Digitalisierung des Rechnungswesens: E-Rechnung wird Pflicht

Überblick

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze beschlossen. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und die Effizienz der Steuerverwaltung zu verbessern, auch im Hinblick auf die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Diese Neuerung gilt ab 1. Januar 2025 und betrifft schrittweise alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, sowohl bei der Ausstellung als auch beim Empfang von Rechnungen. Für Steuerberater bedeutet dies, dass sie ihre Mandanten rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten müssen.

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist mehr als nur eine PDF-Datei. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Gängige Formate in Deutschland sind:

• XRechnung: Ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor (B2G) etabliert ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.1.1): Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert.

Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Rechnung ermöglichen diese strukturierten Daten einen medienbruchfreien Import und die automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Effizienzsteigerung: Durch den automatisierten Datenimport sinkt der manuelle Erfassungsaufwand erheblich.
• Schnellere Verarbeitung: Rechnungen können sofort weiterverarbeitet und verbucht werden, was zu kürzeren Durchlaufzeiten und potenziell schnelleren Zahlungen führt.
• Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse minimieren Eingabefehler und erleichtern den Abgleich von Rechnungen.
• Kosteneinsparungen: Reduzierung von Druck-, Porto- und Archivierungskosten.
• Transparenz & Compliance: Verbesserte Nachvollziehbarkeit und einfachere Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (GoBD).

Rechtliche Grundlage und Umsetzung

Die rechtliche Grundlage für die verpflichtende E-Rechnung liefert das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG entsprechend anpasst. Die Umsetzung erfolgt gestaffelt:

• Ab 1. Januar 2025: Grundsätzlich müssen alle Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangsregelung für die Ausstellung. Papierrechnungen und andere elektronische Formate (z.B. PDF) sind weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028: Generelle Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmer im B2B-Bereich.

Ausnahmen gelten u.a. für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Was müssen Steuerberater beachten?

Steuerberater spielen eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung der neuen Vorschriften. Sie sollten ihre Mandanten proaktiv beraten:

• Informieren: Klären Sie Mandanten über die Pflichten (Empfang ab 2025, Ausstellung gestaffelt) und die technischen Anforderungen auf.
• Prozessanalyse: Analysieren Sie gemeinsam mit den Mandanten die bestehenden Rechnungsprozesse (Eingang und Ausgang).
• Software-Evaluation: Unterstützen Sie bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Softwarelösungen, die EN 16931-konforme Formate verarbeiten können.
• Technische Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass Mandanten die technischen Voraussetzungen für Empfang und Verarbeitung schaffen.
• Schulungsbedarf: Identifizieren Sie Schulungsbedarf bei den Mitarbeitern der Mandanten.

Auswirkungen auf die Praxis

Die Umstellung erfordert Investitionen in Technologie und Anpassungen der internen Abläufe. Unternehmen, die bisher primär papierbasiert arbeiten, stehen vor größeren Herausforderungen. Steuerberater können hier als Digitalisierungspartner agieren. Die Automatisierungspotenziale ermöglichen es Kanzleien, Ressourcen freizusetzen und den Fokus stärker auf höherwertige Beratungsleistungen zu legen. Die verbesserte Datenqualität erleichtert zudem die Buchführung und Jahresabschlusserstellung.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens in Deutschland. Unternehmen müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen, insbesondere auf die Pflicht zum Empfang ab 2025. Steuerberater sind gefordert, ihre Mandanten durch diesen Übergang zu begleiten, technische Lösungen zu evaluieren und Prozesse anzupassen. Die Umstellung birgt neben Herausforderungen auch erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung.