungsangaben fehlen	Anlass oder Teilnehmer sind nicht eingetragen	Beides ergänzen
Seite enthält mehrere Belege	Mehrere Belege teilen sich eine Seite	Prüfen, ob alle Belege erkannt wurden
Fremdwährung	Der Beleg lautet nicht auf Euro. Beträge werden nicht umgerechnet	Bei der Weiterverarbeitung beachten
Rechenfehler oder Steuerbetrag unplausibel	Netto, Steuer und Brutto passen nicht zusammen	Mit dem Beleg vergleichen

Zeitraum

Hinweis	Was das heißt	Was Sie tun
Leistungsdatum außerhalb des Vorgangszeitraums	Der Beleg gehört vielleicht in einen anderen Monat	Prüfen, ob er hierher gehört. Sonst aussortieren oder das Dokument im Vorgang in den richtigen Ordner verschieben

Konten

Hinweis	Was das heißt	Was Sie tun
Konto fehlt	Für eine Position ist kein Konto eingetragen	Konto eintragen
Gegenkonto fehlt	DATEV verlangt ein Gegenkonto für den Import	Gegenkonto eintragen oder Standard-Gegenkonto hinterlegen
Gegenkonto ist ein Sammelkonto	Sammelkonten sollen nicht direkt bebucht werden	Personenkonto oder anderes Gegenkonto wählen
Konto nicht im Kontenrahmen	Das Konto gibt es im SKR des Mandats nicht	Nummer prüfen
Konto passt nicht zur Richtung	Zum Beispiel ein Erlöskonto bei einer Eingangsrechnung	Konto prüfen
BU-Schlüssel weicht ab	Der von Hand gesetzte Schlüssel weicht von der Ableitung ab	Prüfen oder Feld leeren
Vorsteuer trotz fehlendem Vorsteuerabzug	Das Mandat darf keine Vorsteuer ziehen, das Konto zieht aber welche	Konto ohne Vorsteuer wählen
Bewirtung nicht aufgeteilt	Auf dem abziehbaren Bewirtungskonto fehlt der nicht abziehbare Anteil von 30 %	Position aufteilen
GWG-Grenze überschritten	Über 800 € netto auf dem Konto für geringwertige Wirtschaftsgüter	Konto prüfen, vermutlich Anlagevermögen
Geschenk über 50 €	Betrag liegt über der Grenze für abzugsfähige Geschenke	Konto prüfen
Anlagegut oder ungewöhnlich hoher Betrag	Das gelernte Konto passt möglicherweise nicht zu diesem Beleg	Konto prüfen, das Gelernte passt nicht immer

Auslandsfälle

Hinweis	Was das heißt	Was Sie tun
USt-ID fehlt	EU-Fall ohne USt-ID des Geschäftspartners	USt-ID nachtragen
Ausländische Umsatzsteuer	Inland-Position bei einem Partner mit ausländischer USt-ID. Das ist keine abziehbare Vorsteuer	Steuerart und Konto prüfen

Häufige Fragen

Muss ich jede Warnung beheben?

Nein. Eine Warnung ist ein Hinweis, den Sie prüfen sollten. Stimmt der Beleg trotzdem, können Sie ihn freigeben. Fehler müssen dagegen behoben werden.

Was ist eine Dublette?

Ein Beleg mit gleichem Geschäftspartner und gleicher Belegnummer wie ein anderer Beleg im selben Ordner oder wie ein bereits freigegebener Beleg in einem anderen Ordner oder Vorgang desselben Mandats. Über den Link im Hinweis gelangen Sie zum Original. Meist sortieren Sie die Dublette aus.

Warum gibt es bei einem Kassenbon keine Warnung zur Belegnummer?

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto ist die Belegnummer nicht erforderlich, solange keine § 13b- oder EU-Fälle enthalten sind. Taxaro verzichtet dort auf diese Warnung. Ein Leistungsdatum verlangt Taxaro ohnehin nur bei Rechnungen und Gutschriften.