GmbH digital gründen: So gelingt die Gründung in 48 Stunden

Warum die digitale GmbH-Gründung relevant ist

Seit August 2022 können GmbHs in Deutschland vollständig digital gegründet werden. Grundlage ist das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), das die notarielle Videobeurkundung für bestimmte Gesellschaftsgründungen ermöglicht. Was vorher mehrere Wochen dauerte, lässt sich bei guter Vorbereitung in unter 48 Stunden erledigen – vom ersten Anruf beim Notar bis zur fertigen Gründungsurkunde.

Für Steuerberater bedeutet das: Mandanten, die schnell gründen wollen, brauchen keine wochenlange Wartezeit mehr einzuplanen. Wer den digitalen Prozess kennt, kann gezielt beraten und die steuerliche Begleitung frühzeitig aufsetzen.

Voraussetzungen für die digitale Gründung

Bevor der eigentliche Gründungsprozess beginnt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Elektronischer Personalausweis

Die Identitätsprüfung beim digitalen Notartermin erfolgt per NFC-Chip im Personalausweis. Voraussetzung ist ein Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion (eID). Alle nach November 2010 ausgestellten Ausweise verfügen über den Chip – die eID-Funktion muss jedoch aktiv freigeschaltet sein und der Mandant benötigt seine sechsstellige PIN.

Wer die PIN nicht kennt oder die Funktion nie aktiviert hat, kann dies über die AusweisApp des Bundes nachholen. Das sollte vor dem Notartermin erledigt werden, da es sonst zum Engpass wird.

Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag

Die digitale Beurkundung per Video ist derzeit auf Gründungen mit dem sogenannten Musterprotokoll beschränkt. Das Musterprotokoll ist ein gesetzlich vorgegebener, vereinfachter Gesellschaftsvertrag nach § 2 Abs. 1a GmbHG. Es eignet sich für unkomplizierte Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer.

Für Mandanten, die individuelle Regelungen im Gesellschaftsvertrag benötigen – etwa Vesting-Klauseln, abweichende Gewinnverteilungen oder Nachfolgeregelungen – ist weiterhin ein Präsenztermin beim Notar erforderlich.

Stammkapital

Die Regeln zum Stammkapital ändern sich durch die digitale Gründung nicht. Für eine GmbH sind mindestens 25.000 EUR Stammkapital erforderlich, wobei bei Gründung mindestens die Hälfte (12.500 EUR) eingezahlt werden muss. Der Restbetrag kann später eingefordert werden, bleibt aber als Verbindlichkeit bestehen. Bei einer UG (haftungsbeschränkt) genügt theoretisch 1 EUR – in der Praxis sollte die Kapitalausstattung aber realistisch zum geplanten Geschäftsbetrieb passen.

Schritt für Schritt: GmbH in 48 Stunden gründen

Schritt 1: Notariat kontaktieren und digitalen Termin vereinbaren

Nehmen Sie Kontakt zu einem Notariat auf und fragen Sie gezielt nach einem Termin zur digitalen Beurkundung per Video. Nicht alle Notariate bieten das Verfahren an, aber die Zahl wächst stetig. Viele Notariate in größeren Städten haben bereits kurzfristig Termine frei – teilweise innerhalb von 24 Stunden.

Der geografische Standort des Notariats spielt dabei keine Rolle. Die Gebühren sind durch das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) bundesweit einheitlich geregelt.

Schritt 2: Gesellschaftszweck prüfen lassen (optional)

Vor der Beurkundung kann der Gesellschaftszweck (Unternehmensgegenstand) bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) geprüft werden. Die IHK bestätigt kostenlos, ob der gewählte Zweck zulässig ist und nicht mit bestehenden Firmennamen kollidiert. Das erfolgt in der Regel über ein Online-Formular und dauert im besten Fall etwa einen Werktag.

Dieser Schritt ist nicht verpflichtend, kann aber spätere Beanstandungen durch das Registergericht vermeiden.

Schritt 3: Unterlagen an das Notariat übermitteln

Senden Sie dem Notariat die notwendigen Angaben zur Vorbereitung:

• Firma (gewünschter Unternehmensname mit Rechtsformzusatz)
• Sitz der Gesellschaft (Ort, nicht die vollständige Adresse)
• Geschäftsanschrift
• Unternehmensgegenstand (Gesellschaftszweck)
• Stammkapital und Aufteilung der Geschäftsanteile
• Persönliche Daten der Gesellschafter (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
• Geschäftsführer (Name und Angaben zur Vertretungsberechtigung)

Das Notariat bereitet auf dieser Grundlage das Musterprotokoll und die Gründungsurkunde vor und sendet Ihnen einen Einladungslink zum Videotermin.

Schritt 4: Videotermin durchführen

Der eigentliche Beurkundungstermin dauert in der Regel etwa zehn Minuten. Der Ablauf:

1. Sie verbinden sich über die Notariats-App oder das bereitgestellte Videosystem.
2. Der Notar liest die relevanten Dokumente vor – wie beim Präsenztermin eine gesetzliche Pflicht.
3. Die Identitätsprüfung erfolgt, indem Sie Ihren Personalausweis per NFC an das Smartphone halten. Die Notariats-App liest den Chip aus und überträgt die Daten verschlüsselt.
4. Sie bestätigen die Gründung digital.

Nach dem Termin erhalten Sie die Gründungsurkunde und die weiteren Unterlagen elektronisch. Ab diesem Zeitpunkt existiert die GmbH als GmbH in Gründung (i. G.) und ist grundsätzlich geschäftsfähig.

Schritt 5: Geschäftskonto eröffnen und Stammeinlage einzahlen

Mit den Gründungsunterlagen eröffnen Sie ein Geschäftskonto. Digitale Geschäftsbanken wie Qonto, Fyrst oder Vivid ermöglichen die Kontoeröffnung häufig komplett online und innerhalb weniger Stunden.

Überweisen Sie die Stammeinlage (mindestens 12.500 EUR bei einer GmbH) auf das neue Konto. Im Verwendungszweck sollte eindeutig „Stammeinlage" sowie der Name des einzahlenden Gesellschafters stehen. Die Bank bestätigt den Eingang gegenüber dem Notariat.

Schritt 6: Eintragung im Handelsregister

Sobald der Einzahlungsnachweis vorliegt, reicht das Notariat die Anmeldung beim zuständigen Registergericht elektronisch ein. Die Bearbeitungszeit variiert je nach Gericht – erfahrungsgemäß zwischen drei Werktagen und mehreren Wochen.

Mit der Eintragung im Handelsregister wird aus der GmbH i. G. eine vollwertige GmbH.

Was nach der Gründung zu tun ist

Die Beurkundung und Registereintragung sind nur der Anfang. Folgende Schritte stehen danach an:

Gewerbeanmeldung

Die Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt ist Pflicht. Benötigt werden der Handelsregisterauszug und ein gültiger Ausweis. Viele Kommunen bieten die Anmeldung inzwischen online an.

Transparenzregister

Jede GmbH muss ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister melden – das sind in der Regel alle Gesellschafter mit mehr als 25 % der Anteile. Die Meldung erfolgt elektronisch und muss unverzüglich nach der Gründung geschehen.

Steuerliche Erfassung

Das Finanzamt sendet nach der Gewerbeanmeldung den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Alternativ kann dieser proaktiv über ELSTER eingereicht werden. Ohne die daraus resultierende Steuernummer können keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer gestellt werden.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist separat beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen und wird für innergemeinschaftliche Geschäfte benötigt. Sie ist jedoch keine Voraussetzung, um den Geschäftsbetrieb aufzunehmen.

Eröffnungsbilanz

Die GmbH muss eine Eröffnungsbilanz zum Gründungsstichtag erstellen. Hier zeigt sich der Wert einer frühzeitigen steuerlichen Begleitung: Wer von Anfang an sauber bucht, spart sich spätere Korrekturen.

Wann der digitale Weg sinnvoll ist – und wann nicht

Die digitale Gründung eignet sich besonders für:

• Einzelgründer oder kleine Teams (bis zu drei Gesellschafter), die das Musterprotokoll nutzen können
• Standardgründungen ohne komplexe gesellschaftsvertragliche Regelungen
• Gründer mit Zeitdruck, die schnell geschäftsfähig sein müssen
• Überregionale Gründungen, bei denen ein Präsenztermin mit Anreise unpraktisch wäre

Der klassische Präsenztermin bleibt die bessere Wahl, wenn:

• Ein individueller Gesellschaftsvertrag mit spezifischen Klauseln benötigt wird
• Sacheinlagen statt Bareinlagen geleistet werden
• Mehr als drei Gesellschafter beteiligt sind
• Komplexe Beteiligungsstrukturen vorliegen (etwa bei Holdingkonstruktionen)

Fazit

Die digitale GmbH-Gründung ist kein Zukunftsprojekt mehr, sondern funktioniert heute. Wer als Steuerberater den Prozess kennt und Mandanten proaktiv darauf hinweist, kann die Gründungsbegleitung deutlich effizienter gestalten. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Wenn eID, Unterlagen und Gesellschaftszweck stehen, ist der Weg von der Idee zur GmbH i. G. tatsächlich in unter 48 Stunden machbar.