Nachrichten an mehrere Mandate senden

Übersicht

Mit der Mailing-Funktion können Sie als Kanzlei effizient Nachrichten an mehrere Mandanten gleichzeitig versenden. Dies ist besonders hilfreich für allgemeine Informationen, Ankündigungen oder Erinnerungen, die Sie an eine größere Gruppe Ihrer Mandanten senden möchten.

Wer kann Mailings versenden?

Die Mailing-Funktion steht folgenden Benutzern zur Verfügung:

  • Administratoren - Vollzugriff auf alle Mandanten
  • Manager - Vollzugriff auf alle Mandanten
  • Sachbearbeiter mit uneingeschränktem Zugriff - Können ebenfalls an alle ihnen Mandanten senden

Sachbearbeitern mit eingeschränktem Zugriff steht die Mailing-Funktion nicht zur Verfügung.

So versenden Sie eine Nachricht an mehrere Mandate

1. Mailing-Dialog öffnen

  1. Öffnen Sie ein beliebiges Mandat und navigieren Sie zum Chat
  2. Klicken Sie im Nachrichtenfeld auf das Symbol mit der stilisierten Nachricht links neben dem Senden-Button
  3. Der Mailing-Dialog öffnet sich

2. Empfänger auswählen

Sie haben drei Möglichkeiten, die Empfänger Ihrer Nachricht auszuwählen:

Option A: An alle Mandanten

  • Wählen Sie "Alle"
  • Die Nachricht wird an alle aktiven Mandanten gesendet

Option B: Nach Mandatsgruppen

  • Wählen Sie "Gruppen"
  • Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus
  • Die Nachricht wird an alle Mandanten in den gewählten Gruppen gesendet

Hinweis: Diese Option wird Ihnen nur angeboten, wenn Sie in den Kanzlei-Einstellungen Mandatsgruppen hinterlegt haben.

Option C: Einzelne Mandate

  • Wählen Sie "Mandate"
  • Suchen und wählen Sie die gewünschten Mandate aus
  • Die Nachricht wird nur an die ausgewählten Mandate gesendet

3. Nachricht verfassen

  1. Geben Sie Ihren Nachrichtentext ein
  2. Optional: Fügen Sie Dokumente als Anhang hinzu
  3. Überprüfen Sie Ihre Eingaben

4. Nachricht versenden

  1. Klicken Sie auf "Senden"
  2. Die Nachricht wird im Hintergrund an alle ausgewählten Empfänger versendet
  3. Nach erfolgreichem Versand schließt sich der Dialog automatisch

Wichtige Hinweise

Datenschutz

  • Jedes Mandat erhält die Nachricht individuell in seinem Chat
  • Mandate sehen nicht, an welche anderen Mandate die Nachricht gesendet wurde
  • Die Nachricht erscheint wie eine normale Einzelnachricht

Lesebestätigung

Die Nachricht wird automatisch als "gelesen" markiert für alle Kanzlei-Mitarbeiter, die Zugriff auf das jeweilige Mandat haben. Dies verhindert unnötige Benachrichtigungen innerhalb der Kanzlei.

Anhänge

  • Dokumente werden für jeden Empfänger einzeln gespeichert
  • Achten Sie auf die Dateigröße, da diese für jeden Empfänger hochgeladen wird

Verschlüsselung

  • Nachrichten werden wie gewohnt verschlüsselt gespeichert
  • Jedes Mandat kann nur seine eigene Kopie der Nachricht sehen
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