WhatsApp vs. Mandantenportal in der Kanzlei

WhatsApp ist für viele Mandanten der gewohnte Kommunikationskanal. In der Praxis nutzen Kanzleien WhatsApp häufig informell für schnelle Abstimmungen. Für den Austausch sensibler Unterlagen ist WhatsApp jedoch nicht DSGVO-konform. Ein Mandantenportal bietet einen sicheren, strukturierten Kanal.

Verifiziert am 15. Februar 2026

Fakten

DSGVO und Datenschutz

DSGVO und Datenschutz

• 1

  WhatsApp überträgt Kontaktdaten und Metadaten an Meta-Server in den USA

• 2

  Für Steuerkanzleien ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Meta für WhatsApp verfügbar

• 3

  WhatsApp Business ist ebenfalls nicht DSGVO-konform für den Austausch steuerlicher Unterlagen

• 4

  Mandantenportale speichern Daten in EU-Rechenzentren mit automatischer Verschlüsselung und AV-Vertrag

Struktur und Praxistauglichkeit

Struktur und Praxistauglichkeit

• 11

  WhatsApp: Nachrichten sind chronologisch, nicht mandats- oder vorgangsbezogen geordnet

• 12

  Mandantenportal: Dokumente und Nachrichten sind Mandaten und Vorgängen zugeordnet

• 13

  WhatsApp: Keine Checklisten, keine Statusverfolgung, keine automatischen Erinnerungen

• 14

  Mandantenportal: Strukturierte Unterlagenanforderung mit Vollständigkeitsprüfung

Mandantenakzeptanz und Umstellung

Mandantenakzeptanz und Umstellung

• 21

  WhatsApp hat die höchste Verbreitung und niedrigste Einstiegshürde unter Mandanten

• 22

  Mandantenportale mit einfacher Bedienung erreichen ebenfalls hohe Akzeptanz

• 23

  Die Umstellung gelingt, wenn das Portal für Mandanten intuitiv und ohne Schulung nutzbar ist

• 24

  Hybride Nutzung ist möglich: schnelle Rückfragen informell, Unterlagen über das Portal

Abgrenzung

Siehe auch

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