GoBD 2026: Was kleine Steuerkanzleien konkret anpassen müssen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – sind das Regelwerk für die digitale Buchführung in Deutschland. Mit dem BMF-Schreiben vom Juli 2025 wurden sie erneut angepasst, vor allem im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht. Für kleine Steuerkanzleien bedeutet das: Prozesse prüfen, Dokumentation aktualisieren und Mandanten informieren.

Was sich 2025 geändert hat

Die zweite GoBD-Änderung reagiert auf die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

Archivierung von E-Rechnungen

Rechnungen, die als strukturierter Datensatz eingehen – etwa im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format – müssen nicht mehr bildlich aufbewahrt werden. Es genügt, den maschinenlesbaren Teil (die XML-Datei) zu speichern. Der PDF-Anteil bei ZUGFeRD-Rechnungen ist nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält, etwa handschriftliche Anmerkungen oder Buchungsvermerke.

Das vereinfacht die Archivierung, erfordert aber ein System, das XML-Dateien strukturiert ablegen und wiederfinden kann.

Konvertierung von Belegen

Werden digitale Belege in ein anderes Format umgewandelt – etwa von einem proprietären Format in PDF – müssen grundsätzlich beide Versionen aufbewahrt werden. Eine Ausnahme gilt, wenn:

• sich keine inhaltlichen Veränderungen ergeben
• die Datei maschinell auswertbar bleibt
• die ordnungsgemäße Konvertierung in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen wird

Für Kanzleien bedeutet das: Konvertierungsprozesse dokumentieren und bei der Softwareauswahl auf verlustfreie Formate achten.

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen

Die GoBD konkretisieren die drei Arten des Datenzugriffs bei Außenprüfungen:

• Z1 (Nur-Lese-Zugriff): Der Prüfer arbeitet direkt im System des Unternehmens
• Z2 (Mittelbarer Zugriff): Das Unternehmen erstellt auf Anfrage Auswertungen mit vorhandenen Softwarefunktionen
• Z3 (Datenträgerüberlassung): Die Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format übergeben

Wichtig: Für Z2 darf keine zusätzliche Softwareentwicklung erforderlich sein. Kann das System die gewünschten Auswertungen nicht liefern, kann der Prüfer direkt auf Z3 bestehen.

Was das für kleine Kanzleien bedeutet

Auch Einzelkanzleien und kleine Teams sind an die GoBD gebunden – sowohl für die eigene Buchführung als auch bei der Betreuung von Mandanten.

Die eigene Kanzlei prüfen

Selbst wenn eine Kanzlei nur wenige Eingangsrechnungen erhält: Sobald E-Rechnungen eingehen, müssen sie GoBD-konform archiviert werden. Das klassische Ablegen im E-Mail-Postfach reicht nicht aus. Es braucht ein System, das:

• Belege unveränderbar speichert
• eine Volltextsuche oder Indexierung ermöglicht
• den Zugriff für Prüfungen gewährleistet

Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme oder spezialisierte Archivlösungen erfüllen diese Anforderungen. Auch Kommunikationsplattformen wie Taxaro, die Belege strukturiert und revisionssicher speichern, können Teil der Lösung sein.

Mandanten unterstützen

Viele kleinere Mandanten haben keine eigene Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen verarbeiten kann. Hier kann die Kanzlei helfen:

• Aufklärung: Was ist eine E-Rechnung, was nicht?
• Empfehlung: Welche einfachen Tools gibt es?
• Prozess: Wie kommen Belege strukturiert in die Kanzlei?

Ein zentraler Kanal für den Belegaustausch – statt E-Mail-Anhänge und Papier – erleichtert nicht nur die GoBD-Konformität, sondern auch die tägliche Arbeit.

Die Verfahrensdokumentation: Pflicht, nicht Kür

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Geschäftsvorfälle erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Sie ist Pflicht, sobald Buchführungs- oder Aufzeichnungsprozesse elektronisch erfolgen – also praktisch immer.

Viele kleine Kanzleien scheuen den Aufwand, doch eine Verfahrensdokumentation muss kein mehrhundertseitiges Werk sein. Für kleine Strukturen reicht oft ein überschaubares Dokument, das folgende Punkte abdeckt:

1. Allgemeine Beschreibung: Welche Systeme werden genutzt?
2. Belegerfassung: Wie kommen Belege ins System?
3. Verarbeitung: Wie werden Buchungen erstellt?
4. Archivierung: Wo und wie lange werden Daten gespeichert?
5. Datensicherung: Wie wird Datenverlust verhindert?
6. Zugriffskontrolle: Wer hat Zugang zu welchen Daten?

Wichtig ist, dass die Dokumentation aktuell gehalten wird. Bei Systemwechseln oder Prozessänderungen muss sie angepasst werden.

Meldepflicht für digitale Systeme

Seit Juli 2025 müssen Unternehmen dem Finanzamt bestimmte Angaben zu ihren digitalen Datenverarbeitungssystemen mitteilen:

• Anzahl der verwendeten Systeme
• Bezeichnung und Seriennummer
• Datum der Anschaffung und ggf. Außerbetriebnahme

Diese Meldepflicht betrifft Kassensysteme und andere aufzeichnungspflichtige Systeme. Für Steuerkanzleien ist sie bei der Beratung ihrer Mandanten relevant – insbesondere im Handel und in der Gastronomie.

Konsequenzen bei Verstößen

Fehlende oder mangelhafte GoBD-Konformität kann teuer werden:

• Schätzung: Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen, oft zu Ungunsten des Steuerpflichtigen
• Bußgelder: Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen drohen Sanktionen
• Haftung: Steuerberater können bei mangelhafter Beratung in die Haftung geraten

Fazit: Pragmatisch, aber konsequent

Die GoBD-Anforderungen wirken auf den ersten Blick komplex, lassen sich aber mit den richtigen Prozessen gut umsetzen. Für kleine Steuerkanzleien gilt: Eine pragmatische Verfahrensdokumentation erstellen, die Archivierung der E-Rechnungen sicherstellen und Mandanten beim Aufbau GoBD-konformer Prozesse unterstützen. Digitale Werkzeuge für den strukturierten Belegaustausch sind dabei keine Zusatzkosten, sondern eine Investition in Effizienz und Rechtssicherheit.