Belegerfassung einrichten

Damit Taxaro die richtigen Konten vorschlägt, braucht es einmalig ein paar Angaben. Es gibt Einstellungen für die Kanzlei und für jedes Mandat. Taxaro fragt beides ab, wenn Sie die Belegerfassung zum ersten Mal öffnen. Beim Anlegen eines Mandats legen Sie noch nichts fest.

Einstellungen der Kanzlei

Die Einstellungen der Kanzlei darf nur ein Admin festlegen. Sie finden sie in den Kanzlei-Einstellungen im Bereich „Kanzlei“ auf der Karte Belegerfassung.

Einstellung	Bedeutung
Buchhaltungs-Plattform	Das Programm, mit dem Ihre Kanzlei bucht, zum Beispiel DATEV
DATEV-Beraternummer	Nur bei DATEV, steht im Kopf jedes DATEV-Exports
Standard-Kontenrahmen für neue Mandate	SKR 03 oder SKR 04
Standard-Beginn des Wirtschaftsjahres für neue Mandate	Monat, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt
Standard-Gegenkonten	Optional, je Kontenrahmen für Kreditoren und Debitoren

Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr übernimmt jedes Mandat einmalig, wenn es eingerichtet wird. Spätere Änderungen lassen bestehende Mandate unverändert. Die Standard-Gegenkonten der Kanzlei gelten dagegen laufend für alle Mandate, die kein eigenes Standard-Gegenkonto haben.

Fehlen die Einstellungen der Kanzlei und Sie sind kein Admin, zeigt Taxaro einen Hinweis. Bitten Sie dann einen Admin, die Einrichtung zu übernehmen.

Einstellungen des Mandats

Die Einstellungen eines Mandats darf jedes Teammitglied mit Zugriff auf das Mandat ändern. Sie finden sie hier:

• in der Belegerfassung links unten unter Einstellungen des Mandats (für alle Teammitglieder mit Zugriff)
• als Admin oder Manager auch in den Mandats-Einstellungen unter Belegerfassung

Einstellung	Bedeutung
Kontenrahmen	Bestimmt die Kontenvorschläge und den DATEV-Export
Beginn des Wirtschaftsjahres	Wichtig, wenn das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht
Abweichende DATEV-Beraternummer	Nur nötig, wenn dieses Mandat unter einer anderen Beraternummer läuft. Bucht die Kanzlei nicht mit DATEV, heißt das Feld DATEV-Beraternummer und gilt für die DATEV-Exporte dieses Mandats
Standard-Gegenkonto Kreditoren	Wird bei Eingangsrechnungen vorgeschlagen, wenn es beim Lieferanten noch keine Freigabe gibt
Standard-Gegenkonto Debitoren	Wird bei Ausgangsrechnungen vorgeschlagen, wenn es beim Kunden noch keine Freigabe gibt
Mandat ist zum Vorsteuerabzug berechtigt	Abwählen, zum Beispiel bei Kleinunternehmern, Ärzten oder steuerfreien Vermietern
Bewirtung automatisch 70/30 aufteilen	Abwählen, wenn Ihre Kanzlei die Bewirtung erst zum Abschluss umbucht

Ein Gegenkonto besteht aus vier Ziffern (Sachkonto) oder aus fünf Ziffern (Personenkonto eines Kreditors oder Debitors, zum Beispiel ein Sammelkreditor wie 70000). Lassen Sie das Feld leer, gilt das Standard-Gegenkonto der Kanzlei, falls eines festgelegt ist.

Tipp für den Start

Tragen Sie vor dem ersten Auslesen ein Standard-Gegenkonto Kreditoren ein. Ohne Gegenkonto zeigt Taxaro bei jedem neuen Lieferanten einen Hinweis, den Sie sonst Beleg für Beleg abarbeiten müssten.

Häufige Fragen

Wer darf die Buchhaltungs-Einstellungen festlegen?

Die Einstellungen der Kanzlei legen nur Admins fest. Die Einstellungen eines Mandats darf jedes Teammitglied mit Zugriff auf dieses Mandat ändern, auch Sachbearbeiter; sie finden sie in der Belegerfassung unter Einstellungen des Mandats.

Muss ich beim Anlegen eines Mandats schon etwas einstellen?

Nein. Taxaro fragt die Einstellungen erst ab, wenn Sie die Belegerfassung für das Mandat zum ersten Mal öffnen.

Wo ändere ich die Mandatsnummer?

Admins und Manager ändern die Mandatsnummer in den Stammdaten des Mandats. Fehlt sie oder ist sie für DATEV nicht verwendbar, fragt Taxaro sie beim DATEV-Export ab und speichert sie am Mandat.