Mandanten-Onboarding: Welche Informationen Steuerkanzleien wirklich brauchen

Der erste Eindruck zählt – auch bei neuen Mandanten. Ein professionelles Onboarding schafft Vertrauen und legt die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit. Gleichzeitig ist es die Gelegenheit, alle notwendigen Informationen und Dokumente einzuholen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Wer hier strukturiert vorgeht, spart sich spätere Nachfragen und Verzögerungen.

Warum ein systematisches Onboarding wichtig ist

Früher reichte oft eine einfache Liste mit den benötigten Unterlagen. Heute sind die Anforderungen komplexer: Geldwäschegesetz, DSGVO, digitale Prozesse und individuelle Mandantenwünsche machen ein durchdachtes Onboarding unverzichtbar.

Ein gutes Onboarding erreicht mehrere Ziele:

• Vollständigkeit: Alle relevanten Daten werden von Anfang an erfasst
• Rechtssicherheit: Vollmachten, Verträge und Datenschutz sind geklärt
• Effizienz: Die Zusammenarbeit kann ohne Verzögerung starten
• Professionalität: Der Mandant erlebt einen strukturierten, kompetenten Ablauf

Die wichtigsten Informationen im Überblick

Stammdaten des Mandanten

Grundlegende Daten, die für die Anlage in der Kanzleisoftware und die Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt werden:

Bei Privatpersonen:

• Vollständiger Name, Geburtsdatum, Geburtsort
• Aktuelle Anschrift
• Steueridentifikationsnummer
• Steuernummer (falls vorhanden)
• Bankverbindung
• Familienstand und Konfession (relevant für Lohnsteuer und Kirchensteuer)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)

Bei Unternehmen:

• Firma und Rechtsform
• Handelsregisternummer (falls eingetragen)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Steuernummern (Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer)
• Vertretungsberechtigte Personen
• Gesellschafterstruktur bei Personengesellschaften oder Kapitalgesellschaften

Vollmachten

Ohne Vollmacht kann die Kanzlei nicht für den Mandanten tätig werden. Folgende Vollmachten sind typischerweise erforderlich:

Steuerliche Vollmacht: Berechtigt zur Vertretung gegenüber dem Finanzamt. Sie wird für jede Steuernummer oder Identifikationsnummer separat benötigt.

Empfangsvollmacht: Ermöglicht den Empfang von Bescheiden und anderen Schreiben des Finanzamts an die Kanzleiadresse. Das beschleunigt die Bearbeitung und verhindert, dass Fristen verstreichen.

Vollmacht für Sozialversicherungsträger: Bei Lohnbuchführung zusätzlich erforderlich für die Kommunikation mit Krankenkassen und anderen Trägern.

Vertragliche Grundlagen

Steuerberatungsvertrag: Regelt Umfang und Inhalt der Beratungsleistungen. Ein klarer Vertrag schützt beide Seiten vor Missverständnissen.

Vergütungsvereinbarung: Definiert die Abrechnung – nach Gebührenverordnung, Zeitaufwand oder Pauschal. Sollte vor Beginn der Zusammenarbeit unterschrieben sein.

Allgemeine Auftragsbedingungen: Ergänzende Regelungen zu Haftung, Kündigung und Mitwirkungspflichten.

Geldwäscheprüfung (KYC)

Das Geldwäschegesetz verpflichtet Steuerberater, bestimmte Mandanten zu identifizieren und Risiken zu bewerten. Dazu gehören:

• Überprüfung der Identität anhand eines Ausweisdokuments
• Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten bei Unternehmen
• Dokumentation der Geschäftsbeziehung
• Risikoeinschätzung nach definierten Kriterien

Die Prüfung muss vor Beginn der Geschäftsbeziehung erfolgen und dokumentiert werden.

Datenschutz

Die DSGVO erfordert eine Information über die Datenverarbeitung in der Kanzlei. Außerdem sollte geklärt werden:

• Über welche Kanäle wird kommuniziert?
• Dürfen Dokumente per E-Mail versendet werden?
• Wer sind die Ansprechpartner auf Mandantenseite?

Eine schriftliche Vereinbarung zur elektronischen Kommunikation schafft Klarheit und dokumentiert die Entscheidung des Mandanten.

Der Ablauf in der Praxis

Ein typisches Onboarding läuft in mehreren Schritten ab:

1. Erstkontakt und Vorgespräch: Klärung der Erwartungen, Vorstellung der Leistungen, erste Einschätzung des Beratungsbedarfs.

2. Unterlagen anfordern: Versand eines Fragebogens oder Zugang zu einem digitalen Onboarding-Tool. Der Mandant trägt seine Daten ein und lädt Dokumente hoch.

3. Vollmachten und Verträge: Zusendung der Dokumente zur Unterschrift – idealerweise digital signierbar.

4. Prüfung und Anlage: Die Kanzlei prüft die Angaben, führt die Geldwäscheprüfung durch und legt den Mandanten im System an.

5. Übergabe an Sachbearbeiter: Der zuständige Mitarbeiter erhält alle Informationen und kann mit der Arbeit beginnen.

Digitale Tools erleichtern das Onboarding

Papierformulare und E-Mail-Ping-Pong sind fehleranfällig und zeitaufwändig. Digitale Lösungen bieten Vorteile:

• Strukturierte Datenerfassung: Pflichtfelder stellen sicher, dass nichts vergessen wird
• Dokumenten-Upload: Ausweise, Bescheide und andere Unterlagen werden direkt hochgeladen
• Elektronische Signatur: Verträge und Vollmachten können digital unterschrieben werden
• Automatische Zuordnung: Dokumente landen direkt beim richtigen Mandanten

Ein Mandantenportal wie Taxaro kann den Einstieg vereinfachen: Der neue Mandant erhält Zugang, findet eine klare Checkliste vor und weiß genau, was von ihm erwartet wird. Die Kanzlei behält den Überblick, welche Unterlagen noch fehlen, und kann gezielt erinnern.

Beim Steuerberaterwechsel zusätzlich beachten

Kommt ein Mandant von einer anderen Kanzlei, sind weitere Schritte nötig:

• Kündigung der bisherigen Kanzlei: Muss schriftlich erfolgen
• Unterlagenübergabe: Der alte Steuerberater ist zur Herausgabe verpflichtet
• Widerruf alter Vollmachten: Die Vollmacht beim Finanzamt sollte widerrufen werden, bevor die neue erteilt wird
• Übernahme offener Vorgänge: Klärung, welche Erklärungen noch ausstehen und wo der Stand ist

Fazit: Einmal richtig, immer richtig

Ein durchdachtes Onboarding kostet anfangs etwas Zeit, zahlt sich aber schnell aus. Wenn alle Informationen von Beginn an vorliegen, kann die Kanzlei effizient arbeiten und der Mandant fühlt sich gut betreut. Digitale Prozesse und ein zentraler Kanal für den Dokumentenaustausch machen das Onboarding nicht nur schneller, sondern auch angenehmer – für beide Seiten.