E-Rechnung in der Praxis: Typische Stolperfallen und Lösungen

Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht – zumindest was den Empfang betrifft. Die aktuellen Fristen und Pflichten sind klar geregelt. Doch zwischen Gesetzestext und Alltag liegen oft Welten. Dieser Artikel sammelt typische Probleme aus der Praxis und zeigt, wie sie sich lösen lassen.

Problem 1: Lieferanten schicken weiterhin PDFs

Viele Unternehmen erhalten nach wie vor klassische PDF-Rechnungen – ohne strukturierte Daten. Das ist bis Ende 2026 noch erlaubt, führt aber zu Unsicherheit: Darf ich die akzeptieren? Was ist mit dem Vorsteuerabzug?

Lösung: Bis Ende 2026 gilt die Übergangsfrist. PDF-Rechnungen dürfen weiterhin akzeptiert werden, sofern der Aussteller die Übergangsregelung in Anspruch nehmen kann. Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten. Dennoch empfiehlt es sich, Lieferanten auf die E-Rechnungspflicht hinzuweisen und um Umstellung zu bitten – spätestens ab 2027 wird es sonst eng.

Problem 2: E-Rechnung kommt, aber niemand kann sie lesen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne geeignete Software sieht man nur kryptischen Code. Viele Mitarbeiter wissen nicht, was sie damit anfangen sollen. Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD sind dabei wichtig zu verstehen.

Lösung:

• Kostenlose Viewer nutzen (z. B. der offizielle XRechnung-Viewer der KoSIT)
• Buchhaltungssoftware aktualisieren – aktuelle Versionen können E-Rechnungen darstellen
• Bei ZUGFeRD-Rechnungen: Das PDF enthält eine lesbare Ansicht, die strukturierten Daten sind eingebettet

Problem 3: Fehlerhafte E-Rechnungen

Nicht jede E-Rechnung, die so heißt, ist auch eine gültige. Häufige Fehler: falsche oder unvollständige Pflichtangaben, falsches Profil (z. B. ZUGFeRD MINIMUM), Rechenfehler bei der Umsatzsteuer. Solche Mängel können den Vorsteuerabzug gefährden.

Lösung:

• Eingehende Rechnungen validieren – der KoSIT-Validator prüft XRechnungen auf technische Korrektheit
• Bei fehlerhaften Rechnungen den Aussteller um Korrektur bitten
• Standardisierte Rückfrage-Texte vorbereiten, um Zeit zu sparen

Problem 4: Archivierung unklar

Wie archiviert man eine E-Rechnung richtig? Reicht ein Ausdruck? Was ist mit dem PDF bei ZUGFeRD?

Lösung:

• E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden
• Bei XRechnung: die XML-Datei
• Bei ZUGFeRD: die PDF-Datei (enthält das eingebettete XML); alternativ nur die XML-Datei, wenn das PDF keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen enthält
• Ein Ausdruck ersetzt nicht die digitale Archivierung
• Archivierungssystem muss GoBD-konform sein: unveränderbar, zugriffsgeschützt, durchsuchbar

Problem 5: Mehrere Eingangskanäle, kein Überblick

E-Rechnungen kommen per E-Mail, über Lieferantenportale, manchmal sogar noch per Post (als Papier). Die Übersicht geht verloren, Rechnungen werden übersehen.

Lösung:

• Zentralen Eingangskanal definieren (z. B. eine dedizierte E-Mail-Adresse wie rechnung@firma.de)
• Lieferanten über den bevorzugten Kanal informieren
• Rechnungen zeitnah in ein zentrales System übertragen
• Bei Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei: strukturierten Belegaustausch über ein Portal wie Taxaro nutzen – Belege werden automatisch dem richtigen Mandanten zugeordnet

Problem 6: Buchhaltungssoftware kann keine E-Rechnungen

Ältere oder einfache Buchhaltungsprogramme können strukturierte Rechnungsdaten nicht verarbeiten. Die Daten müssen manuell übertragen werden – fehleranfällig und zeitaufwändig.

Lösung:

• Softwareupdate prüfen – viele Anbieter haben E-Rechnungsfunktionen nachgerüstet
• Ggf. auf eine modernere Lösung wechseln
• Als Zwischenlösung: Rechnungsdaten aus dem Viewer manuell übertragen (unbefriedigend, aber übergangsweise machbar)

Problem 7: Mandanten verstehen die Anforderungen nicht

Viele Mandanten kleiner Kanzleien wissen nicht, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen. Sie ignorieren das Thema oder sind überfordert.

Lösung:

• Proaktiv informieren: kurze Info-Mail oder Merkblatt
• Einfache Handlungsempfehlungen geben (E-Mail-Postfach einrichten, Viewer installieren)
• Bei der Buchhaltung auf fehlende oder fehlerhafte Rechnungen hinweisen
• Langfristig: gemeinsamen digitalen Kanal für den Belegaustausch etablieren

Problem 8: Keine Zeit für die Umstellung

Im Tagesgeschäft bleibt keine Zeit, sich mit E-Rechnungen zu beschäftigen. Das Thema wird aufgeschoben.

Lösung:

• Kleinen Anfang machen: Erst den Empfang sicherstellen (E-Mail-Adresse, Viewer), dann schrittweise die Prozesse anpassen
• Feste Termine setzen (z. B. „bis Quartalsende Archivierung klären")
• Externe Unterstützung holen – der Steuerberater kann bei der Einrichtung helfen

Problem 9: Unsicherheit bei Sonderfällen

Was ist mit Gutschriften? Mit Rechnungen aus dem Ausland? Mit Kleinbetragsrechnungen?

Lösung:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
• Gutschriften unterliegen grundsätzlich denselben Anforderungen wie Rechnungen
• Rechnungen aus dem EU-Ausland: Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze; bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten andere Regeln
• Im Zweifel: Steuerberater fragen

Fazit: Praxisprobleme sind lösbar

Die E-Rechnung ist kein Hexenwerk, aber sie erfordert Umstellung. Die meisten Probleme lassen sich mit überschaubarem Aufwand lösen. Wichtig ist, das Thema nicht auszusitzen, sondern schrittweise anzugehen. Wer jetzt die Grundlagen schafft, ist für die volle Pflicht ab 2028 gut gerüstet.