Steuertipps für Gründer: Was von Anfang an wichtig ist

Wer ein Unternehmen gründet, hat viel um die Ohren: Geschäftsidee, Finanzierung, erste Kunden. Das Thema Steuern landet dabei oft auf der langen Bank – bis das Finanzamt Post schickt. Dabei lassen sich mit etwas Vorbereitung typische Fehler vermeiden und von Anfang an Weichen richtig stellen. Dieser Artikel fasst zusammen, was Gründerinnen und Gründer über Steuern wissen sollten.

Die Anmeldung beim Finanzamt

Jede selbstständige Tätigkeit muss beim Finanzamt angezeigt werden. Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der seit 2021 elektronisch über ELSTER eingereicht werden muss. Darin werden unter anderem die Art der Tätigkeit, die erwarteten Umsätze und Gewinne sowie die gewünschte Besteuerungsform abgefragt.

Das Finanzamt teilt daraufhin eine Steuernummer zu – diese ist nicht zu verwechseln mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die für Geschäfte im EU-Ausland relevant wird.

Tipp: Den Fragebogen sorgfältig ausfüllen. Falsche Angaben zu erwarteten Gewinnen können zu überhöhten Vorauszahlungen führen. Wer unsicher ist, sollte sich frühzeitig beraten lassen.

Welche Steuern auf Gründer zukommen

Je nach Rechtsform und Tätigkeit sind unterschiedliche Steuerarten relevant:

Einkommensteuer

Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn. Der Steuersatz ist progressiv und steigt mit dem Einkommen. 2026 bleibt das Einkommen bis zum Grundfreibetrag von 12.348 Euro steuerfrei. Der Spitzensteuersatz von 42 Prozent greift ab einem zu versteuernden Einkommen von rund 69.900 Euro.

Gewerbesteuer

Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer. Freiberufler sind davon ausgenommen. Die Höhe hängt vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde ab. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es einen Freibetrag von 24.500 Euro – erst darüber wird Gewerbesteuer fällig.

Umsatzsteuer

Wer Waren oder Dienstleistungen verkauft, muss grundsätzlich Umsatzsteuer in Rechnung stellen und an das Finanzamt abführen. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Im Gegenzug darf die auf Einkäufe gezahlte Vorsteuer abgezogen werden.

Körperschaftsteuer

Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG zahlen statt Einkommensteuer die Körperschaftsteuer mit einem Satz von 15 Prozent. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag sowie die Gewerbesteuer.

Die Kleinunternehmerregelung: Weniger Bürokratie, aber Abwägung nötig

Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Dabei gelten für Kleinunternehmer besondere Regeln bei der E-Rechnungspflicht. Dann entfällt die Umsatzsteuer auf Rechnungen – aber auch der Vorsteuerabzug.

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Einfachere Rechnungsstellung
• Attraktiver für Privatkunden (niedrigere Preise möglich)

Nachteile:

• Kein Vorsteuerabzug bei Anschaffungen
• Weniger professionelle Außenwirkung bei B2B-Kunden
• Umsatzgrenze schnell erreicht

Wer hohe Anfangsinvestitionen plant oder überwiegend an Unternehmen verkauft, sollte prüfen, ob der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung günstiger ist.

Vorauszahlungen und Fristen im Griff behalten

Das Finanzamt setzt auf Basis der erwarteten Gewinne vierteljährliche Vorauszahlungen fest – für Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer. Die Termine sind jeweils der 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

Bei der Umsatzsteuer ist in den ersten beiden Jahren nach der Gründung grundsätzlich eine monatliche Voranmeldung vorgesehen. Diese Regelung wurde für die Jahre 2021 bis 2026 jedoch ausgesetzt: Gründer können in dieser Zeit auch quartalsweise melden, wenn die Zahllast unter 7.500 Euro pro Jahr liegt.

Tipp: Etwa 30 bis 40 Prozent des Gewinns für Steuern zurücklegen. Ein separates Unterkonto hilft, den Überblick zu behalten und Nachzahlungen zu vermeiden.

Gewinnermittlung: EÜR oder Bilanz?

Die meisten Gründer ermitteln ihren Gewinn durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt – einfach und übersichtlich.

Zur doppelten Buchführung mit Bilanz sind nur Kaufleute verpflichtet, also etwa eine GmbH oder ein eingetragener Kaufmann. Auch Gewerbetreibende, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten (mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn), müssen bilanzieren.

Betriebsausgaben richtig absetzen

Gründer können betrieblich veranlasste Ausgaben steuerlich geltend machen. Dazu gehören unter anderem:

• Büromaterial und Arbeitsmittel
• Miete für Geschäftsräume oder anteiliges häusliches Arbeitszimmer
• Fahrtkosten und Reisekosten
• Telefon- und Internetkosten (anteilig bei Mischnutzung)
• Beratungskosten (z. B. Steuerberater, Rechtsanwalt)
• Fortbildung und Fachliteratur

Wichtig ist eine saubere Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben. Belege sollten von Anfang an systematisch gesammelt werden – idealerweise digital und über einen strukturierten Kanal, der auch die spätere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert.

Der richtige Zeitpunkt für den Steuerberater

Nicht jeder Gründer braucht sofort einen Steuerberater. Bei einfachen Strukturen und überschaubaren Umsätzen reicht zunächst oft eine Steuersoftware. Doch spätestens wenn die Komplexität steigt – etwa durch Mitarbeiter, internationale Geschäfte oder höhere Gewinne – lohnt sich professionelle Unterstützung.

Ein guter Steuerberater hilft nicht nur bei der Steuererklärung, sondern auch bei der Wahl der Rechtsform, der Gestaltung von Verträgen und der laufenden Optimierung. Für die Zusammenarbeit ist ein effizienter Austausch von Belegen und Informationen entscheidend. Digitale Lösungen wie Mandantenportale machen das einfacher als der klassische Weg über E-Mail oder Papier.

Fazit: Früh informieren, sauber dokumentieren

Steuern gehören von Anfang an zur Gründung dazu. Wer sich früh informiert, die passende Rechtsform wählt und seine Finanzen im Blick behält, vermeidet böse Überraschungen. Eine saubere Belegführung und klare Prozesse für den Austausch mit dem Steuerberater legen das Fundament für ein solides Finanzmanagement – und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: das Geschäft.