Mythos GmbH-Gründung: Ein Leitfaden für angehende Unternehmer

Vor der GmbH-Gründung

Bevor man sich auf das spannende Abenteuer der Gründung einer GmbH einlässt, gibt es einige wichtige Entscheidungen und Vorbereitungen zu treffen. Hier sind die Schlüsselpunkte, die man im Blick haben sollte:

Die Wahl zwischen UG und GmbH

Die erste Entscheidung, die getroffen werden muss, ist die Wahl zwischen einer UG (haftungsbeschränkt) und einer GmbH. Jede dieser Formen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die man in Erwägung ziehen sollte.

Kapitalausstattung

Für eine UG ist es wichtig, dass sie mit ausreichend Kapital ausgestattet ist. Das bedeutet, dass sie nicht sofort nach der Gründung insolvent gehen sollte. Ein häufiges Missverständnis bei der Gründung einer GmbH ist die Höhe des erforderlichen Stammkapitals. Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie nicht die vollen 25.000 EUR sofort einzahlen. Es ist auch möglich zu vereinbaren, dass nur die Hälfte, also 12.500 EUR sofort zur Einzahlung fällig sind.

Der Gesellschaftsvertrag

Jede GmbH benötigt einen Gesellschaftsvertrag, der auch als Satzung bezeichnet wird. Dieses Dokument legt die Grundlagen und Richtlinien für die Funktionsweise des Unternehmens fest. Wenn Sie alleine gründen, können Sie sich oft auf Vorlagen verlassen. Ein empfehlenswertes Buch, das Ihnen dabei hilft, ist "So gründe und führe ich eine GmbH: Vorteile nutzen, Risiken vermeiden" von Waldner und Wölfel. Für Gründungsteams ist es jedoch ratsam, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

Die Partnerschaft – eine unternehmerische Ehe

Vergleichen Sie das Gründen eines Unternehmens mit mehreren Partnern mit einer Ehe. Beide erfordern Commitment, Vertrauen und klare Vereinbarungen. Ein schlecht formulierter oder unvollständiger Gesellschaftsvertrag kann später zu erheblichen Konflikten und finanziellen Belastungen führen. Denken Sie daran: Eine Investition in gute rechtliche Beratung am Anfang kann später viel Geld und Herzschmerz sparen.

Selbst ist nicht immer der Mann (oder die Frau)

Einige Gründer sind versucht, die steuerlichen Angelegenheiten ihrer GmbH selbst zu handhaben. Obwohl es verlockend sein mag, Geld zu sparen, kann dies letztlich mehr Schaden als Nutzen bringen. Es lenkt nicht nur vom eigentlichen Geschäft ab, sondern kann auch zu kostspieligen Fehlern führen.

Der Ablauf einer GmbH-Gründung

Das Gründen einer GmbH mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung und der richtigen Vorbereitung kann der Prozess deutlich vereinfacht werden.

Schritt 1: Den Notartermin sorgfältig vorbereiten

1. Wahl des Notariats:

Beginnen Sie mit der Auswahl eines Notariats. Dabei ist die geographische Lage nicht entscheidend, da die Gebühren und Prozesse durch gesetzliche Regelungen weitgehend standardisiert sind. Die Unterschiede liegen vor allem in der Servicequalität. Dennoch ist die GmbH-Gründung für die meisten Notare ein Routineverfahren.

2. Kontaktaufnahme und Vorlage des Gesellschaftsvertrags:

Nachdem Sie ein Notariat ausgewählt haben, nehmen Sie Kontakt auf und übermitteln gegebenenfalls Ihren Entwurf des Gesellschaftsvertrags (auch Satzung genannt). Dies gibt dem Notar die Möglichkeit, sich im Vorfeld mit den Details vertraut zu machen.

3. Kostenklärung im Voraus:

Ein oft übersehener, aber wichtiger Schritt ist die Anfrage nach einer "Kostenstarksagung". Warum ist das relevant? Nachdem Sie Ihre GmbH beim Registergericht angemeldet haben, wird dieses erst aktiv, nachdem es die fälligen Gebühren erhalten hat. Das kann je nach internen Abläufen und Postlaufzeiten einige Wochen dauern. Um diesen Prozess zu beschleunigen, kann das Notariat in Ihrem Namen gegenüber dem Gericht für die Kosten bürgen. Die Notare reichen dann die Kosten in der Regel einfach an Sie weiter, indem sie sie in ihre eigene Rechnung aufnehmen und die Beträge direkt an das Gericht weiterleiten.

4. Terminvereinbarung:

Mit allen Unterlagen in der Hand wird das Notariat schließlich alle notwendigen Dokumente vorbereiten und einen Termin mit Ihnen abstimmen. Dies ist der Moment, in dem Ihre GmbH offiziell gegründet wird, also ein wichtiger Schritt auf Ihrem unternehmerischen Weg.

Schritt 2: Durchführung des Notartermins

Der Tag, an dem Ihre Vision einer GmbH in die Realität umgesetzt wird, rückt näher. Hier erfahren Sie, was Sie während dieses Termins erwartet:

Vorbereitung trifft auf Realität:

Auch wenn Sie sich im Vorfeld gründlich vorbereitet haben, können während des Termins immer noch Fragen oder Unsicherheiten auftreten. Keine Sorge – das ist vollkommen normal. Nutzen Sie den Moment, um gemeinsam mit dem Notar oder der Notarin alle offenen Fragen zu klären. Diese sind dafür da, Ihnen zu helfen und Sie durch den Prozess zu führen.

Letzte Anpassungen:

Während des Termins ist es durchaus möglich, noch kurzfristige Anpassungen am Gesellschaftsvertrag oder der Gründungsurkunde vorzunehmen. So stellen Sie sicher, dass alles genau Ihren Vorstellungen und Wünschen entspricht.

Formalitäten:

Der Höhepunkt des Termins ist das Vorlesen der relevanten Dokumente durch den Notar. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Formalität, sondern gibt Ihnen auch die Gelegenheit, alles noch einmal genau zu überprüfen. Anschließend setzen Sie Ihre Unterschrift unter den Gesellschaftsvertrag und eventuell weitere Dokumente.

Status "in Gründung":

Sobald die Unterschriften getätigt sind, trägt Ihre GmbH den Status "i. G.", was für "in Gründung" steht. Das bedeutet, dass die eigentliche Gründung und Registrierung der GmbH nun in die Wege geleitet wird.

Schritt 3: Eröffnung des Bankkontos und Einzahlung der Stammeinlage

Die finanziellen Grundlagen Ihrer GmbH werden mit der Eröffnung des Bankkontos und der Einzahlung der Stammeinlage gelegt. Hier sind die wichtigen Schritte, die Sie beachten sollten:

Bankkonto eröffnen:

Mit den Gründungsunterlagen vom Notar in der Hand können Sie nun ein Geschäftskonto für Ihre GmbH i. G. eröffnen. Es ist ratsam, sich im Vorfeld über verschiedene Banken und deren Angebote zu informieren. Einige Banken haben spezielle Konditionen für Start-ups oder junge Unternehmen.

Stammeinlage einzahlen:

Nachdem das Konto eröffnet ist, müssen Sie die vereinbarte Stammeinlage einzahlen. Denken Sie daran, dass mindestens 12.500 EUR sofort eingezahlt werden müssen. Der Verwendungszweck sollte klar auf die "Stammeinlage" hinweisen und idealerweise auch den Namen des Gesellschafters beinhalten, der die Einzahlung tätigt.

Einzahlungsbeleg sichern:

Bewahren Sie den Einzahlungsbeleg gut auf. Dieses Dokument ist der Nachweis gegenüber dem Notar und dem Registergericht, dass die Stammeinlage korrekt eingezahlt wurde. Ohne diesen Nachweis kann die Anmeldung im Handelsregister nicht erfolgen.

Schritt 4: Anmeldung im Handelsregister

Mit der Stammeinlage auf dem Konto sind Sie bereit für den nächsten offiziellen Schritt – die Anmeldung im Handelsregister:

Nachweis erbringen:

Legen Sie dem Notar den Einzahlungsbeleg vor. Dieser prüft die Korrektheit und bestätigt damit, dass die finanzielle Grundlage für die GmbH gelegt ist.

Anmeldung durch den Notar:

Der Notar wird nun die Anmeldung Ihrer GmbH beim zuständigen Registergericht elektronisch einreichen. Dieser Schritt ist entscheidend, denn erst mit der Eintragung im Handelsregister wird Ihre GmbH rechtskräftig und erhält ihre volle Geschäftsfähigkeit.

Wartezeit einplanen:

Die Eintragung im Handelsregister kann einige Zeit in Anspruch nehmen – von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, abhängig vom jeweiligen Gericht und dessen Auslastung. In dieser Phase ist Geduld gefragt.

Schritt 5: Die Gewerbeanmeldung

Sobald die GmbH im Handelsregister eingetragen ist, ist der nächste wichtige Schritt die Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt:

Zuständigkeit klären:

Das zuständige Gewerbeamt ist in der Regel das Amt in der Stadt oder Gemeinde, in der Ihre GmbH ihren Sitz hat.

Anmeldeformular ausfüllen:

Sie müssen ein Gewerbeanmeldeformular ausfüllen. Dieses erhalten Sie entweder online auf der Webseite des Gewerbeamtes oder direkt vor Ort. Achten Sie darauf, alle Angaben korrekt und vollständig zu machen.

Notwendige Unterlagen:

Neben dem ausgefüllten Formular benötigen Sie in der Regel eine Kopie des Handelsregisterauszugs und Ihren Personalausweis oder Reisepass.

Gebühren:

Für die Gewerbeanmeldung fallen Gebühren an. Die Höhe kann je nach Gemeinde variieren.

Bestätigung erhalten:

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine Gewerbeanmeldebestätigung. Bewahren Sie dieses Dokument gut auf, da es für viele weitere Schritte, wie z.B. die Beantragung der Steuernummer, benötigt wird.

Schritt 6: Anmeldung im Transparenzregister

Ein oft übersehener, aber gesetzlich vorgeschriebener Schritt ist die Anmeldung im Transparenzregister:

Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister dient dazu, die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften offenzulegen. Dies soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindern.

Wer ist meldepflichtig?

Alle GmbHs sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister anzumelden. Der wirtschaftlich Berechtigte ist in der Regel die natürliche Person, die letztendlich Eigentümer der GmbH ist oder diese kontrolliert (z.B. durch mehr als 25% der Kapitalanteile oder Stimmrechte).

Wie erfolgt die Anmeldung?

Die Anmeldung erfolgt elektronisch über die Webseite des Transparenzregisters. Sie müssen Angaben zur GmbH und zu den wirtschaftlich Berechtigten machen.

Fristen beachten:

Die Anmeldung muss unverzüglich nach der Gründung bzw. nach Kenntnisnahme der wirtschaftlichen Berechtigung erfolgen. Versäumnisse können zu Bußgeldern führen.

Schritt 7: Beantragung der Steuernummer

Der letzte administrative Schritt auf dem Weg zur vollen Geschäftstätigkeit Ihrer GmbH ist die Beantragung der Steuernummer beim zuständigen Finanzamt:

Zuständiges Finanzamt:

Das für Ihre GmbH zuständige Finanzamt ist das Finanzamt, in dessen Bezirk die GmbH ihren Sitz hat.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung:

Sie müssen den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" ausfüllen. Dieses umfangreiche Formular fragt detaillierte Informationen zu Ihrer GmbH, den Gesellschaftern, dem Geschäftszweck und den erwarteten Umsätzen und Gewinnen ab. Der Fragebogen wird in der Regel vom Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung automatisch zugesendet, kann aber auch proaktiv angefordert oder online ausgefüllt werden (über ELSTER).

Unterlagen beifügen:

Dem Fragebogen müssen verschiedene Unterlagen beigefügt werden, darunter der Gesellschaftsvertrag, der Handelsregisterauszug und die Gewerbeanmeldung.

Bearbeitungszeit:

Die Bearbeitung durch das Finanzamt kann einige Wochen dauern. Nach Prüfung der Unterlagen erhalten Sie Ihre Steuernummer.

Wichtigkeit der Steuernummer:

Ohne Steuernummer dürfen Sie keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen. Sie ist essenziell für die Teilnahme am Geschäftsverkehr.

Fazit

Die Gründung einer GmbH ist ein strukturierter Prozess, der sorgfältige Planung und Beachtung zahlreicher Details erfordert. Von der Wahl der richtigen Rechtsform über die notarielle Beurkundung bis hin zu den verschiedenen Anmeldungen – jeder Schritt ist wichtig für einen erfolgreichen Start. Auch wenn der Weg manchmal komplex erscheinen mag, mit der richtigen Vorbereitung und gegebenenfalls professioneller Unterstützung ist er gut zu meistern. Denken Sie daran, dass eine solide Gründung das Fundament für den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens legt. Viel Erfolg auf Ihrem unternehmerischen Weg!