Delegation in Steuerkanzleien: Rechtliche Grenzen und Spielräume

Ohne Mitarbeiter läuft in den meisten Steuerkanzleien nichts. Steuerfachangestellte, Buchhalter und andere Fachkräfte übernehmen wesentliche Teile der täglichen Arbeit. Doch wo liegen die rechtlichen Grenzen? Was darf delegiert werden, was nicht? Und welche Pflichten treffen den Steuerberater bei der Delegation?

Der rechtliche Rahmen

Eigenverantwortliche Berufsausübung

Das Steuerberatungsgesetz verlangt in § 57 die eigenverantwortliche Berufsausübung. Das bedeutet nicht, dass der Steuerberater alles selbst machen muss. Es bedeutet, dass er die fachliche Verantwortung trägt – auch für die Arbeit seiner Mitarbeiter.

Berufsordnung der BStBK

Die Berufsordnung konkretisiert: Die Beschäftigung von Mitarbeitern ist zulässig, soweit diese:

• Weisungsgebunden handeln
• Unter fachlicher Aufsicht arbeiten
• Unter beruflicher Verantwortung des Steuerberaters tätig werden

Das Schlüsselwort ist „Aufsicht". Der Steuerberater muss wissen, was seine Mitarbeiter tun, und ihre Arbeit kontrollieren können.

Verschwiegenheitspflicht bei Mitarbeitern

Die Verpflichtung nach § 62 StBerG

Steuerberater müssen ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichten – in Textform, also schriftlich oder per E-Mail. Die Verpflichtung muss beinhalten:

• Den Inhalt der Verschwiegenheitspflicht
• Hinweis auf strafrechtliche Folgen bei Verstößen (§ 203 StGB)

Wer muss verpflichtet werden?

• Alle angestellten Mitarbeiter
• Praktikanten und Auszubildende
• Aushilfen und Werkstudenten
• Freie Mitarbeiter, die Zugang zu Mandantendaten haben

Ausgenommen sind nur Personen, die selbst berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten unterliegen – etwa angestellte Steuerberater oder Rechtsanwälte.

Dokumentation

Die Verpflichtung sollte dokumentiert werden:

• Datum der Verpflichtung
• Unterschrift des Mitarbeiters
• Aufbewahrung in der Personalakte

Was delegiert werden darf

Routinetätigkeiten

Diese Aufgaben können ohne Einschränkung an qualifizierte Mitarbeiter delegiert werden:

Tätigkeit	Voraussetzung
Buchhaltung	Fachliche Qualifikation
Lohnabrechnung	Fachliche Qualifikation
Schriftverkehr (Standard)	Inhaltliche Vorgaben
Belegerfassung	Einweisung
Dateneingabe	Einweisung

Qualifizierte Facharbeit

Auch anspruchsvollere Aufgaben können delegiert werden, erfordern aber engere Aufsicht:

Tätigkeit	Aufsichtspflicht
Steuererklärungen erstellen	Inhaltliche Prüfung vor Freigabe
Jahresabschlüsse vorbereiten	Qualitätskontrolle
Bescheide prüfen	Überwachung, Eskalation bei Auffälligkeiten
Mandantenkorrespondenz	Stichprobenprüfung

Die Grenze: Fachliche Entscheidungen

Bestimmte Entscheidungen sind nicht delegierbar:

• Steuerliche Würdigung komplexer Sachverhalte
• Beratung bei Gestaltungsfragen
• Vertretung in Rechtsbehelfsverfahren (außer an Berufskollegen)
• Unterschrift unter Steuererklärungen

Der Steuerberater kann sich bei diesen Aufgaben von Mitarbeitern zuarbeiten lassen, muss aber selbst entscheiden und verantworten.

Grenzen bei der Zusammenarbeit mit Externen

Sozietät und Kooperation

Steuerberater dürfen mit bestimmten Berufsgruppen zusammenarbeiten:

• Andere Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwälte
• Notare

Eine Sozietät mit Gewerbetreibenden (z. B. Bilanzbuchhalter, Buchführungshelfer) ist nicht zulässig.

§ 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistungen

Seit der Reform des Steuerberatungsgesetzes können Steuerberater externe Dienstleister einschalten – etwa für IT-Services oder Buchhaltungsarbeiten. Voraussetzungen:

• Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters
• Schriftliche Vereinbarung über Verschwiegenheit
• Überwachung der Tätigkeit

Der Steuerberater bleibt verantwortlich für das Ergebnis.

Aufsichtspflichten des Steuerberaters

Fachliche Aufsicht

Aufsicht bedeutet nicht, jeden Arbeitsschritt zu kontrollieren. Sie bedeutet:

• Arbeitsergebnisse prüfen
• Stichprobenkontrollen durchführen
• Bei Fehlern eingreifen und korrigieren
• Schulungen bei Bedarf anordnen

Organisatorische Voraussetzungen

Für wirksame Aufsicht braucht es:

• Klare Zuständigkeiten (wer macht was?)
• Definierte Freigabeprozesse
• Dokumentation der Prüfungen
• Zeit für Kontrolle im Arbeitsalltag

Haftung bei mangelnder Aufsicht

Wenn ein Mitarbeiter einen Fehler macht und der Steuerberater seine Aufsichtspflicht verletzt hat, haftet der Steuerberater. Das gilt auch dann, wenn er vom konkreten Fehler nichts wusste – mangelnde Aufsicht ist ein Organisationsverschulden.

Praktische Umsetzung

Arbeitsanweisungen

Schriftliche Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Aufgaben:

• Was ist zu tun?
• In welcher Reihenfolge?
• Was ist zu prüfen?
• Wann ist Rücksprache erforderlich?

Checklisten

Standardisierte Checklisten für komplexe Aufgaben:

• Vollständigkeitsprüfung
• Qualitätskontrolle
• Freigabebestätigung

Freigabeprozesse

Klare Regeln für die Freigabe:

• Wer darf was freigeben?
• Ab welcher Komplexität ist Rücksprache nötig?
• Wie wird die Freigabe dokumentiert?

Fehlerkultur

Fehler passieren. Wichtig ist:

• Fehler offen ansprechen
• Ursachen analysieren
• Prozesse verbessern
• Nicht beschuldigen, sondern lernen

Die Unterschriftsfrage

Steuererklärungen

Die Unterschrift unter Steuererklärungen setzt der Mandant – oder in bestimmten Fällen der Steuerberater als Bevollmächtigter. Mitarbeiter können Steuererklärungen vorbereiten, aber nicht unterschreiben.

Schriftverkehr

Allgemeiner Schriftverkehr kann von Mitarbeitern im Namen der Kanzlei geführt werden. Bei rechtlich relevanten Schreiben (Einsprüche, Anträge) ist Vorsicht geboten – hier sollte der Steuerberater zumindest prüfen und ggf. selbst unterschreiben.

Elektronische Übermittlung

Bei elektronischer Übermittlung (ELSTER, beSt) authentifiziert sich der Steuerberater oder der Mandant. Eine Delegation dieser Authentifizierung ist problematisch – sie dokumentiert die persönliche Verantwortung.

Fazit: Delegation ja, Verantwortung bleibt

Delegation ist nicht nur erlaubt, sondern notwendig für eine effiziente Kanzleiführung. Die Grenzen liegen bei der fachlichen Entscheidungskompetenz und der berufsrechtlichen Verantwortung.

Der Steuerberater bleibt der „Kapitän" – auch wenn andere das Schiff steuern, trägt er die Verantwortung für die sichere Fahrt. Gute Delegation bedeutet: klare Aufträge, angemessene Kontrolle und Verantwortungsbewusstsein auf allen Ebenen.