Betriebsprüfungs-Readiness: Vorbereitung als Organisationspflicht

Betriebsprüfungen werden digitaler, schneller und sanktionstärker. Mit den neuen Regelungen ab 2025 gelten verschärfte Mitwirkungspflichten – und empfindliche Strafen bei Verstößen. Für Steuerkanzleien bedeutet das: Die Vorbereitung auf mögliche Prüfungen wird zum Teil der laufenden Betreuung.

Was sich 2025 geändert hat

Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO)

Die Finanzverwaltung kann Steuerpflichtige nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung zur Mitwirkung innerhalb eines Monats auffordern. Wird dieser Frist nicht nachgekommen, droht das Mitwirkungsverzögerungsgeld.

Mitwirkungsverzögerungsgeld

Die Sanktionen sind erheblich:

• 75 Euro pro Kalendertag der Verzögerung
• Maximal 150 Tage = bis zu 11.250 Euro
• Bei erhöhtem Verzögerungsgeld: bis zu 25.000 Euro pro Tag
• Theoretisches Maximum: 3,75 Millionen Euro

Das ist ein deutlicher Anstieg gegenüber der bisherigen Praxis, wo Verzögerungen oft ohne finanzielle Konsequenzen blieben.

Verrechnungspreisdokumentation ohne Aufforderung

Neu ist, dass die Verrechnungspreisdokumentation bei Außenprüfungen „ohne gesondertes Verlangen" vorzulegen ist – innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Verspätung kostet mindestens 100 Euro pro Tag, maximal eine Million Euro.

Zeitnahe Prüfungsanordnungen

Die Prüfungsanordnung soll künftig bis zum Ablauf des Kalenderjahres erlassen werden, das auf den letzten Steuerbescheid folgt. Das bedeutet: Prüfungen kommen schneller.

Ablaufhemmung begrenzt

Positiv für Unternehmen: Die Ablaufhemmung bei Betriebsprüfungen ist auf maximal fünf Jahre begrenzt. Endlos offene Prüfungszeiträume soll es nicht mehr geben.

Was Betriebsprüfungs-Readiness bedeutet

Betriebsprüfungs-Readiness heißt: jederzeit in der Lage sein, die Anforderungen einer Betriebsprüfung zu erfüllen. Das umfasst:

Vollständige Unterlagen

• Buchhaltung lückenlos und nachvollziehbar
• Belege zu allen Buchungen vorhanden
• Verträge und ergänzende Dokumente archiviert

Maschinelle Auswertbarkeit

• Daten in auswertbaren Formaten (GDPdU/GoBD-Export) – die drei Zugriffsarten Z1 bis Z3 sind dabei relevant
• Zugriff auf alle steuerlich relevanten Systeme
• Keine proprietären Formate ohne Exportmöglichkeit

Dokumentation

• Verfahrensdokumentation aktuell
• Verrechnungspreisdokumentation (bei Konzernbeziehungen) fertig
• Organisatorische Abläufe beschrieben

Personelle Vorbereitung

• Ansprechpartner für den Prüfer definiert
• Mitarbeiter geschult
• Vertretungsregelungen vorhanden

Checkliste für die Prüfungsvorbereitung

Vor der Prüfung (laufend)

Bereich	Maßnahme	Status
Buchhaltung	Monatlich abgeschlossen, keine Rückstände	☐
Belege	Vollständig, geordnet, auffindbar	☐
GoBD-Export	Testweise durchgeführt, funktioniert	☐
Verfahrensdokumentation	Vorhanden und aktuell	☐
Verrechnungspreisdokumentation	Fertig (bei Konzernbeziehungen)	☐
Kassensysteme	Meldepflicht erfüllt, Dokumentation vorhanden	☐

Bei Prüfungsanordnung

Aktion	Frist
Prüfungsanordnung prüfen (Zeitraum, Steuerarten)	Sofort
Ansprechpartner benennen	Innerhalb 1 Woche
Verrechnungspreisdokumentation vorlegen	30 Tage
Arbeitsplatz für Prüfer einrichten	Vor Prüfungsbeginn
Betroffene Mitarbeiter informieren	Vor Prüfungsbeginn

Während der Prüfung

Verhaltensregel	Erläuterung
Kooperativ, aber nicht übereifrig	Nur liefern, was angefordert wird
Dokumentieren	Alle Anfragen und Auskünfte festhalten
Fristen einhalten	Mitwirkungsverzögerung vermeiden
Abstimmung mit Berater	Vor Aussagen und Unterlagenvorlage

Die Rolle der Steuerkanzlei

Laufende Betreuung

Die Betriebsprüfungs-Readiness beginnt nicht bei der Prüfungsanordnung, sondern in der laufenden Betreuung:

• Qualitätssicherung: Buchhaltung prüfen, Fehler korrigieren
• Dokumentation: Verfahrensdokumentation erstellen und aktualisieren
• Schulung: Mandanten auf Anforderungen hinweisen
• Testexporte: GoBD-Export regelmäßig prüfen

Bei Prüfungsanordnung

• Prüfungsumfang analysieren
• Unterlagen zusammenstellen
• Mandant vorbereiten (Was wird gefragt? Was ist zu beachten?)
• Ggf. Fristverlängerung beantragen

Während der Prüfung

• Anfragen des Prüfers koordinieren
• Antworten prüfen, bevor sie gegeben werden
• Schlussbesprechung vorbereiten
• Prüfungsfeststellungen bewerten

Nach der Prüfung

• Prüfungsbericht analysieren
• Einspruch prüfen (Frist: 1 Monat)
• Erkenntnisse für die Zukunft nutzen

Betriebsprüfungs-Readiness als Beratungsprodukt

Die gestiegenen Anforderungen schaffen ein neues Beratungsfeld:

Readiness-Check

Einmalige Prüfung der Prüfungsbereitschaft:

• Sind alle Unterlagen vorhanden?
• Funktioniert der GoBD-Export?
• Ist die Verfahrensdokumentation aktuell?
• Welche Risiken bestehen?

Readiness-Paket

Laufende Unterstützung:

• Quartalsweise Prüfung der Buchhaltungsqualität
• Jährliche Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
• Testexporte und Datenprüfung
• Schulung der Mitarbeiter

Krisenintervention

Bei kurzfristig anberaumter Prüfung:

• Schnelle Bestandsaufnahme
• Aufarbeitung von Rückständen
• Intensive Begleitung während der Prüfung

Typische Schwachstellen

Buchhaltungsrückstände

Eine der häufigsten Problemquellen. Wenn bei Prüfungsbeginn noch Monate an Buchhaltung fehlen, ist die Frist kaum zu halten.

Lösung: Monatliche Abschlüsse, keine Rückstände dulden

Fehlende Belege

Buchungen ohne Beleg sind ein klassisches Prüfungsproblem.

Lösung: Strenge Belegorganisation, zeitnahe Erfassung, Nachforderung bei Lücken

Keine Verfahrensdokumentation

Viele kleine Unternehmen haben keine Verfahrensdokumentation. Das fällt spätestens bei der Prüfung auf.

Lösung: Pragmatische Dokumentation erstellen – lieber kurz und aktuell als umfangreich und veraltet.

Veraltete Systeme

Alte Software ohne GoBD-Export-Funktion kann zum Problem werden.

Lösung: Systemwechsel rechtzeitig planen, Exportfähigkeit sicherstellen

Kassensystem nicht gemeldet

Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme wird oft übersehen.

Lösung: Meldung nachholen, Dokumentation anlegen

Fazit: Vorbereitung zahlt sich aus

Die neuen Sanktionen machen Betriebsprüfungs-Readiness zur wirtschaftlichen Notwendigkeit. Wer unvorbereitet in eine Prüfung geht, riskiert nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch empfindliche Verzögerungsgelder.

Für Steuerkanzleien bietet das Thema Chancen: Als Berater für Prüfungsvorbereitung und Begleiter während der Prüfung schaffen Sie echten Mehrwert – und positionieren sich als unverzichtbarer Partner.