E-Rechnung für Kleinunternehmer: Warum "nicht betroffen" oft falsch ist

Die E-Rechnungspflicht ist seit 2025 in aller Munde. Viele Kleinunternehmer winken ab: „Betrifft mich nicht, ich bin befreit." Das stimmt – aber nur zur Hälfte. Denn während Kleinunternehmer tatsächlich keine E-Rechnungen ausstellen müssen, gelten beim Empfang dieselben Regeln wie für alle anderen Unternehmen. Dieser Artikel erklärt, was Kleinunternehmer wirklich beachten müssen.

Die Ausnahme beim Ausstellen

Das Jahressteuergesetz 2024 hat in § 34a UStDV eine klare Regelung geschaffen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Ausnahme gilt unbefristet – nicht nur während der Übergangsfristen. Einen vollständigen Überblick über die allgemeinen Pflichten und Fristen finden Sie in unserem Grundlagenartikel.

Das bedeutet konkret:

• Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden
• Auch klassische PDF-Rechnungen bleiben erlaubt
• Eine Umstellung auf XRechnung oder ZUGFeRD ist nicht erforderlich

Der Grund für diese Ausnahme liegt in der Natur der Kleinunternehmerregelung: Wer keine Umsatzsteuer ausweist, stellt Rechnungen mit anderem Charakter aus. Die strukturierten Datenformate der E-Rechnung sind primär für die automatisierte Verarbeitung von Umsatzsteuer-Daten konzipiert.

Die Pflicht beim Empfangen

Hier endet die Sonderbehandlung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen – einschließlich Kleinunternehmer – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Von dieser Anforderung gibt es keine Ausnahmen.

Was heißt das praktisch? Wenn ein Lieferant oder Geschäftspartner eine Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format sendet, muss der Kleinunternehmer diese annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Aber die Rechnung muss auch gelesen, geprüft und archiviert werden können.

Die Herausforderung in der Praxis

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – ohne spezielle Software oder einen Viewer ist sie für Menschen nicht lesbar. Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD sind für die Praxis relevant. Wer nur gelegentlich E-Rechnungen erhält, kann kostenlose Online-Tools nutzen, um den Inhalt anzuzeigen.

ZUGFeRD-Rechnungen sind etwas komfortabler: Sie enthalten neben den strukturierten Daten auch ein lesbares PDF. Allerdings können manche PDF-Programme die eingebetteten XML-Daten nicht korrekt verarbeiten.

Archivierung nicht vergessen

Auch für Kleinunternehmer gelten die GoBD-Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Eingehende E-Rechnungen müssen:

• Unveränderbar gespeichert werden
• Über die gesamte Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben
• Im Originalformat archiviert werden (nicht nur ausgedruckt)

Das bedeutet: Die XML-Datei einer XRechnung oder der strukturierte Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss aufbewahrt werden – ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht.

Was passiert beim Wechsel zur Regelbesteuerung?

Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt – sei es freiwillig oder weil die Umsatzgrenzen überschritten werden – unterliegt ab diesem Zeitpunkt den normalen E-Rechnungspflichten. Das gilt auch für das Ausstellen von Rechnungen.

Die Übergangsfristen richten sich dann nach dem Umsatz:

• Bis Ende 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch klassische Rechnungen ausstellen
• Ab 2028: E-Rechnungspflicht für alle

Wer den Wechsel plant, sollte rechtzeitig eine Rechnungssoftware einrichten, die E-Rechnungen erzeugen kann.

Was Kleinunternehmer jetzt tun sollten

1. E-Mail-Postfach prüfen: Ist klar, wohin E-Rechnungen geschickt werden können? Eine zentrale Adresse für Rechnungen (z. B. rechnung@firma.de) erleichtert die Übersicht.

2. Viewer oder Tool bereithalten: Für XRechnungen ohne PDF-Komponente wird ein Werkzeug zum Anzeigen benötigt. Es gibt kostenlose Online-Dienste und einfache Desktop-Programme.

3. Archivierung klären: Wie werden digitale Rechnungen aufbewahrt? Ein Ordner auf der Festplatte ist besser als nichts, aber eine strukturierte Ablage – idealerweise mit Backup – ist sinnvoller.

4. Steuerberater informieren: Wenn ein Steuerberater die Buchhaltung unterstützt, sollte geklärt sein, wie E-Rechnungen übermittelt werden. Manche Kanzleien bieten dafür digitale Portale an, über die Belege direkt hochgeladen werden können.

Der Sonderfall: Rechnungen an Kleinunternehmer

Auch umgekehrt gibt es Klärungsbedarf: Muss ein Unternehmen an einen Kleinunternehmer eine E-Rechnung stellen? Hier gelten die normalen Regeln. Ob der Empfänger Kleinunternehmer ist oder nicht, ändert nichts an der Pflicht des Rechnungsstellers.

Das kann zu der Situation führen, dass ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfängt, selbst aber Papierrechnungen versendet. Das ist kein Widerspruch, sondern die logische Konsequenz der unterschiedlichen Regelungen.

Fazit: Empfangen ist Pflicht

Die Befreiung von der E-Rechnungsausstellung ist eine echte Erleichterung für Kleinunternehmer. Doch beim Empfang gelten keine Ausnahmen. Wer regelmäßig Eingangsrechnungen erhält, sollte sich darauf einstellen, dass diese zunehmend im E-Rechnungsformat kommen. Die technischen Anforderungen sind überschaubar – aber sie existieren. Besser jetzt vorbereiten als später improvisieren.