ZUGFeRD: Der neue Standard für digitale Rechnungen in der Steuerkanzlei

Überblick

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein offener Datenformatstandard für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch in Deutschland. Es ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Rechnungen strukturiert, automatisiert und sicher auszutauschen. Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrider Ansatz: Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF-Dokument (PDF/A-3) mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält. Dies macht es sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne attraktiv. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile ZUGFeRD bietet und welche Versionen für Steuerberater besonders relevant sind.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für einen einheitlichen Standard, der die Brücke zwischen der visuellen Darstellung einer Rechnung und ihrer automatisierten Verarbeitung schlägt.

• Visuelle Komponente (PDF/A-3): Das PDF ist das, was der menschliche Empfänger sieht und liest. Es enthält das gewohnte Layout der Rechnung.
• Strukturierte Daten (XML): Im PDF eingebettet befindet sich eine XML-Datei, die alle relevanten Rechnungsdaten (Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuern etc.) in einem standardisierten Format enthält. Diese Daten können von Software (Buchhaltung, ERP) automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Der Standard wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), mit Behörden (B2G) und auch mit Verbrauchern (B2C, obwohl seltener genutzt) zu vereinfachen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Rechtssicherheit bei der Archivierung zu erhöhen.

Versionen und Profile:

• ZUGFeRD existiert in verschiedenen Versionen (z.B. 1.0, 2.1.1). Die Version ZUGFeRD 2.1.1 ist besonders wichtig, da sie konform zur europäischen Norm für elektronische Rechnungen EN 16931 ist.
• Innerhalb einer Version gibt es verschiedene Profile (z.B. BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED), die sich im Detaillierungsgrad der enthaltenen XML-Daten unterscheiden. Das Profil EN 16931 ist für die meisten Anwendungsfälle, insbesondere im Kontext der E-Rechnungspflicht, relevant.

Vorteile von ZUGFeRD für Steuerberater

Steuerberater und ihre Kanzleien profitieren erheblich von der Nutzung von ZUGFeRD-Rechnungen (insbesondere im Profil EN 16931):

• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungsdaten können direkt aus der XML-Datei in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Das mühsame manuelle Abtippen von Rechnungen entfällt.
• Effizienzsteigerung: Deutliche Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung und Buchung.
• Reduzierung von Fehlern: Minimierung von Erfassungsfehlern durch den automatisierten Datenimport.
• Verbesserte Datenqualität: Konsistente und strukturierte Daten erleichtern Auswertungen und Prüfungen.
• Rechtssichere Archivierung: Das PDF/A-3 Format ist für die Langzeitarchivierung geeignet und erfüllt die GoBD-Anforderungen.
• Erfüllung der E-Rechnungspflicht: Mit ZUGFeRD 2.1.1 (Profil EN 16931) können Mandanten die ab 2025 geltenden Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen.

Vereinfachte Buchführung und Archivierung

Die Kombination aus lesbarem PDF und strukturierten XML-Daten erleichtert die Arbeit enorm. Die Buchungssätze können teil- oder vollautomatisiert erstellt werden, während das PDF zur visuellen Kontrolle und für die Archivierung dient.

Internationale Rechnungsverarbeitung

Durch die Kompatibilität mit der europäischen Norm EN 16931 ist ZUGFeRD 2.1.1 auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU geeignet und erfüllt die Anforderungen vieler Länder an die elektronische Rechnungsstellung.

ZUGFeRD in der Praxis

Die Einführung von ZUGFeRD in den Kanzleialltag ist oft unkomplizierter als gedacht. Viele gängige Buchhaltungs-, ERP- und Fakturierungssysteme unterstützen das Format bereits oder können durch Zusatzmodule erweitert werden. Steuerberater können ihre Mandanten aktiv beraten, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu versenden und zu empfangen.

• Eingangsrechnungen: Kanzleien können ZUGFeRD-Rechnungen von Mandanten oder deren Lieferanten empfangen und die XML-Daten direkt in ihre Software importieren.
• Ausgangsrechnungen (für Mandanten): Mandanten können beraten werden, ihre Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen, was die Verarbeitung beim Empfänger (und ggf. in der Kanzlei) erleichtert.

Die Umstellung auf ZUGFeRD erfordert eine Prüfung der eingesetzten Software und ggf. Schulungen, aber der langfristige Nutzen durch Effizienzgewinne und Prozessoptimierung ist erheblich.

Fazit

ZUGFeRD ist ein etablierter und zukunftssicherer Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland und Europa. Sein hybrider Ansatz macht ihn flexibel einsetzbar. Für Steuerberater bietet ZUGFeRD erhebliche Potenziale zur Automatisierung der Buchführung, zur Reduzierung manueller Arbeit und Fehler sowie zur Verbesserung der Datenqualität. Angesichts der kommenden E-Rechnungspflicht ist die Auseinandersetzung mit ZUGFeRD (Version 2.1.1, Profil EN 16931) für jede Kanzlei essenziell.