Update Archivierung: Diese Unterlagen dürfen Sie 2025 vernichten
Übersicht
Mit dem neuen Jahr können viele ältere Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt dabei wichtige Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen. Ein systematischer Überblick hilft bei der rechtssicheren Dokumentenvernichtung.
Grundlegende Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die Aufbewahrungspflichten richten sich nach der Art der Unterlagen. Besonders relevant für die Praxis ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV. Diese Änderung gilt ab 2025 sowohl handels- als auch steuerrechtlich.
Für die wichtigsten Geschäftsunterlagen gelten folgende Fristen:
- 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege (neu ab 2025)
- 6 Jahre: Sonstige geschäftliche Unterlagen, soweit nicht längere Fristen vorgeschrieben sind
Besondere Aufbewahrungspflichten beachten
Bei bestimmten Dokumenten und Sachverhalten gelten erweiterte Aufbewahrungspflichten. Besserverdiener mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 750.000 Euro im Kalenderjahr müssen relevante Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Diese neue Grenze gilt ab 2027 - bis dahin bleibt die bisherige Schwelle von 500.000 Euro bestehen.
Besondere Vorsicht ist geboten bei:
- Vorläufigen Steuerbescheiden nach § 165 AO
- Laufenden Gerichtsverfahren
- Angekündigten Betriebsprüfungen In diesen Fällen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.
Digitale Archivierung und Systemwechsel
Auch bei der elektronischen Aufbewahrung gibt es Erleichterungen: Nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung reicht es künftig aus, wenn die gespeicherten Steuerunterlagen für fünf Jahre auf einem Datenträger vorgehalten werden. Die Pflicht zur Aufrechterhaltung des ursprünglichen Systems entfällt damit. Diese Regelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt.
Fazit und Praxisempfehlungen
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen bietet Unternehmen die Chance, ihre Archive zu entlasten. Im Zweifelsfall empfiehlt sich jedoch eine längere Aufbewahrung, besonders bei steuerlich relevanten Dokumenten. Eine systematische Dokumentation der Vernichtung sowie die Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben sind dabei unerlässlich.
