Update Archivierung: Diese Unterlagen dürfen Sie 2025 vernichten

Kürzere Fristen, mehr Platz: Was sich 2025 ändert

Eine bedeutende Änderung durch das Wachstumschancengesetz betrifft die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Ab dem 1. Januar 2025 verkürzt sich die Frist für das Vorhalten von Buchungsbelegen von zehn auf acht Jahre. Dies gilt für alle Belege, deren ursprüngliche zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach dem 31. Dezember 2024 enden würde.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Die Verkürzung auf acht Jahre betrifft insbesondere Buchungsbelege gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO in Verbindung mit § 147 Abs. 3 Satz 2 AO. Dazu zählen beispielsweise:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Bankbelege (Kontoauszüge, Überweisungsträger)
• Kassenbelege (Kassenberichte, Z-Bons)
• Lieferscheine, sofern sie auch als Rechnung dienen oder Teil eines Buchungsbelegs sind
• Bewirtungsbelege

Konkret bedeutet das: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017, deren Frist regulär am 31. Dezember 2027 enden würde, dürfen nun bereits nach dem 31. Dezember 2025 vernichtet werden.

Welche Fristen bleiben unverändert?

Wichtig: Die Verkürzung gilt nicht für alle Arten von Geschäftsunterlagen. Folgende Dokumente unterliegen weiterhin der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist:

• Bücher und Aufzeichnungen (z.B. Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher)
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen)
• Lageberichte
• Die zur Eröffnung der Handelsbücher nötigen Eröffnungsbilanzen
• Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente notwendig sind (z.B. Kontenpläne, Arbeitsanweisungen für die Buchführung)
• Zollunterlagen

Auch Lohnunterlagen müssen weiterhin mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, bestimmte Dokumente im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge sogar länger.

Sonderfälle und Vorsichtsmaßnahmen

Auch wenn die Frist verkürzt wurde, sollten Unternehmen Vorsicht walten lassen:

• Laufende Verfahren: Unterlagen, die für laufende Steuerprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder Ermittlungsverfahren relevant sind, müssen ungeachtet der Frist weiter aufbewahrt werden.
• Grundstücksunterlagen: Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen von Privatpersonen und Kleinunternehmern (nicht vorsteuerabzugsberechtigt) zwei Jahre, von Unternehmern im Baugewerbe sogar zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Vertragliche Regelungen: Längere vertraglich vereinbarte Aufbewahrungspflichten gehen den gesetzlichen Fristen vor.
• Digitale Archivierung: Bei elektronischer Archivierung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.

Empfehlung für die Praxis

Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse überprüfen und an die neue Rechtslage anpassen. Es empfiehlt sich:

1. Klare Trennung der Unterlagen nach Aufbewahrungsfristen (8 vs. 10 Jahre).
2. Regelmäßige Prüfung, welche Unterlagen vernichtet werden können.
3. Dokumentation des Vernichtungsprozesses.
4. Bei Unsicherheiten Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

Fazit

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre bringt eine willkommene Entlastung für Unternehmen und schafft Platz in den Archiven. Es ist jedoch entscheidend, genau zu prüfen, welche Dokumente unter die Neuregelung fallen und welche weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Sorgfalt und eine klare Organisation sind unerlässlich, um Compliance-Risiken zu vermeiden.