E-Rechnung und Vorsteuerabzug: Typische Fehler vermeiden

Mit der E-Rechnungspflicht ändern sich nicht nur die Formate, sondern auch die Fehlerquellen. Eine Rechnung, die nicht den Anforderungen entspricht, kann den Vorsteuerabzug gefährden – selbst wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Dieser Artikel zeigt, worauf Unternehmen und Steuerkanzleien achten müssen.

Grundregel: Ordnungsgemäße Rechnung als Voraussetzung

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Das galt schon immer, aber bei E-Rechnungen kommen neue Anforderungen hinzu:

• Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1)
• Die Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen vollständig und korrekt sein
• Die Rechnung muss unverändert archiviert werden

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen.

Typische Fehlerquellen

Falsches Format

Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL erfüllt nicht die Anforderungen. Wer solche Rechnungen akzeptiert und den Vorsteuerabzug geltend macht, riskiert Probleme bei der Betriebsprüfung.

Lösung: Eingehende Rechnungen auf das Format prüfen. Bei Unsicherheit nachfragen oder um eine korrekte E-Rechnung bitten.

Unvollständige Pflichtangaben

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Lösung: Eingangsrechnungen systematisch prüfen. Viele Buchhaltungsprogramme bieten Prüfroutinen an.

Fehler bei der Umsatzsteuer

Besonders heikel: falsche Steuersätze oder falsch berechnete Steuerbeträge. Auch die Angabe „Umsatzsteuer" ohne konkreten Betrag reicht nicht aus.

Lösung: Rechnerische Prüfung der Steuerbeträge. Bei Abweichungen den Rechnungssteller kontaktieren.

Keine Validierung

E-Rechnungen im XRechnung-Format können technisch validiert werden. Die Validierung prüft, ob die Datei den Formatvorgaben entspricht und alle Pflichtfelder gefüllt sind. Eine nicht bestandene Validierung ist ein Warnsignal.

Lösung: Validierungstools nutzen, etwa den offiziellen Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Falsche Archivierung

Eine E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden. Bei XRechnung bedeutet das: die XML-Datei. Bei ZUGFeRD: die PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder eine Konvertierung in ein anderes Format genügt nicht.

Besonders wichtig: Bei ZUGFeRD-Rechnungen reicht es, den XML-Teil aufzubewahren – aber nur, wenn das PDF keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen enthält (z. B. handschriftliche Vermerke).

Lösung: Archivierungsprozesse prüfen und dokumentieren. Sicherstellen, dass die strukturierten Daten erhalten bleiben.

Übergangsregelung nutzen

Für den Zeitraum bis Ende 2027 zeigt sich die Finanzverwaltung kulant: Der Vorsteuerabzug soll nicht allein deshalb versagt werden, weil eine Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde – sofern der Empfänger davon ausgehen konnte, dass der Aussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen durfte.

Das bedeutet: Wer bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen erhält, muss nicht automatisch den Vorsteuerabzug verlieren. Aber Vorsicht: Diese Kulanz gilt nicht unbegrenzt, und die anderen Anforderungen (Pflichtangaben, Archivierung) müssen trotzdem erfüllt sein. Die genauen Fristen und Übergangsregelungen sollten bekannt sein.

Was Steuerkanzleien tun können

Mandanten informieren

Viele Mandanten wissen nicht, was eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausmacht. Ein kurzes Informationsschreiben oder eine Checkliste hilft, Fehler von vornherein zu vermeiden.

Eingangsrechnungen prüfen

Bei der Buchhaltung sollten Eingangsrechnungen systematisch auf die Anforderungen geprüft werden. Das ist aufwändiger als bei Papierrechnungen, aber notwendig.

Rückfragen standardisieren

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, sollte der Lieferant um Korrektur gebeten werden. Standardisierte Textbausteine sparen Zeit.

Prozesse dokumentieren

Die Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen sollte in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Das schafft Klarheit und schützt im Prüfungsfall.

Belegaustausch strukturieren

Je strukturierter der Belegeingang, desto einfacher die Prüfung. Ein Mandantenportal wie Taxaro ermöglicht es, Belege zentral zu sammeln und dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Das reduziert Suchaufwand und stellt sicher, dass keine Rechnung übersehen wird.

Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus

Der Vorsteuerabzug ist ein wesentlicher Liquiditätsfaktor für Unternehmen. Ihn wegen formaler Fehler bei der E-Rechnung zu verlieren, ist ärgerlich und vermeidbar. Wer die Anforderungen kennt, eingehende Rechnungen systematisch prüft und sauber archiviert, ist auf der sicheren Seite. Steuerkanzleien können ihre Mandanten dabei unterstützen – und so echten Mehrwert liefern.