Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland: Was Unternehmen wissen müssen

Deutschland steht vor einem digitalen Meilenstein: Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung schrittweise für alle Unternehmen verpflichtend. Diese Änderung stellt eine der weitreichendsten Entwicklungen in der deutschen Steuerlandschaft der letzten Jahre dar und hat erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsweise von Unternehmen aller Größen. In diesem Artikel erläutern wir, was sich ändert und wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereiten können.

Was ist die E-Rechnung und was ändert sich?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist mehr als eine PDF-Datei oder ein eingescanntes Dokument. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das es ermöglicht, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten und auszutauschen. In Deutschland wird dabei vor allem auf das Format XRechnung gesetzt, ein nationales CIUS (Core Invoice Usage Specification) von EN16931, dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

• Ab Januar 2025: Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) elektronisch ausstellen.
• Ab Januar 2026: Unternehmen müssen auch elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Format: XRechnung und andere EU-konforme Formate wie ZUGFeRD 2.1.1 werden als Standard etabliert.
• Übermittlung: Die Rechnungen müssen über sichere Übermittlungswege wie De-Mail, E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur oder über Plattformen wie die Peppol-Infrastruktur versendet werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet trotz des anfänglichen Aufwands zahlreiche Vorteile:

1. Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen

Der gesamte Rechnungsprozess wird automatisiert und beschleunigt. Studien zeigen, dass die Bearbeitung einer E-Rechnung bis zu 60% weniger Zeit in Anspruch nimmt als bei einer Papierrechnung. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen:

• Reduzierte Personalkosten für die manuelle Dateneingabe
• Geringere Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung
• Schnellere Durchlaufzeiten und damit bessere Cashflow-Steuerung
• Weniger Fehler und geringerer Korrekturaufwand

2. Verbesserte Datensicherheit und Compliance

E-Rechnungen bieten eine höhere Sicherheit als herkömmliche Papierrechnungen:

• Eindeutige Identifizierbarkeit des Absenders
• Fälschungssicherheit durch elektronische Signaturverfahren
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Prüfpfade
• Automatische Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

3. Umweltschutz

Die Umstellung auf E-Rechnungen leistet einen erheblichen Beitrag zum Umweltschutz:

• Reduzierung des Papierverbrauchs
• Verringerung des CO2-Ausstoßes durch wegfallende Transporte
• Weniger Lagerplatz für Papierrechnungen erforderlich

Herausforderungen bei der Umstellung

Trotz der Vorteile stellt die Umstellung auf E-Rechnungen Unternehmen vor einige Herausforderungen:

1. Technische Anpassungen

Unternehmen müssen ihre IT-Systeme anpassen oder neue Lösungen implementieren:

• ERP- oder Buchhaltungssysteme müssen E-Rechnungen verarbeiten können
• Schnittstellen zu Übermittlungsplattformen müssen eingerichtet werden
• Archivierungssysteme müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen

2. Organisatorische Änderungen

Interne Prozesse müssen überarbeitet und angepasst werden:

• Schulung der Mitarbeiter für den Umgang mit den neuen Systemen
• Anpassung der Arbeitsabläufe in Buchhaltung und Finanzen
• Umstellung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

3. Rechtliche Compliance

Die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen ist entscheidend:

• Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts
• Sicherstellung der Lesbarkeit über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum
• Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)

Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor

Um die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu meistern, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Bestandsaufnahme durchführen

   • Aktuelle Rechnungsprozesse analysieren
   • Bestehende IT-Systeme auf Kompatibilität prüfen
   • Anzahl und Art der Rechnungen erfassen

2. Lösungskonzept entwickeln

   • Passende Software-Lösung auswählen (eigene Lösung oder Service-Provider)
   • Entscheidung über Übermittlungswege treffen
   • Budget- und Zeitplan erstellen

3. Technische Implementierung

   • Anpassung oder Einführung der notwendigen Software
   • Einrichtung der Schnittstellen zu Übermittlungsplattformen
   • Testphase mit ausgewählten Geschäftspartnern

4. Mitarbeiter schulen

   • Fachliche Schulungen zu E-Rechnungen durchführen
   • Systemschulungen für die neue Software anbieten
   • Ansprechpartner für Fragen benennen

5. Kommunikation mit Geschäftspartnern

   • Kunden und Lieferanten über die Umstellung informieren
   • Übermittlungswege und Formate abstimmen
   • Gemeinsame Testphasen vereinbaren

Fazit: Die Zukunft ist digital

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland ist ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Wirtschaft. Obwohl die Umstellung zunächst mit Aufwand verbunden ist, überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich. Unternehmen, die sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und die Umstellung strategisch angehen, können nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von erheblichen Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen profitieren.

Bei Taxaro unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen mit maßgeschneiderten Lösungen und umfassender Beratung. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, die Umstellung erfolgreich zu meistern und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen.