XRechnung und ZUGFeRD: So gelingt die Umstellung auf die E-Rechnung

Übersicht

Die Umstellung auf E-Rechnungen wirft viele praktische Fragen auf: Welches Format soll man nutzen? Wie schickt und empfängt man elektronische Rechnungen? Wie stellt man sicher, dass sie den gesetzlichen Anforderungen genügen?

In Deutschland haben sich vor allem zwei Formate etabliert – die XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und stellen sicher, dass Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar übertragen werden. Eine elektronische Rechnung ist nämlich mehr als nur ein PDF-Dokument: Sie enthält Daten in einer definierten Struktur (XML), sodass Buchhaltungsprogramme diese automatisch einlesen können. Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD gelten daher als elektronische Rechnungen im Sinne der Gesetzgebung, während rein bildhafte Dateien (etwa einfache PDF- oder Papierrechnungen) nicht als E-Rechnung anerkannt werden.

Formatauswahl: XRechnung vs. ZUGFeRD

Die XRechnung ist das vom Bund vorgeschriebene XML-basierte Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es besteht ausschließlich aus einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) ohne visuelles Layout. Für B2B-Zwecke kann XRechnung ebenso verwendet werden. Vorteil: Sie ist strikt standardisiert und erfüllt alle Anforderungen der Behörden. Nachteil: Für den Menschen ist eine XML ohne Hilfsmittel kaum lesbar. In der Praxis erzeugen viele ERP-Systeme oder Rechnungsprogramme die XRechnung automatisch im Hintergrund, sodass der Anwender es kaum merkt.

ZUGFeRD (Profil EN 16931) verfolgt einen hybriden Ansatz: Es kombiniert ein PDF-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Das bedeutet, der Empfänger bekommt eine PDF-Rechnung, die er optisch lesen oder ausdrucken kann, und zugleich sind alle Rechnungsdaten strukturiert in der Datei enthalten. ZUGFeRD (Profil "Comfort" oder "EN 16931") ist voll kompatibel mit dem europäischen Standard und damit rechtlich einer XRechnung gleichgestellt. Vorteil: Auch ohne spezialisiertes Programm kann man die Rechnung als normales PDF betrachten. Viele mittelständische Unternehmen bevorzugen diesen Ansatz, weil er benutzerfreundlich ist. Wichtig ist jedoch, dass wirklich der strukturierte Datenteil vorhanden ist – sonst gilt das Dokument nicht als E-Rechnung.

Die Wahl des Formats hängt von den Anforderungen ab. Wer viele öffentliche Auftraggeber beliefert, wird ohnehin XRechnung nutzen (müssen). Im reinen B2B-Umfeld kann ZUGFeRD mehr Komfort bieten, solange beide Seiten damit umgehen können. Einige Unternehmen bieten auch beide Formate an. Entscheidend ist, dass das Format dem Standard EN 16931 entspricht, denn nur dann erfüllt die Rechnung die gesetzlichen Vorgaben.

Technische Umsetzung und Versandwege

Um E-Rechnungen zu versenden, muss die Rechnungssoftware oder das ERP-System entsprechend eingerichtet sein. Viele moderne Systeme (z.B. SAP, Datev, etc.) haben bereits Module für die E-Rechnung. Es lohnt sich zu prüfen, ob Updates oder Zusatzkomponenten verfügbar sind, die das Erstellen von XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumenten ermöglichen. Falls das eigene System das nicht unterstützt, gibt es externe Dienstleister und Plattformen, die als Schnittstelle dienen: Sie nehmen Rechnungsdaten (z.B. aus einer CSV-Datei oder per Schnittstelle) entgegen und erzeugen daraus eine gültige E-Rechnung im gewünschten Format.

Der Versand elektronischer Rechnungen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Im einfachsten Fall wird die E-Rechnung (XML oder PDF/XML) per E-Mail an den Geschäftspartner geschickt – wichtig ist dabei, dass die Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet sind. In der Regel reicht es aus, wenn die Rechnung im betrieblichen Kontrollverfahren geprüft wird, sodass keine elektronische Signatur mehr zwingend nötig ist. Auch ein Upload in ein Kunden- oder Lieferantenportal ist denkbar. Wichtig ist, dass Sender und Empfänger den Übermittlungsweg abstimmen und beide Zugriff auf das strukturierte Rechnungsdokument haben.

Prüfung und Archivierung

Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, für die Dauer von 10 Jahren unverändert aufbewahrt werden. Allerdings genügt es nicht, sie einfach auszudrucken – die digitale Form ist maßgeblich. Die GoBD verlangen, dass die Rechnungsdaten im Originalformat erhalten bleiben und vor Änderungen geschützt sind. Das heißt, die XML- oder PDF/XML-Dateien sind so zu speichern, dass ihre Integrität gewährleistet ist (z.B. in einem revisionssicheren elektronischen Archiv). Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer die Möglichkeit haben, die Daten maschinell auszuwerten. Unternehmen sollten daher ein geeignetes Archivierungssystem verwenden, das sowohl die Lesbarkeit der Rechnungen für Menschen (Anzeige des PDFs) als auch die maschinelle Auswertbarkeit sicherstellt.

Tipps für eine reibungslose Umstellung

• Mitarbeiter schulen: Das Buchhaltungsteam sollte im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden – insbesondere hinsichtlich Prüfung und Ablage der neuen Formate.
• Pilotphase durchführen: Es empfiehlt sich, zunächst mit ausgewählten Partnern E-Rechnungen testweise auszutauschen, um den neuen Prozess zu erproben und eventuelle Anfangsprobleme zu beheben.
• Partner informieren: Kunden und Lieferanten sollten rechtzeitig informiert und auf gemeinsame Formate sowie Übertragungswege abgestimmt werden, damit keine Rechnungen verloren gehen.

Zusammenfassung

Die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt am besten mit einer klaren Strategie und der passenden technischen Unterstützung. Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den eigenen Bedürfnissen und denen der Geschäftspartner ab – beide Formate sind zulässig, solange sie dem EN 16931-Standard entsprechen. Unternehmen sollten ihre Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen und ggf. nachrüsten.

Wichtig ist, interne Abläufe an das digitale Format anzupassen und die Belegschaft mitzunehmen. Mit getesteten Prozessen und geschulten Mitarbeitern lassen sich elektronische Rechnungen nahtlos in den Geschäftsalltag integrieren. Langfristig profitieren Unternehmen von effizienteren Rechnungsprozessen, weniger manueller Arbeit und einer besseren Integrität der Daten. Die Anfangsinvestition in die Umstellung wird durch schnellere Verarbeitung und geringere Fehlerquoten mehr als ausgeglichen.