Remote-Arbeit in Steuerkanzleien: Organisationspflichten richtig umsetzen

Remote-Arbeit hat sich in vielen Steuerkanzleien etabliert – nicht erst seit der Pandemie, aber dadurch beschleunigt. Mitarbeiter schätzen die Flexibilität, Kanzleien profitieren von erweitertem Bewerberkreis und reduzierten Büroflächen. Doch mit der räumlichen Verteilung entstehen besondere Anforderungen: Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz und Qualitätssicherung müssen auch im Homeoffice gewährleistet sein.

Berufsrechtliche Grundlagen

Das Steuerberatungsgesetz regelt Remote-Arbeit nicht explizit. Die allgemeinen Berufspflichten gelten aber unabhängig vom Arbeitsort:

Verschwiegenheitspflicht (§ 57 StBerG)

Mandantendaten sind geschützt – auch wenn sie zu Hause bearbeitet werden. Das bedeutet:

• Keine Einsicht durch Familienmitglieder oder Mitbewohner
• Keine Gespräche über Mandantenangelegenheiten in Hörweite Dritter
• Sichere Verwahrung von Unterlagen

Eigenverantwortliche Berufsausübung

Der Steuerberater bleibt verantwortlich für die Qualität der Arbeit – auch wenn sie räumlich verteilt stattfindet. Das erfordert entsprechende Kontroll- und Austauschmechanismen.

Aufbewahrungspflichten

Akten und Belege müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Bei Remote-Arbeit sollten physische Unterlagen nicht dauerhaft im Homeoffice lagern, sondern nach Bearbeitung in die Kanzlei zurückfließen.

Organisatorische Anforderungen

Technische Infrastruktur

Remote-Arbeit erfordert eine sichere technische Basis:

Verschlüsselte Verbindungen: Der Zugriff auf Kanzleisysteme sollte ausschließlich über VPN oder vergleichbar sichere Verbindungen erfolgen. Öffentliche WLANs sind tabu.

Aktuelle Geräte: Firmengeräte mit aktuellen Sicherheitsupdates sind privaten Geräten vorzuziehen. Wenn private Geräte genutzt werden, braucht es klare Regeln (BYOD-Policy).

Zwei-Faktor-Authentifizierung: Der Zugang zu sensiblen Systemen sollte durch einen zweiten Faktor geschützt sein – nicht nur Passwort.

Verschlüsselte Datenträger: Lokale Festplatten und USB-Sticks müssen verschlüsselt sein, falls sie Mandantendaten enthalten.

Räumliche Anforderungen

Das Homeoffice muss Mindeststandards erfüllen:

• Separater Arbeitsbereich: Idealerweise ein abschließbares Zimmer. Wenn das nicht möglich ist, muss sichergestellt sein, dass Dritte keine Einsicht in Bildschirm oder Unterlagen haben.
• Blickschutz: Bildschirm so positionieren, dass er von Türen und Fenstern nicht einsehbar ist. Bei Bedarf Blickschutzfolie verwenden.
• Sichere Aufbewahrung: Physische Unterlagen in abschließbarem Schrank oder Fach.

Klare Regeln für Mitarbeiter

Eine Homeoffice-Vereinbarung sollte folgende Punkte regeln:

Thema	Regelung
Arbeitszeit	Kernzeiten, Erreichbarkeit
Datenschutz	Umgang mit Unterlagen, Bildschirmsperre
Technik	Zugelassene Geräte, Verbindungswege
Kommunikation	Erreichbarkeit, Reaktionszeiten
Arbeitsschutz	Ergonomie, Pausenregelung

Besondere Risiken bei Remote-Arbeit

Datenverlust

Lokale Speicherung auf Privatgeräten ist riskant: Diebstahl, Defekt oder versehentliches Löschen können Daten unwiederbringlich vernichten. Besser: zentrale Speicherung mit Backup.

Phishing und Social Engineering

Mitarbeiter im Homeoffice sind für Angreifer attraktive Ziele. Ohne die Möglichkeit, kurz beim Kollegen nachzufragen, werden verdächtige E-Mails eher geklickt. Regelmäßige Sensibilisierung ist wichtig.

Qualitätsverlust

Fehlende direkte Kommunikation kann zu Missverständnissen führen. Komplexe Sachverhalte, die im Büro schnell geklärt wären, bleiben im Homeoffice manchmal liegen.

Betriebsstättenrisiko

Bei Mitarbeitern, die dauerhaft aus dem Ausland arbeiten, können steuerliche Komplikationen entstehen. Die OECD hat 2025 klargestellt: Ein Homeoffice begründet nicht automatisch eine Betriebsstätte, aber bei mehr als 50 Prozent Arbeitszeit und geschäftsleitenden Tätigkeiten ist eine Prüfung erforderlich.

Das hybride Modell als Lösung

Viele Kanzleien setzen auf ein hybrides Modell: Einige Tage Büro, einige Tage Homeoffice. Das vereint die Vorteile beider Welten.

Vorteile des hybriden Modells

• Persönlicher Austausch bleibt erhalten
• Komplexe Beratungsgespräche finden vor Ort statt
• Konzentrierte Einzelarbeit kann im Homeoffice erfolgen
• Flexibilität für Mitarbeiter

Typische Aufteilung

Tätigkeit	Empfohlener Ort
Mandantenberatung	Vor Ort
Buchhaltung, Abschlussarbeiten	Flexibel
Teambesprechungen	Vor Ort
Schriftverkehr, Recherche	Flexibel
Einarbeitung neuer Mitarbeiter	Vor Ort

Dokumentation und Kontrolle

Verfahrensdokumentation anpassen

Die Verfahrensdokumentation sollte Remote-Arbeit abbilden:

• Welche Tätigkeiten dürfen remote erfolgen?
• Wie werden Daten übertragen und gespeichert?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen gelten?

Vier-Augen-Prinzip sicherstellen

Qualitätssicherung erfordert Kontrolle – auch bei verteiltem Arbeiten. Digitale Workflows mit Freigabeprozessen können das Vier-Augen-Prinzip abbilden.

Leistungsdokumentation

Anders als im Büro sieht man im Homeoffice nicht, woran Mitarbeiter arbeiten. Transparenz über Aufgaben und Fortschritt hilft beiden Seiten – ohne zum Überwachungsinstrument zu werden.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Arbeitsschutz

Die Arbeitsschutzvorschriften gelten grundsätzlich auch im Homeoffice. Bei „mobiler Arbeit" (gelegentlich, ohne festen Heimarbeitsplatz) sind die Anforderungen geringer als bei klassischer „Telearbeit" (regelmäßig, mit eingerichtetem Arbeitsplatz).

Kostentragung

Wer trägt die Kosten für Ausstattung, Internet, Strom? Das sollte vertraglich geregelt sein.

Unfallversicherung

Arbeitsunfälle im Homeoffice sind unter bestimmten Voraussetzungen versichert – der Weg zur Kaffeemaschine in der eigenen Küche allerdings nicht.

Fazit: Flexibilität mit Struktur

Remote-Arbeit funktioniert in Steuerkanzleien – wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Verschwiegenheit, Datenschutz und Qualitätssicherung sind keine Hindernisse, sondern Gestaltungsaufgaben.

Die Investition in sichere Technik, klare Regeln und gute Kommunikation zahlt sich aus: durch zufriedenere Mitarbeiter, größere Flexibilität und oft auch höhere Produktivität. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Berufsausübung bleibt beim Steuerberater – der Arbeitsort ist dabei zweitrangig.