Was kostet ein Mandantenportal für Steuerberater? Preise & Modelle 2026

Ein Mandantenportal für Steuerberater kostet je nach Preismodell zwischen wenigen Euro pro Mandat und Monat und Paketpreisen pro Kanzlei im zwei- bis dreistelligen Bereich. Die drei gängigen Modelle sind: pro Kanzlei (Flat), pro Mandat und pro Nutzer — dazu kommt das „im Software-Paket inklusive". Entscheidend für die realen Kosten sind aber weniger die Listenpreise als versteckte Posten wie Einführung, Schulung und ein Portal, das keiner nutzt.

Wer online nach Preisen für ein Mandantenportal sucht, findet meist nur Vages — viele Anbieter nennen Zahlen erst nach einem Gespräch. Also die Modelle offen auf den Tisch, dazu die versteckten Posten und das, was kleine Kanzleien realistisch zahlen. Damit Sie Angebote vergleichen können, ohne sich von einem niedrigen Grundpreis blenden zu lassen.

Die vier Preismodelle im Überblick

Fast jedes Angebot lässt sich einem dieser vier Modelle zuordnen. Sie unterscheiden sich weniger im absoluten Preis als darin, wie die Kosten mit Ihrer Kanzlei mitwachsen.

Modell	Abrechnung	Vorteil	Nachteil
Pro Kanzlei / Flat	ein fester Preis für die gesamte Kanzlei	planbar, unabhängig von der Mandatszahl	teuer, wenn erst wenige Mandate das Portal nutzen
Pro Mandat	Preis je aktivem Mandat und Monat	Kosten wachsen mit dem Nutzen, gut für kleine Kanzleien	bei sehr vielen Mandaten kann die Summe hoch werden
Pro Nutzer	Preis je Kanzlei- oder Mandanten-Zugang	fein steuerbar bei kleinen Teams	wird bei vielen Zugängen schnell unübersichtlich und teuer
Im Software-Paket „inklusive"	Teil der Kanzleisoftware-Lizenz	scheinbar kostenlos, ein Anbieter	über die Lizenz mitbezahlt, an das Ökosystem gebunden

Das „inklusive"-Modell verdient besondere Aufmerksamkeit: Der Portalzugang wirkt kostenlos, weil kein separater Rechnungsposten auftaucht. Bezahlt wird er trotzdem — über die Softwarelizenz — und er bindet die Kanzlei an das jeweilige Ökosystem. Ob das günstig ist, hängt davon ab, wie gut das enthaltene Portal von den Mandanten tatsächlich angenommen wird.

Versteckte Kosten, die selten im Angebot stehen

Der Grundpreis ist nur die halbe Wahrheit. Die eigentlichen Kosten entstehen oft daneben:

• Einführung und Einrichtung: Konfiguration, Anlage von Vorlagen, Anbindung an die Kanzleisoftware. Je umfangreicher das Portal, desto höher dieser Einmalaufwand — bei komplexen Suiten mit Projektcharakter.
• Schulung: Zeit fürs Team und teils für die Mandanten. Jede Bedienhürde auf Mandantenseite erzeugt Support-Aufwand in der Kanzlei.
• Laufender Support: Rückfragen von Mandanten, die mit Login oder Bedienung nicht zurechtkommen, landen bei Ihnen. Reibungsarme Anmeldung und mobile Bedienung senken diesen Posten deutlich.
• Wechsel- und Lock-in-Kosten: Lässt sich das Portal später schwer verlassen, zahlen Sie später mit Aufwand für Datenexport und Migration. Achten Sie von Anfang an auf Exportmöglichkeiten.
• Der teuerste Posten: ein Portal, das keiner nutzt. Ein Zugang, den die Mandanten nicht annehmen, kostet die volle Lizenz — und bringt null Entlastung, weil Belege weiter per E-Mail, Telefon und Papier hereinkommen. Dann zahlen Sie doppelt: für das Portal und für den alten, mühsamen Weg daneben. Kein anderer Posten ist so teuer wie Nichtnutzung.

Der letzte Punkt ist der wichtigste bei der Auswahl: Ein günstiges Portal, das niemand bedient, ist teurer als ein etwas teureres, das die Mandanten wirklich nutzen. Die Adoption ist der eigentliche Kostenhebel — nicht der Listenpreis.

Was kleine Kanzleien realistisch zahlen

Für eine kleine Kanzlei mit 1–9 Personen sind die Extreme selten die richtige Wahl. Enterprise-Suiten rechnen sich meist erst ab vielen Arbeitsplätzen, und ein reiner Pro-Nutzer-Tarif kann bei wachsender Mandantenzahl unübersichtlich werden. Am besten planbar sind transparente Modelle mit klarem Grundpreis oder eine Abrechnung pro aktivem Mandat, bei der die Kosten mit dem tatsächlichen Nutzen wachsen.

Als Orientierung: Schlanke, softwareunabhängige Portale bewegen sich häufig im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat für kleine Kanzleien oder wenige Euro je Mandat — deutlich unter dem, was ein Vollausbau großer Suiten kostet. Wichtiger als die exakte Zahl ist, dass der Preis planbar ist, keine hohe Einstiegshürde hat und Sie den Nutzen vorab testen können. Welche Lösungen für diese Größe passen, zeigt der Beitrag zum besten Mandantenportal für kleine Kanzleien; wie eine unabhängige Alternative zu den im Kanzlei-Paket enthaltenen Portalen aussieht, zeigt der Beitrag zur Alternative zu DATEV Unternehmen Online.

Vor der Entscheidung: die richtigen Fragen

Bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, klären Sie diese Punkte — sie entscheiden über die realen Kosten:

1. Welches Preismodell liegt zugrunde, und wie entwickeln sich die Kosten, wenn Ihre Mandatszahl steigt?
2. Gibt es Einmalkosten für Einführung oder Schulung, die nicht im Grundpreis stehen?
3. Wie einfach ist die Bedienung für Mandanten — und wie hoch wird der Support-Aufwand dadurch?
4. Können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren, um späteren Lock-in zu vermeiden?
5. Gibt es eine kostenlose Testphase, in der Sie die Mandanten-Adoption prüfen können?

Diese Fragen ordnen die Preisdiskussion vom reinen Listenpreis hin zu den Gesamtkosten über die Nutzungsdauer. Wie Sie ein passendes Portal anschließend erfolgreich einführen, zeigt der Leitfaden zur Mandantenportal-Einführung.

Wo Taxaro passt

Taxaro setzt bei den beiden Kostenhebeln an, die kleine Kanzleien am meisten belasten: Nichtnutzung und undurchsichtige Preise. Die Preise sind transparent auf der Preisseite einsehbar, ohne Verkaufsgespräch — und Sie testen Taxaro 30 Tage kostenlos, bevor Sie zahlen. Bezahlt wird ein planbarer Festpreis pro Kanzlei — nicht pro Nutzer und nicht pro Beleg: Kanzleimitarbeiter sind unbegrenzt inklusive, die Nutzung durch die Mandanten kostenlos. Kleine Kanzleien starten im günstigsten Paket und wechseln erst dann in die nächste Stufe, wenn ihr Mandantenstamm wächst — so bleibt der Preis über jede Kanzleigröße hinweg vorhersehbar, ganz ohne Aufschlag für jedes einzelne neue Mandat.

Gegen den teuersten Posten — ein Portal, das keiner nutzt — hilft die Einfachheit: Der Mandant schreibt Nachrichten so einfach wie eine WhatsApp und scannt Belege mit der Handykamera, ohne Schulung. Das senkt Support-Aufwand und sorgt dafür, dass der bezahlte Kanal tatsächlich lebt. Und weil Sie Daten jederzeit als ZIP, CSV oder Nachrichtenverlauf exportieren können, entstehen keine versteckten Lock-in-Kosten. Wichtig zur Einordnung: Taxaro ersetzt nicht Ihre DATEV- oder Buchhaltungssoftware, sondern ist die einfache Kommunikations- und Belegaustausch-Schicht davor — die Software-Kosten dahinter bleiben also bestehen.

Häufige Fragen

Was kostet ein Mandantenportal? Die Preise reichen von wenigen Euro pro Mandat und Monat bis zu Paketpreisen pro Kanzlei im zwei- bis dreistelligen Bereich. Entscheidend ist das Preismodell — pro Kanzlei, pro Mandat, pro Nutzer oder im Software-Paket. Hinzu kommen versteckte Kosten wie Einführung, Schulung und der teuerste Posten überhaupt: ein Portal, das die Mandanten nicht nutzen.

Gibt es kostenlose Mandantenportale? Manche Kanzleisoftware enthält einen Portalzugang, der für die Kanzlei kostenlos wirkt, weil er im Paketpreis steckt. Wirklich kostenlos ist er selten, da er über die Softwarelizenz mitbezahlt wird. Eigenständige Portale bieten meist kostenlose Testphasen, etwa 30 Tage, aber keinen dauerhaft kostenlosen Vollbetrieb.

Zahlt man pro Mandant oder pro Kanzlei? Beides ist verbreitet. Pro-Mandat-Modelle skalieren mit der Zahl aktiver Mandate und sind für kleine Kanzleien gut planbar. Pro-Kanzlei- oder Flat-Modelle decken alle Mandate mit einem Preis ab und lohnen sich ab einer gewissen Mandatszahl. Welches günstiger ist, hängt von Ihrer Kanzleigröße und der tatsächlichen Nutzung ab.

Das Wichtigste in Kürze

• Es gibt vier Preismodelle: pro Kanzlei/Flat, pro Mandat, pro Nutzer und „im Software-Paket inklusive" — jedes mit eigenen Vor- und Nachteilen.
• Der Listenpreis ist nur die halbe Wahrheit; Einführung, Schulung, Support und Lock-in gehören in die Rechnung.
• Der teuerste Posten ist ein Portal, das die Mandanten nicht nutzen — dann zahlen Sie für den Zugang und den alten Weg daneben.
• Für kleine Kanzleien zählen transparente, planbare Preise, eine kostenlose Testphase und niedrige Einstiegshürden.
• Taxaro setzt genau hier an: transparente Festpreise pro Kanzlei mit klarem Grundpreis, 30 Tage kostenlos und gestaffelte Pakete, in die kleine Kanzleien günstig einsteigen und erst bei Wachstum in die nächste Stufe wechseln.