Zuständige Personen Mandaten und Vorgängen zuordnen

Mit der Zuordnung von Teammitgliedern legen Sie fest, wer in Ihrer Kanzlei für welche Mandate und Vorgänge zuständig ist. Dashboard und Kanban-Board zeigen dann automatisch nur die relevanten Vorgänge an – ohne den Überblick über die übrigen Mandate zu verlieren.

Zuständige Person einem Mandat zuordnen

1. Öffnen Sie das Mandat, dem Sie eine zuständige Person zuordnen möchten.
2. Klicken Sie auf das Zuordnungs-Symbol im Kopfbereich des Mandats.
3. Wählen Sie die Teammitglieder aus, die diesem Mandat zugeordnet werden sollen. Sie können mehrere Personen auswählen.

Die zugeordneten Personen werden als Avatare im Kopfbereich des Mandats angezeigt.

Zuständige Person einem Vorgang zuordnen

Teammitglieder können auch einzelnen Vorgängen zugeordnet werden – über den Kopfbereich des Vorgangs, das Kontextmenü oder direkt auf dem Kanban-Board.

1. Öffnen Sie den Vorgang oder nutzen Sie das Kontextmenü in der Vorgangsliste bzw. auf dem Kanban-Board.
2. Wählen Sie die gewünschten Teammitglieder aus der Zuordnungsliste aus.

Auf den Vorgangskarten werden die zugeordneten Personen als Avatare angezeigt.

Automatische Zuordnung

Taxaro ordnet Teammitglieder in bestimmten Situationen automatisch zu:

• Mandant liefert Unterlagen: Wenn ein Mandant einen Vorgang bereitstellt, werden die dem Mandat zugeordneten Personen automatisch auch dem Vorgang zugeordnet.
• Mandant erstellt eine Anfrage: Bei einer neuen Anfrage eines Mandanten werden die dem Mandat zugeordneten Personen übernommen.
• Statuswechsel: Wenn ein Teammitglied einen Vorgang auf „In Bearbeitung" setzt, wird es automatisch als zuständige Person zugeordnet. Setzt es einen Vorgang von „Wartet auf Mandant" auf „Bereitgestellt", werden wie bei einer Bereitstellung durch den Mandanten die dem Mandat zugeordneten Personen übernommen.

Hinweis: Wenn Sie eine Person manuell von einem Vorgang entfernen, wird sie bei der automatischen Zuordnung nicht erneut hinzugefügt.

Filtern nach Zuständigkeit

Meine Mandanten

In der Mandatsliste können Sie den Filter „Meine Mandanten" aktivieren, um nur die Mandate anzuzeigen, denen Sie zugeordnet sind.

Kanban-Board

Im Kanban-Board steht ein Zuständigkeits-Filter zur Verfügung. Sie können wahlweise nur Ihre eigenen Vorgänge anzeigen oder die eines bestimmten Teammitglieds.

Dashboard

Das Dashboard zeigt automatisch die Vorgänge an, die Ihnen zugeordnet sind oder bei denen noch niemand zugeordnet wurde. Überfällige Vorgänge und die Statistik bleiben davon unberührt und zeigen stets den Gesamtüberblick.

Nach derselben Regel richten sich auch die Markierungen in der Mandatsliste, der blaue Punkt am Vorgang und die E-Mails zu Bereitstellungen und Anfragen.

Zuordnung und Benachrichtigungen

Die Zuordnung entscheidet, wer von Änderungen eines Mandanten an einem Vorgang erfährt. Ist ein Vorgang Teammitgliedern zugeordnet, erhalten nur diese:

• den blauen Punkt am Vorgang und den Punkt beim Mandat in der Mandatsliste
• den Vorgang in der Dashboard-Kachel „Von Mandanten geänderte Vorgänge"
• E-Mails und Push-Nachrichten, wenn der Mandant den Vorgang bereitstellt oder eine Anfrage erstellt

Ist einem Vorgang niemand zugeordnet, gilt das für alle Teammitglieder. Voraussetzung ist jeweils, dass Sie über das Mandat informiert werden. Mehr dazu: Benachrichtigungen

Durch die automatische Zuordnung wirkt sich das auch ohne manuelles Zuordnen aus:

• Bereitstellung und Anfrage: Die dem Mandat zugeordneten Personen werden dem Vorgang zugeordnet und erhalten die Benachrichtigung.
• „In Bearbeitung": Setzt ein Teammitglied einen Vorgang auf „In Bearbeitung", ist es ihm zugeordnet. Weitere Änderungen des Mandanten werden dann nur noch bei den zugeordneten Personen markiert.

Nachrichten sind davon nicht betroffen. Nachrichten im Chat und Kommentare zu Vorgängen werden allen Teammitgliedern als ungelesen angezeigt, die über das Mandat informiert werden, unabhängig von der Zuordnung. Wer die Kommunikation mit dem Mandanten übernimmt, verpasst also nichts.

Deaktivierte, noch nicht angemeldete Teammitglieder und solche ohne Zugriff auf das Mandat zählen nicht. Ist einem Vorgang nur ein deaktiviertes Teammitglied zugeordnet, eines, das seine Einladung noch nicht angenommen hat, oder eines, das keinen Zugriff mehr auf das Mandat hat, gilt er als nicht zugeordnet. Deaktivierte Teammitglieder lassen sich außerdem nicht neu zuordnen. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten und können entfernt werden.

Mobile App

In der mobilen App werden die zugeordneten Personen als Avatare auf den Vorgangskarten angezeigt. Die Zuordnung selbst erfolgt über die Web-Anwendung.

Häufige Fragen

Wie ordne ich eine zuständige Person einem Mandat zu?

Öffnen Sie das Mandat, klicken Sie auf das Zuordnungs-Symbol im Kopfbereich und wählen Sie die gewünschten Teammitglieder aus. Sie können mehrere Personen auswählen, die dann als Avatare im Kopfbereich angezeigt werden.

In welchen Situationen ordnet Taxaro Teammitglieder automatisch zu?

Taxaro ordnet automatisch zu, wenn ein Mandant Unterlagen bereitstellt oder eine Anfrage erstellt und wenn ein Teammitglied einen Vorgang von Wartet auf Mandant auf Bereitgestellt setzt. Dabei werden die dem Mandat zugeordneten Personen übernommen. Setzt ein Teammitglied einen Vorgang auf In Bearbeitung, wird es selbst zugeordnet.

Wird eine manuell entfernte Person automatisch wieder zugeordnet?

Nein, wenn Sie eine Person manuell von einem Vorgang entfernen, wird sie bei der automatischen Zuordnung nicht erneut hinzugefügt.

Kann ich nach Zuständigkeit filtern?

Ja, in der Mandatsliste können Sie den Filter Meine Mandanten aktivieren, und im Kanban-Board steht ein Zuständigkeits-Filter zur Verfügung. Das Dashboard zeigt automatisch die Vorgänge an, die Ihnen zugeordnet sind oder bei denen noch niemand zugeordnet wurde.

Warum sehe ich Änderungen eines Mandanten an einem Vorgang nicht?

Ist der Vorgang einem anderen Teammitglied zugeordnet, sehen nur die zugeordneten Personen den blauen Punkt am Vorgang, den Punkt beim Mandat in der Mandatsliste und den Vorgang im Dashboard. Benachrichtigungen zu Bereitstellungen und Anfragen erhalten ebenfalls nur sie. Nachrichten und Kommentare sehen Sie weiterhin als ungelesen.