E-Rechnungen der Mandanten strukturiert in die Kanzlei bekommen

E-Rechnungen der Mandanten bekommen Sie am zuverlässigsten strukturiert in die Kanzlei, indem Sie pro Mandat einen festen Kanal einrichten: Die eingehenden XRechnung- und ZUGFeRD-Belege werden dort gesammelt, direkt dem richtigen Belegordner zugeordnet, mit Fälligkeiten versehen und gebündelt in die Verarbeitung exportiert. So ersetzen Sie das verstreute Einsammeln aus E-Mail-Postfächern durch einen geordneten E-Rechnungs-Prozess, der planbar bleibt.

Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für Ihre Mandanten heißt das: Bei ihnen läuft ein wachsender Strom strukturierter Rechnungen ein — und dieser Strom muss irgendwie zu Ihnen finden. Genau hier entsteht die neue Engstelle. Nicht die Pflicht ist das eigentliche Problem, sondern der ungeordnete Weg vom Mandanten in die Kanzlei.

Kurzkontext: die Empfangspflicht als Auslöser

Die rechtliche Seite — wer ab wann welche Formate senden und empfangen muss — ist an anderer Stelle ausführlich beschrieben. Den Überblick liefern die Beiträge zu den E-Rechnungs-Pflichten und Fristen 2026, zum Format XRechnung für Steuerberater und Unternehmen und zum hybriden Standard ZUGFeRD. Kurz zusammengefasst: Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen, XRechnung ist ein reines strukturiertes XML, ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten.

Wichtig ist hier nur die Konsequenz: Der Zufluss an E-Rechnungen bei Ihren Mandanten steigt, und er muss kanalisiert werden. Es geht nicht um die Pflicht, sondern um den Kommunikations- und Belegfluss.

Das Problem: E-Rechnungen kommen verstreut

Ohne festen Prozess erreichen die E-Rechnungen der Mandanten die Kanzlei auf allen erdenklichen Wegen gleichzeitig:

• Per E-Mail weitergeleitet — mal als Anhang, mal als Link, mal nur das PDF ohne die strukturierten Daten.
• Über wechselnde Portale — der eine Mandant nutzt ein Lieferantenportal, der nächste einen Cloud-Ordner, der dritte lädt gar nichts hoch und wartet auf Nachfrage.
• Papier-Restbestand — Rechnungen, die weiterhin ausgedruckt ankommen und eingescannt werden müssen.
• Verspätet und lückenhaft — ohne feste Fälligkeit trudeln Belege dann ein, wenn der Mandant Zeit hat, nicht wenn die Kanzlei sie braucht.

Das Ergebnis ist bekannt: Sie sammeln jede Periode aufs Neue aus verschiedenen Quellen zusammen, prüfen auf Vollständigkeit und ordnen manuell zu. Der strukturierte Charakter der E-Rechnung — ihr eigentlicher Vorteil — geht auf diesem Weg verloren, weil sie unstrukturiert bei Ihnen ankommt.

Der Unterschied zwischen dem heutigen Zufluss und einem kanalisierten Prozess lässt sich direkt gegenüberstellen:

Aspekt	Ohne Prozess (verstreut)	Mit einem Kanal (kanalisiert)
Weg in die Kanzlei	E-Mail, wechselnde Portale, Papier parallel	ein verbindlicher Kanal pro Mandat
Zuordnung	manuell, hinterher	automatisch zum richtigen Belegordner
Vollständigkeit	Nachfrage je Periode	sichtbarer Status, was noch fehlt
Zeitpunkt	wenn der Mandant liefert	feste Fälligkeit mit Erinnerung
Übergabe an die Software	Rechnung für Rechnung	gebündelter Export

Was „strukturiert" für die Kanzlei bedeutet

Der Vorteil der E-Rechnung liegt in den maschinenlesbaren Daten: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD trägt die XML-Daten im PDF mit. Wird eine solche Rechnung nur als ausgedrucktes oder abfotografiertes Blatt weitergereicht, geht genau dieser Vorteil verloren. „Strukturiert in die Kanzlei bekommen" heißt deshalb zweierlei: die Datei im Originalformat erhalten und sie sauber dem richtigen Mandat, Zeitraum und Belegtyp zuordnen. Der Prozess unten sichert beides ab.

Der Prozess: E-Rechnungs-Zufluss in 4 Schritten kanalisieren

Der Prozess dreht das um. Statt den verstreuten Zufluss hinterher zu sortieren, legen Sie vorne einen Kanal fest.

1. Ein Kanal pro Mandat festlegen

Bestimmen Sie je Mandat einen verbindlichen Weg, über den alle E-Rechnungen zu Ihnen gelangen — und kommunizieren Sie ihn klar. Der Mandant leitet seine eingehenden E-Rechnungen künftig ausschließlich über diesen Kanal weiter oder lädt sie dort hoch. Ein einziger Weg beendet das Nebeneinander aus E-Mail, Portalen und Papier und ist zugleich die Grundlage für alles Weitere. Wie Sie den passenden Kanal auswählen, hilft der Mandantenportal-Vergleich einzuordnen.

2. Belege in strukturierten Vorgängen und Ordnern ablegen

Legen Sie je Mandat und Periode einen Vorgang mit einem Belegordner an, in dem die E-Rechnungen landen. Statt eines unsortierten Posteingangs entsteht so eine geordnete Ablage: Eingangsrechnungen getrennt von Ausgangsrechnungen, jede Rechnung dem richtigen Zeitraum zugeordnet. Ergänzende Beleginformationen — etwa eine kurze Notiz zu Sonderfällen — bleiben direkt am Beleg. Der Mandant sieht denselben strukturierten Ort und lädt gezielt an die richtige Stelle.

3. Fälligkeiten für die regelmäßige Übermittlung setzen

E-Rechnungen fließen kontinuierlich, die Verarbeitung in der Kanzlei folgt aber einem Takt. Setzen Sie deshalb feste Fälligkeiten, zu denen der Mandant die gesammelten Belege einer Periode übermittelt haben muss — gekoppelt an den jeweiligen Termin wie den 10. des Folgemonats für die Umsatzsteuer. Wie Sie diese Erinnerungen vollständig automatisieren, statt jeden Monat manuell nachzufassen, zeigt der Beitrag Fristen und Belege bei Mandanten automatisch anfordern und erinnern.

4. Gebündelt in die Verarbeitung exportieren

Am Ende der Periode übergeben Sie die gesammelten Belege gebündelt an Ihre Buchhaltungs- und Kanzleisoftware — etwa als CSV-Export samt der zugehörigen Dateien. Statt jede Rechnung einzeln aus einem Postfach zu ziehen, wandert der geordnete Bestand in einem Schritt in die Verarbeitung. Ein Portal ohne Export-Möglichkeit wäre hier eine Sackgasse; achten Sie darauf, dass Ihre Belege jederzeit strukturiert wieder herauskommen.

Wo Taxaro passt

Diese vier Schritte brauchen ein Werkzeug, das den einen Kanal, die strukturierten Belegordner, die Fälligkeiten und den Export in einem vereint — und das der Mandant tatsächlich bedient. Genau dafür ist Taxaro gebaut. Mandanten übermitteln ihre E-Rechnungen über einen verschlüsselten Kanal — per Browser oder App, Papierbelege einfach mit der Handykamera abfotografiert — und die Dateien landen direkt im richtigen Belegordner des passenden Vorgangs. Beleginformationen bleiben am Dokument, Fälligkeiten mit automatischen Erinnerungen sorgen für den rechtzeitigen Zufluss, und der Export (ZIP/CSV) übergibt den geordneten Bestand an Ihre Verarbeitung. Taxaro ist dabei die Belegaustausch- und Kommunikationsschicht vor Ihrer bestehenden Software — es ergänzt DATEV oder Agenda und ersetzt sie nicht. Für kleine Kanzleien (1–9 Personen), deren Mandanten die E-Rechnungen bisher unstrukturiert liefern, schließt das genau die Lücke zwischen Mandant und Verarbeitung.

Wer die reine Firmen-Belegablage seiner Mandanten heute über DATEV Unternehmen online abbildet, findet im Beitrag DATEV Unternehmen online: Alternative für kleine Kanzleien eine Einordnung, wann ein einfacheres, mandantenfreundlicheres Portal die bessere Wahl ist.

Häufige Fragen

Wie kommen E-Rechnungen meiner Mandanten in die Kanzlei? Am zuverlässigsten über einen festen Kanal pro Mandat, in dem die eingehenden E-Rechnungen der Mandanten strukturiert gesammelt und direkt dem richtigen Belegordner zugeordnet werden. Statt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien verstreut per E-Mail zu erhalten, laufen sie gebündelt ein und lassen sich von dort in die Verarbeitung übergeben.

Wie bereite ich Mandanten auf die E-Rechnung vor? Klären Sie mit dem Mandanten, dass er seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können muss, und legen Sie einen verbindlichen Weg fest, wie diese Rechnungen zu Ihnen gelangen. Ein einfacher Kanal mit klarer Anleitung, wohin der Mandant seine eingehenden E-Rechnungen weiterleitet oder hochlädt, verhindert, dass Belege verstreut oder verspätet ankommen.

Kann ich E-Rechnungen strukturiert vom Mandanten einsammeln? Ja. Über ein Mandantenportal mit Belegordnern sammeln Sie die E-Rechnungen strukturiert ein, ordnen sie dem passenden Vorgang zu und setzen Fälligkeiten für die regelmäßige Übermittlung. Aus dem Portal exportieren Sie die Belege gebündelt, etwa als CSV, in Ihre Buchhaltungssoftware — statt jede Rechnung einzeln aus dem Postfach zu fischen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Empfangspflicht seit dem 01.01.2025 lässt den E-Rechnungs-Zufluss bei Ihren Mandanten steigen — die eigentliche Aufgabe ist, ihn geordnet in die Kanzlei zu bekommen.
• Ohne Prozess kommen E-Rechnungen verstreut an: per E-Mail, über wechselnde Portale, als Papier-Restbestand und oft verspätet.
• Der Prozess kanalisiert den Zufluss in vier Schritten: ein Kanal pro Mandat, strukturierte Vorgänge und Belegordner, feste Fälligkeiten, gebündelter Export in die Verarbeitung.
• Achten Sie auf einen sauberen Export — Belege müssen jederzeit strukturiert wieder aus dem Portal herauskommen.
• Werkzeuge wie Taxaro schließen als Belegaustausch-Schicht die Lücke zwischen Mandant und Verarbeitung und ergänzen die bestehende Kanzleisoftware wie DATEV, statt sie zu ersetzen.