Personenkonten importieren: Kreditoren und Debitoren

Bucht Ihre Kanzlei ein Mandat mit offenen Posten, hat jeder Lieferant ein eigenes Kreditorenkonto und jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto. Damit Sie diese Nummern nicht bei jedem neuen Geschäftspartner in der FiBu nachschlagen müssen, importieren Sie die Personenkonten des Mandats einmal in Taxaro. Die Belegerfassung erkennt dann beim Auslesen, welcher Kreditor oder Debitor zum Beleg gehört, und schlägt ihn als Gegenkonto vor.

Ein Beispiel: In den Stammdaten des Mandats steht die Telekom als Kreditor 70012. Kommt die erste Telekom-Rechnung in die Belegerfassung, steht im Gegenkonto direkt 70012 Telekom Deutschland GmbH statt des Sammelkreditors 70000.

Brauchen Sie den Import?

So bucht das Mandat	Empfehlung
Offene Posten mit einem Personenkonto je Partner	Personenkonten importieren. Zusätzlich ein Standard-Gegenkonto für neue Partner hinterlegen
Sammelkreditor oder Verrechnungskonto für alle	Kein Import nötig. Das Standard-Gegenkonto genügt
Belege direkt gegen Kasse oder Bank	Kein Import nötig. Taxaro lernt das Gegenkonto aus Ihren Freigaben

Der Import ist freiwillig und gilt immer nur für ein Mandat. Ohne Import arbeitet die Belegerfassung wie gewohnt.

Schritt 1: Personenkonten in der FiBu exportieren

Exportieren Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren des Mandats.

• DATEV, Agenda und Addison: Wählen Sie den Export der Stammdaten Debitoren/Kreditoren im DATEV-Format. Eine solche Datei beginnt in der ersten Zeile mit EXTF oder DTVF. Taxaro erkennt sie und übernimmt sie ohne weitere Einstellungen.
• Lexware und andere Programme: Exportieren Sie die Personenkonten als CSV- oder Excel-Datei (.xlsx). Die Datei sollte mindestens die Kontonummer und den Namen enthalten, besser auch USt-ID, Steuernummer und IBAN. Welche Spalte was enthält, legen Sie beim Import einmal fest.

Ein Buchungsstapel oder die Kontenbeschriftungen der Sachkonten funktionieren nicht. Taxaro weist Sie darauf hin, wenn Sie eine solche Datei wählen.

Schritt 2: Import starten

Den Import erreichen Sie an drei Stellen, sobald das Mandat für die Belegerfassung eingerichtet ist:

• In der Belegerfassung: links unten auf Einstellungen des Mandats, dann auf der Karte Personenkonten auf Importieren. Das kann jedes Teammitglied mit Zugriff auf das Mandat.
• Bei der Einrichtung: Öffnen Sie die Belegerfassung zum ersten Mal für ein Mandat, steht die Karte Personenkonten schon auf der Seite der Einrichtung. Beim Import speichert Taxaro die übrigen Einstellungen gleich mit.
• In der Mandantenverwaltung: als Admin oder Manager im Mandat auf der Seite Belegerfassung.

Wählen Sie die exportierte Datei aus.

Schritt 3: Vorschau prüfen

Bevor etwas gespeichert wird, zeigt Taxaro eine Vorschau: oben die Anzahl der Kreditoren und Debitoren, unten die ersten fünf Personenkonten mit Nummer, Name, USt-ID und Art. Bis Sie bestätigen, ändert sich am bisherigen Stand nichts.

Bei einer Datei im DATEV-Format steht dort „DATEV-Stammdatenexport erkannt“. Sie müssen nichts zuordnen.

Bei jeder anderen Datei ordnen Sie unter Spalten zuordnen jedem Feld eine Spalte Ihrer Datei zu:

Feld	Pflicht	Beispiele für Spaltennamen, die Taxaro selbst erkennt
Kontonummer	ja	Konto, Kontonummer, Kundennummer, Lieferantennummer, party_no
Name	ja	Firma, Name, Kontobezeichnung, Bezeichnung, party_name
USt-ID	nein	UStIDNr., USt-ID, EU-USt-IdNr., vat
Steuernummer	nein	Steuernummer, StNr
IBAN	nein	IBAN, IBAN 1

Taxaro belegt die Zuordnung nach den Spaltennamen vor und zeigt unter jedem Feld den ersten Wert aus der Datei, damit Sie die Zuordnung auf einen Blick prüfen können. Felder, die Ihre Datei nicht enthält, stehen auf Nicht zuordnen. Bei einer CSV-Datei stellen Sie unter Datei bei Bedarf das Trennzeichen um. Hat Ihre Datei keine Zeile mit Spaltennamen, schalten Sie Erste Zeile enthält Spaltennamen aus; die Spalten heißen dann „Spalte 1“, „Spalte 2“ und so weiter.

Zeilen, die kein gültiges Personenkonto enthalten, überspringt Taxaro und nennt ihre Anzahl in der Vorschau, zum Beispiel „3 ungültige Zeilen werden übersprungen“. Das ist normal, wenn die Datei zum Beispiel auch Sachkonten enthält.

Schritt 4: Importieren

Klicken Sie auf 412 importieren (die Zahl entspricht den gültigen Personenkonten). Taxaro speichert die Personenkonten am Mandat und bestätigt den Import.

Wurden schon Belege des Mandats ausgelesen, ordnet Taxaro die offenen Belege gleich neu zu. Geändert wird nur ein Gegenkonto, das noch dem Vorschlag von Taxaro entspricht; von Hand geänderte Gegenkonten und freigegebene Belege bleiben, wie sie sind. Hat sich dabei ein Gegenkonto geändert, nennt ein Hinweis die Anzahl, zum Beispiel „Gegenkonto bei 23 offenen Belegen aus den Stammdaten zugeordnet.“

Danach zeigt die Karte Personenkonten den Stand: die Anzahl der Kreditoren und Debitoren und darunter das Datum des Imports.

Welche Konten Taxaro übernimmt

• Fünfstellige Nummern: 10000 bis 69999 sind Debitoren, 70000 bis 99999 Kreditoren. Die Art leitet Taxaro aus der Nummer ab.
• Name ist Pflicht. Zeilen ohne Namen oder mit einer Nummer, die kein Personenkonto ist (zum Beispiel „1200 Bank“), werden übersprungen.
• Doppelte Nummern: Kommt eine Nummer mehrfach vor, gilt die letzte Zeile.
• Nur vierstellige Sachkonten. Weist eine DATEV-Datei eine andere Sachkontenlänge aus, lehnt Taxaro sie ab. Unterstützt werden vierstellige Sachkonten mit fünfstelligen Personenkonten.
• Aus dem DATEV-Format übernimmt Taxaro außerdem die Kurzbezeichnung, alle hinterlegten IBANs, den Status (aktiv oder inaktiv) und die Kennzeichnung als Diverse-Konto. Bei natürlichen Personen setzt Taxaro den Namen aus Vorname und Name zusammen, getrennt gespeicherte EU-Länderkennzeichen und USt-IdNr. zu einer USt-ID.

Die Datei selbst lädt Taxaro nicht hoch. Sie wird in Ihrem Browser gelesen, an Taxaro gehen nur die genannten Angaben der gültigen Personenkonten und der Dateiname. Adressen, Kontaktdaten, BIC und alle weiteren Felder der Datei bleiben außen vor.

Wie Taxaro einen Beleg zuordnet

Beim Auslesen sucht Taxaro unter den Personenkonten der passenden Art: bei Eingangsrechnungen (Kreditoren-Ordner) nur unter den Kreditoren, bei Ausgangsrechnungen (Debitoren-Ordner) nur unter den Debitoren. Inaktive Konten und Diverse-Konten ordnet Taxaro nie zu.

Sichere Zuordnung. Taxaro vergleicht wie beim Lernen aus Freigaben die erste Angabe, die Beleg und Personenkonto beide tragen: zuerst die USt-ID, dann die Steuernummer. Stimmt sie bei genau einem Personenkonto überein, gilt das Gegenkonto als bestätigt. Widersprechen sich die USt-IDs, ordnet Taxaro dieses Konto nicht zu, auch wenn der Name passt.

Zuordnung zur Prüfung. Gibt es keine sichere Zuordnung, schlägt Taxaro ein Personenkonto trotzdem vor, wenn genau eines passt über

• den gleichen Namen, unabhängig von Rechtsform, Groß- und Kleinschreibung und Satzzeichen („Stadtwerke Musterstadt GmbH“ und „Stadtwerke Musterstadt“ gelten als gleich),
• einen ähnlichen Namen, zum Beispiel „Telekom GmbH“ auf dem Beleg und „Telekom Deutschland GmbH“ in den Stammdaten,
• die Kurzbezeichnung aus der FiBu oder
• die IBAN des Belegs, die nur bei diesem Personenkonto hinterlegt ist.

Ein solcher Beleg kommt nicht in die Gruppe „Bereit“, sondern bleibt in „Bitte prüfen“; ohne weitere Hinweise trägt er den grünen Ring. Unter der Buchung steht, worüber zugeordnet wurde, zum Beispiel „Personenkonto 70012 Telekom Deutschland GmbH aus den Stammdaten, zugeordnet über einen ähnlichen Namen, bitte prüfen.“

Mehrere Treffer. Passen mehrere Personenkonten, etwa „Müller Bau GmbH“ und „Müller Elektro GmbH“ zu einer Rechnung der „Müller GmbH“, ordnet Taxaro keines zu. Beide stehen dann ganz oben in der Auswahl des Gegenkontos unter Passende Personenkonten.

Kein Treffer. Heißt der Partner auf dem Beleg ganz anders als in den Stammdaten („Deutsche Telekom AG“ statt „Telekom Deutschland GmbH“) und fehlen USt-ID und Steuernummer, bleibt es beim Standard-Gegenkonto. Tippen Sie dann einfach den Namen ins Gegenkonto (siehe unten). Nach Ihrer Freigabe lernt Taxaro das Personenkonto für diesen Partner. Gibt es den Partner in der FiBu noch gar nicht, legen Sie für ihn ein neues Personenkonto an (siehe „Neues Personenkonto anlegen“ weiter unten).

Von sich aus legt Taxaro kein Personenkonto an, auch nicht beim Auslesen. Neue Personenkonten entstehen nur, wenn Sie selbst eines anlegen.

Was Vorrang hat

Für das Gegenkonto gilt diese Reihenfolge:

1. Ein Gegenkonto, das Sie bei diesem Partner zuletzt bewusst freigegeben haben, zum Beispiel 70099 oder 1600. Ein bewusst gewähltes Konto überschreiben die Stammdaten nicht.
2. Das zugeordnete Personenkonto aus den Stammdaten.
3. Das sonst Gelernte und das Standard-Gegenkonto des Mandats, sonst das der Kanzlei.

Haben Sie vor dem Import Belege eines Partners nur mit dem Standard-Gegenkonto (etwa dem Sammelkreditor 70000) freigegeben, gewinnt nach dem Import der Kreditor aus den Stammdaten.

Personenkonten im Gegenkonto suchen

Im Feld Gegenkonto finden Sie Personenkonten auch über den Namen. Tippen Sie zum Beispiel „telek“, zeigt die Auswahl 70012 Telekom Deutschland GmbH; mit Enter oder Tab übernehmen Sie es. Tippen Sie eine Nummer, ergänzt Taxaro grau den Namen des Personenkontos. Bei Eingangsrechnungen erscheinen nur Kreditoren, bei Ausgangsrechnungen nur Debitoren.

Neues Personenkonto anlegen

Kommt eine Rechnung von einem Lieferanten, den die FiBu des Mandats noch nicht als Kreditor führt, legen Sie das Personenkonto direkt im Beleg an. Sie müssen es dafür nicht erst in der FiBu anlegen und die Personenkonten neu importieren. Bei Ausgangsrechnungen legen Sie auf dieselbe Weise einen Debitor für einen neuen Kunden an.

1. Klicken Sie im Beleg in das Feld Gegenkonto.
2. Wählen Sie ganz unten in der Auswahl Neues Personenkonto für … anlegen, zum Beispiel „Neues Personenkonto für Gasthaus Zum Anker anlegen“. Davor steht die Nummer, die Taxaro vorschlägt.
3. Prüfen Sie im Dialog Nummer und Angaben und klicken Sie auf Anlegen.

Taxaro speichert das Personenkonto am Mandat und trägt es als Gegenkonto des Belegs ein.

Der Dialog

• Kontonummer: Taxaro schlägt die nächste Nummer nach dem höchsten bekannten Personenkonto vor, egal ob importiert oder in Taxaro angelegt. Ist der höchste Kreditor 70287, lautet der Vorschlag 70288. Diverse-Konten wie 99999 zählen dabei nicht mit. Die Standard-Gegenkonten des Mandats, etwa ein Sammelkreditor 70000, gelten als vergeben, auch wenn sie nicht in den importierten Personenkonten stehen. Haben Sie im Gegenkonto schon eine freie Nummer getippt, übernimmt der Dialog diese.
• Name, USt-ID und IBAN übernimmt Taxaro aus dem Beleg. Alle Angaben können Sie vor dem Anlegen ändern.
• Stand der Personenkonten: Unten steht, wann die Personenkonten zuletzt importiert wurden. Kreditoren und Debitoren, die seitdem in der FiBu angelegt wurden, kennt Taxaro nicht. Die vorgeschlagene Nummer könnte dort also schon vergeben sein. Liegt der Import mehr als 14 Tage zurück, empfiehlt Taxaro hervorgehoben, die Personenkonten vorher neu zu importieren. Anlegen können Sie trotzdem.

Ist die Nummer in Taxaro schon vergeben, etwa weil jemand aus Ihrem Team sie gerade für einen anderen Partner angelegt hat, speichert Taxaro nichts und nennt die Nummer. Wählen Sie dann eine andere.

Wann der Eintrag erscheint

Den Eintrag Neues Personenkonto für … anlegen gibt es, wenn

• die Personenkonten des Mandats importiert sind, denn erst dann weiß Taxaro, welche Nummern vergeben sind,
• der Beleg einen Geschäftspartner nennt und
• dieser Partner noch kein Personenkonto hat.

Ob der Partner schon ein Personenkonto hat, erkennt Taxaro an gleicher USt-ID, gleicher Steuernummer oder gleichem Namen. Dann fehlt der Eintrag, damit kein zweites Konto für denselben Partner entsteht. Das gilt auch, wenn dieses Konto inaktiv ist: Taxaro zeigt es dann oben unter Passende Personenkonten. Aktivieren Sie es in Ihrer FiBu wieder, statt ein neues anzulegen. Bei einem nur ähnlichen Namen bleibt der Eintrag, denn dahinter kann ein anderer Partner stehen.

Sind noch keine Personenkonten importiert und ist auch kein Standard-Gegenkonto hinterlegt, steht in der Auswahl stattdessen der Hinweis, zuerst die Personenkonten zu importieren. Ein Klick darauf öffnet die Einstellungen des Mandats bei der Karte Personenkonten. Bucht das Mandat mit einem Sammelkreditor, erscheint dieser Hinweis nicht.

Was danach gilt

Ein neu angelegtes Personenkonto behandelt Taxaro wie ein importiertes:

• Weitere Rechnungen desselben Partners ordnet Taxaro diesem Konto zu. Mit USt-ID ist das eine sichere Zuordnung, ohne USt-ID eine Zuordnung über den Namen, die Sie prüfen.
• Sie finden es im Gegenkonto über Nummer und Name.
• Es löst keine Warnung „nicht in den Personenkonten“ aus.

In der Liste der Personenkonten ist es mit „neu in Taxaro“ gekennzeichnet.

So kommt das Konto in die FiBu

In Ihre FiBu kommt das neue Konto über den Export der Belege. Verwenden freigegebene Belege eines Ordners neu angelegte Personenkonten, ist der Export ein ZIP: Datei 1 enthält die neuen Personenkonten, Datei 2 die Buchungen. Lesen Sie Datei 1 zuerst ein. Einzelheiten stehen unter Belege exportieren.

Alle neu angelegten Personenkonten des Mandats auf einmal exportieren Sie über die drei Punkte auf der Karte Personenkonten oder in der Liste der Personenkonten: Exportieren und dann DATEV, Excel oder CSV. Den Eintrag gibt es nur, solange es neu angelegte Personenkonten gibt. Die Datei enthält Kreditoren und Debitoren zusammen; in Excel und CSV steht in der Spalte „Art“, ob es ein Kreditor oder ein Debitor ist. Enthalten sind alle neu angelegten Konten, auch solche, die schon in einem Export waren, bis sie in einem Import der Personenkonten vorkommen.

Nach diesem Export gelten die Konten als exportiert: Sie lassen sich in Taxaro nicht mehr löschen und kommen beim Export eines Ordners nicht noch einmal mit.

Warnung „nicht in den Personenkonten“

Tragen Sie bei einem Mandat mit importierten Personenkonten ein fünfstelliges Gegenkonto ein, das dort nicht steht, zeigt Taxaro eine Warnung, zum Beispiel: „70021 steht nicht in den am 12.11.2026 importierten Personenkonten des Mandats.“ So fallen Tippfehler auf, bevor ein falscher Kreditor den Ausgleich der offenen Posten verhindert.

Haben Sie den Kreditor erst nach dem Import in der FiBu angelegt, ist die Warnung erwartet. Sie können den Beleg trotzdem freigeben, die Warnung gilt damit als bestätigt. Gibt es den Kreditor in der FiBu noch gar nicht, legen Sie ihn besser als neues Personenkonto an (siehe oben). Dann kommt er mit dem Export in die FiBu. Inaktive Konten, Diverse-Konten und das geltende Standard-Gegenkonto (des Mandats, sonst der Kanzlei) lösen keine Warnung aus, ebenso wenig vierstellige Sachkonten wie 1600.

Bestand ansehen

Klicken Sie auf der Karte Personenkonten auf Anzeigen. Die Liste zeigt alle Personenkonten sortiert nach Nummer, mit Name, USt-ID, Steuernummer und Art. Weicht die Kurzbezeichnung vom Namen ab, steht sie klein darunter. Inaktive Konten, Diverse-Konten und in Taxaro angelegte Konten („neu in Taxaro“) sind gekennzeichnet. Das Suchfeld findet Konten über Nummer, Name, Kurzbezeichnung, USt-ID oder Steuernummer, mit Alle, Kreditoren und Debitoren schränken Sie die Liste ein.

Auf der Karte steht neben dem Datum des Imports, wie viele Personenkonten in Taxaro neu angelegt wurden, zum Beispiel „Importiert am 13.11.2026, 2 neu in Taxaro angelegt“.

Importierte Personenkonten lassen sich in Taxaro nicht bearbeiten oder löschen. Maßgeblich bleiben die Stammdaten in Ihrer FiBu: Korrigieren Sie dort und importieren Sie erneut.

Ein in Taxaro angelegtes Personenkonto können Sie über den Papierkorb am Ende seiner Zeile wieder löschen, solange es noch in keinem Export enthalten war. Belege mit dieser Nummer behalten ihr Gegenkonto und tragen danach die Warnung „nicht in den Personenkonten“. Bearbeiten lässt sich ein angelegtes Konto nicht. Vor dem ersten Export löschen Sie es und legen es neu an. Danach korrigieren Sie es in Ihrer FiBu; mit dem nächsten Import der Personenkonten gilt dann das Konto aus der FiBu.

Personenkonten aktualisieren

Haben Sie in der FiBu neue Kreditoren oder Debitoren angelegt oder Stammdaten korrigiert, exportieren Sie die Personenkonten erneut. Klicken Sie auf der Karte Personenkonten auf die drei Punkte und wählen Sie Importieren. Die Vorschau weist darauf hin, dass der neue Import den bisherigen Bestand ersetzt, und nennt die Anzahl der in Taxaro angelegten Konten, die erhalten bleiben. Importierte Konten, die in der neuen Datei fehlen, sind danach nicht mehr bekannt.

In Taxaro angelegte Personenkonten bleiben erhalten, solange ihre Nummer nicht in der neuen Datei steht. Steht sie darin, hat Ihre FiBu das Konto inzwischen übernommen: Ab dann gilt das Konto aus der FiBu, und die Kennzeichnung „neu in Taxaro“ entfällt.

Gehört die Nummer in der FiBu zu einem anderen Partner, etwa weil sie dort zwischenzeitlich vergeben wurde, gilt ebenfalls das Konto aus der FiBu. Taxaro erkennt das an einer abweichenden USt-ID oder Steuernummer oder an einem ganz anderen Namen. Nach dem Import nennt ein Hinweis die Nummer und beide Namen, zum Beispiel „70289: in Taxaro für „Amazon Media EU S.à r.l.“ angelegt, in der FiBu „Elektro Sommer KG““. Prüfen Sie dann die Belege mit dieser Nummer und tragen Sie bei Bedarf ein anderes Gegenkonto ein.

Offene Belege ordnet Taxaro auch nach einem erneuten Import neu zu, soweit ihr Gegenkonto noch dem Vorschlag entspricht.

Personenkonten entfernen

Klicken Sie auf der Karte Personenkonten auf die drei Punkte und wählen Sie Alle entfernen. Das entfernt auch die in Taxaro angelegten Personenkonten, die Rückfrage nennt ihre Anzahl. Nach der Bestätigung arbeitet die Belegerfassung für dieses Mandat wieder ohne Stammdaten. Offene Belege, deren Gegenkonto aus den Stammdaten stammte, erhalten wieder das Standard-Gegenkonto oder das Gelernte.

Import und Entfernen gelten sofort. Sie hängen nicht davon ab, ob Sie den Dialog mit den Einstellungen des Mandats danach speichern.

Wenn der Import nicht klappt

Meldung	Was Sie tun
Diese DATEV-Datei enthält keine Debitoren/Kreditoren	Sie haben zum Beispiel einen Buchungsstapel gewählt. Exportieren Sie die Stammdaten Debitoren/Kreditoren
Unterstützt werden nur vierstellige Sachkonten …	Das Mandat bucht mit längeren Kontonummern. Das unterstützt die Belegerfassung nicht
Diese Formatversion der DATEV-Datei ist unbekannt	Löschen Sie die erste Zeile der Datei, zum Beispiel in einem Texteditor, und importieren Sie sie erneut. Dann ordnen Sie die Spalten selbst zu
Die Datei enthält kein gültiges Personenkonto	Prüfen Sie, ob Kontonummer und Name richtig zugeordnet sind und die Nummern fünfstellig sind
Die Datei konnte nicht gelesen werden	Speichern Sie die Datei als CSV oder als Excel-Datei im Format .xlsx. Das ältere Format .xls wird nicht unterstützt

Umlaute in Dateien aus älteren Programmen (Windows-Zeichensatz) erkennt Taxaro selbst. Erscheinen Namen in der Vorschau trotzdem mit falschen Zeichen, speichern Sie die Datei in UTF-8.

Häufige Fragen

Brauche ich den Import, wenn wir mit einem Sammelkreditor buchen?

Nein. Wenn Sie Eingangsrechnungen auf ein Sammelkonto wie 70000 buchen, genügt das Standard-Gegenkonto in den Einstellungen des Mandats. Der Import lohnt sich bei Mandaten mit offenen Posten, bei denen jeder Lieferant und Kunde ein eigenes Personenkonto hat.

Kann ich ein einzelnes Personenkonto in Taxaro ändern oder ergänzen?

Ändern nicht: Importierte Personenkonten pflegen Sie in Ihrem Buchhaltungsprogramm und importieren sie danach neu. Ergänzen ja: Fehlt für einen Lieferanten oder Kunden das Personenkonto, legen Sie es im Gegenkonto des Belegs neu an. Taxaro liefert es mit dem Export als eigene Datei, die Sie vor den Buchungen in die FiBu einlesen.

Was passiert mit neu angelegten Personenkonten beim nächsten Import?

Sie bleiben erhalten, bis ihre Nummer in einem Import vorkommt. Ab dann gilt das Konto aus der FiBu. Gehört die Nummer in der FiBu zu einem anderen Partner, nennt Taxaro nach dem Import die Nummer und beide Namen.

Wird die Datei in Taxaro gespeichert?

Nein. Taxaro liest die Datei in Ihrem Browser und speichert je Personenkonto nur Nummer, Name, Kurzbezeichnung, USt-ID, Steuernummer, IBAN, Status und die Kennzeichnung als Diverse-Konto. Adressen und andere Angaben aus der Datei werden nicht übernommen.

Was passiert mit Belegen, die schon ausgelesen sind?

Offene Belege des Mandats erhalten nach dem Import das passende Personenkonto, sofern ihr Gegenkonto noch dem Vorschlag entspricht. Von Hand geänderte Gegenkonten und freigegebene Belege bleiben unverändert. Taxaro zeigt an, wie viele Belege neu zugeordnet wurden.