XRechnung, ZUGFeRD und Hybrid-PDF: Welches E-Rechnungsformat passt?

Mit der E-Rechnungspflicht stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Welches Format soll ich nutzen? In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert – XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Anwendungsbereich. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede und hilft bei der Entscheidung.

Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne?

Eine elektronische Rechnung ist mehr als ein digitalisiertes Dokument. Sie muss in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein eingescanntes Papier oder eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.

Die EU-Norm EN 16931 definiert den europäischen Standard für E-Rechnungen. In Deutschland gibt es zwei Formate, die dieser Norm entsprechen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.

XRechnung: Der Standard für Behörden

Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) als deutsche Umsetzung der EU-Norm entwickelt. Seit 2020 ist sie der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Merkmale der XRechnung

• Reines XML-Format: Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten im XML-Format. Es gibt keine visuelle Komponente wie ein PDF.
• Maschinenlesbar, nicht menschenlesbar: Ohne spezielle Software oder einen Viewer ist der Inhalt für Menschen kaum verständlich.
• Zwei Syntaxen möglich: Die XRechnung kann sowohl im UBL-Format (Universal Business Language) als auch im CII-Format (Cross Industry Invoice) erstellt werden.
• Pflicht bei B2G: Wer an Bundesbehörden oder die meisten Landesbehörden liefert, muss die XRechnung verwenden.

Für wen eignet sich XRechnung?

Die XRechnung ist die richtige Wahl für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. Sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und wird über die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der Länder akzeptiert.

Für den reinen B2B-Bereich ist die XRechnung technisch ebenfalls geeignet, aber weniger verbreitet – vor allem weil viele Empfänger ein lesbares Dokument erwarten.

ZUGFeRD: Das Hybridformat für die Wirtschaft

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Es handelt sich um ein Hybridformat, das strukturierte Daten mit einem lesbaren Dokument kombiniert.

Merkmale von ZUGFeRD

• PDF plus XML: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Das PDF ist für Menschen lesbar, die XML-Daten für Maschinen.
• Visuelle Kontrolle möglich: Empfänger können die Rechnung wie gewohnt ansehen und prüfen, während die Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch verarbeitet.
• Profile für unterschiedliche Anforderungen: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile von „Minimum" bis „Extended", die unterschiedlich viele Datenfelder enthalten.
• XRechnung-kompatibel: Mit dem Profil „XRechnung" in ZUGFeRD 2.1.1 und höher lassen sich auch XRechnung-konforme Dokumente erzeugen.

Für wen eignet sich ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist das flexiblere Format und eignet sich besonders für:

• B2B-Geschäfte: Die Kombination aus lesbarem PDF und strukturierten Daten kommt vielen Geschäftspartnern entgegen.
• Gemischte Empfängerkreise: Wer sowohl an Unternehmen als auch an Privatpersonen oder kleinere Betriebe ohne E-Rechnungs-Software liefert, profitiert vom Hybridformat.
• Schrittweise Umstellung: Das PDF bleibt lesbar, auch wenn der Empfänger die XML-Daten (noch) nicht verarbeiten kann.

Der Unterschied auf einen Blick

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML	PDF mit eingebettetem XML
Lesbarkeit	Nur maschinell	Menschlich und maschinell
Pflichtformat B2G	Ja	Nein (aber XRechnung-Profil möglich)
Verbreitung B2B	Gering	Hoch
Syntax	UBL oder CII	Nur CII
Visuelle Prüfung	Nicht direkt möglich	Über PDF möglich

Was ist mit einfachen PDF-Rechnungen?

Ein klassisches PDF – also eine Rechnung, die als PDF erstellt oder eingescannt wurde – ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es fehlen die strukturierten Daten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen im B2B-Bereich noch PDF- oder Papierrechnungen versenden. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber bereits seit 2025. Wer also eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erhält, muss diese verarbeiten und archivieren können – auch wenn die eigene Rechnungssoftware noch keine E-Rechnungen erstellt. Einen detaillierten Überblick über die aktuellen Pflichten und Fristen finden Sie in unserem separaten Artikel.

Empfehlung für die Praxis

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl:

• Das Format ist breit akzeptiert
• Die visuelle Komponente erleichtert die manuelle Prüfung
• Mit dem XRechnung-Profil sind auch Behördenrechnungen möglich

Wer ausschließlich oder überwiegend mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, sollte direkt auf XRechnung setzen und die entsprechenden Übermittlungswege (Peppol, zentrale Rechnungsplattformen) einrichten.

Was Steuerkanzleien beachten sollten

Für Steuerkanzleien ist das Thema doppelt relevant: als eigene Verpflichtung und als Beratungsthema für Mandanten. Bei der Belegverarbeitung müssen beide Formate korrekt archiviert werden. Laut GoBD genügt es, den XML-Teil aufzubewahren – das PDF nur dann, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält.

Ein strukturierter Belegeingang über ein Mandantenportal kann hier helfen: Dokumente werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet, egal ob als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung. So bleibt der Workflow einheitlich, auch wenn die Mandanten unterschiedliche Formate liefern.

Fazit: Format nach Bedarf wählen

Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt vom Empfängerkreis ab. Für den B2B-Alltag bietet ZUGFeRD die bessere Mischung aus Kompatibilität und Lesbarkeit. Für Behördengeschäfte führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen – entscheidend ist, dass Unternehmen überhaupt umstellen und nicht bei der klassischen PDF-Rechnung stehen bleiben.