E-Rechnung 2026: Was jetzt Pflicht ist und was noch nicht

Die elektronische Rechnung ist in Deutschland angekommen – allerdings in Etappen. Seit Januar 2025 gilt die grundsätzliche Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Doch beim Versand gelten noch Übergangsfristen. 2026 markiert dabei eine wichtige Zwischenphase: Die Weichen für die vollständige Digitalisierung sind gestellt, aber noch nicht alle Unternehmen müssen aktiv werden. Dieser Artikel klärt, welche Pflichten bereits gelten, welche Fristen noch laufen und wo Steuerkanzleien ihre Mandanten unterstützen sollten.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder einem damit kompatiblen Format.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor genutzt wird
• ZUGFeRD 2.x: Ein Hybridformat, das XML-Daten in ein PDF einbettet und damit sowohl maschinell als auch menschlich lesbar ist

Klassische PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Empfangspflicht: Seit 2025 für alle Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dabei nicht mehr erforderlich. Das bedeutet: Auch wer selbst noch keine E-Rechnungen versendet, muss technisch in der Lage sein, sie zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

Für viele kleine Betriebe und Solo-Selbstständige ist das die erste echte Hürde. Wer bisher nur mit Papier oder einfachen PDFs gearbeitet hat, benötigt nun eine Lösung, die strukturierte Rechnungsdaten einlesen kann.

Versand: Übergangsfristen bis Ende 2027

Beim Versand von Rechnungen sieht das Gesetz gestaffelte Übergangsfristen vor:

Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen im B2B-Bereich weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden. Die E-Rechnung ist freiwillig.

Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 klassische Formate nutzen.

Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Ausnahmen: Wann keine E-Rechnung erforderlich ist

Bestimmte Rechnungsarten sind von der Pflicht ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen)

Zudem können Kleinunternehmer nach § 19 UStG weiterhin Papierrechnungen ausstellen – sie sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Allerdings müssen auch sie E-Rechnungen empfangen können, wenn ihre Geschäftspartner solche versenden.

Was bedeutet das für Steuerkanzleien?

Die E-Rechnungspflicht betrifft Steuerberater in doppelter Hinsicht: als Unternehmen selbst und als Berater ihrer Mandanten.

Die eigene Kanzlei vorbereiten

Steuerkanzleien rechnen ihre Leistungen gegenüber Geschäftskunden ab – das ist B2B. Entsprechend gelten die Pflichten auch hier. Bis Ende 2026 können Kanzleien noch klassisch abrechnen, ab 2027 oder 2028 (je nach Umsatz) ist die E-Rechnung Pflicht.

Wichtiger ist aber die Empfangsseite: Mandanten werden zunehmend E-Rechnungen erhalten, die in die Buchführung einfließen müssen. Die Kanzlei sollte Prozesse etablieren, um diese Belege strukturiert zu empfangen und zu verarbeiten.

Mandanten informieren und unterstützen

Viele Mandanten unterschätzen den Aufwand. Ein klassisches PDF ist eben keine E-Rechnung. Die Umstellung erfordert entweder Anpassungen in der Rechnungssoftware oder den Wechsel zu einem geeigneten Tool.

Hier können Steuerkanzleien echten Mehrwert bieten: durch Information über die Fristen, Empfehlungen für geeignete Lösungen und Unterstützung bei der Einrichtung. Wer seinen Mandanten frühzeitig einen strukturierten Kanal für den Belegaustausch anbietet – etwa über ein Mandantenportal wie Taxaro – schafft gleichzeitig die Basis für einen reibungslosen Workflow bei der Belegverarbeitung.

Archivierung: GoBD-Anforderungen beachten

E-Rechnungen unterliegen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Das bedeutet: Sie müssen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden. Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format reicht es laut BMF-Schreiben vom Juli 2025 aus, den XML-Teil aufzubewahren – der PDF-Teil ist nur relevant, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre für Buchungsbelege, zu denen Rechnungen gehören.

Ausblick: Meldesystem in Planung

Das Bundesfinanzministerium plant für die Zukunft ein elektronisches Meldesystem für B2B-Umsätze. Details sind noch offen, aber die Richtung ist klar: Die E-Rechnung ist nur der erste Schritt zu einer vollständig digitalisierten Umsatzsteuer-Erfassung. Unternehmen, die jetzt auf strukturierte Formate umstellen, sind für kommende Anforderungen besser vorbereitet.

Fazit: 2026 ist das Jahr der Vorbereitung

Wer 2026 noch keine E-Rechnungen versendet, verstößt nicht gegen das Gesetz – die Übergangsfrist läuft noch. Doch die Empfangspflicht gilt bereits, und die vollständige Umstellung rückt näher. Für Steuerkanzleien ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sowohl die eigenen Prozesse als auch die der Mandanten auf die digitale Rechnungsstellung vorzubereiten. Der strukturierte Austausch von Belegen über sichere, zentrale Plattformen wird dabei zum entscheidenden Erfolgsfaktor.