Kassenführung und Dokumentationspflichten: Was sich 2026 ändert
Julia Müller
Lesezeit ca. 3 Minuten / veröffentlicht am
Änderungen bei der Kassenführung
Die Vorschriften zur Kassenführung werden 2026 an mehreren Stellen angepasst. Die bisherige Belegausgabepflicht läuft aus, gleichzeitig kündigt sich eine neue Registrierkassenpflicht an. Die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung bringt zudem Klarstellungen zu technischen Anforderungen. Für Unternehmen mit Bargeldgeschäften ergeben sich daraus Handlungsbedarf und Planungserfordernisse.
Wegfall der Bonpflicht
Seit Januar 2020 mussten Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Diese Belegausgabepflicht – im Alltag als Bonpflicht bekannt – wurde von Anfang an kontrovers diskutiert. Kritiker monierten den Papierverbrauch und den geringen Nutzen bei Kleinstbeträgen.
Mit dem Auslaufen der Bonpflicht 2026 entfällt die zwingende Belegausgabe. Unternehmen können weiterhin Belege ausgeben, sind dazu aber nicht mehr verpflichtet. Die Aufzeichnungspflichten im Kassensystem selbst bleiben davon unberührt. Jeder Geschäftsvorfall muss weiterhin einzeln erfasst, mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert und revisionssicher gespeichert werden.
Der Wegfall der Bonpflicht bedeutet keine Lockerung der Anforderungen an die Kassenführung insgesamt. Die Finanzverwaltung kann bei Prüfungen weiterhin auf die gespeicherten Daten zugreifen. Unternehmen sollten die korrekte Funktion ihrer Kassensysteme und TSE regelmäßig überprüfen.
Neue Registrierkassenpflicht ab 2027
Ab 2027 tritt eine neue Registrierkassenpflicht für Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 100.000 Euro in Kraft. Unternehmen, die diese Schwelle überschreiten und Bargeldgeschäfte tätigen, müssen dann zwingend ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzen.
Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht nur auf Barumsätze. Auch Betriebe, die nur einen Teil ihrer Umsätze in bar abwickeln, fallen unter die Pflicht, sobald der Schwellenwert erreicht ist. Ausnahmen gelten für bestimmte Branchen und Geschäftsmodelle, die nähere Ausgestaltung wird in der Verordnung geregelt.
Für Unternehmen, die bisher ohne elektronische Kasse arbeiten oder ältere Systeme nutzen, bedeutet dies Investitionsbedarf. Die Anschaffung eines konformen Kassensystems sollte rechtzeitig geplant werden, um Engpässe bei Lieferung und Einrichtung zu vermeiden. Die Kosten variieren je nach Komplexität und Branche erheblich.
Klarstellungen in der Kassensicherungsverordnung
Die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung adressiert Praxisfragen, die sich seit Einführung der TSE-Pflicht ergeben haben. Geregelt werden unter anderem die Anforderungen an die INSIKA-Technik bei Taxiunternehmen, insbesondere bei Fahrzeugwechseln. Auch die Zertifizierung von Wegstreckenzählern wird konkretisiert.
Ein weiterer Aspekt betrifft die Ausstellung von E-Rechnungen durch Kassensysteme. Mit der fortschreitenden Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich müssen auch Kassensysteme entsprechende Formate unterstützen können. Die Verordnung schafft hier Klarheit über die technischen Anforderungen.
Die Details werden derzeit noch diskutiert. Verschiedene Verbände haben Stellungnahmen abgegeben, wobei etwa die Deutsche Steuer-Gewerkschaft weitergehende Verpflichtungen wie eine allgemeine Registrierkassenpflicht und eine dauerhafte Belegerstellungspflicht fordert.
Verlängerte Aufbewahrungsfristen im Finanzsektor
Im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten von acht auf zehn Jahre verlängert. Diese Maßnahme zielt auf eine verbesserte Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Geldwäsche.
Für Finanzinstitute bedeutet dies einen erhöhten Aufwand bei der Archivierung. Die längere Aufbewahrungspflicht erstreckt sich auf sämtliche Buchungsbelege, die nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren sind. Die Regelung gilt nicht für andere Branchen, bei denen die allgemeinen Aufbewahrungsfristen von acht Jahren für Buchungsbelege beziehungsweise zehn Jahren für Jahresabschlüsse und Bücher weiterhin gelten.
Handlungsempfehlungen
Unternehmen mit Bargeldgeschäften sollten ihre Kassensysteme auf den Prüfstand stellen. Auch wenn die Bonpflicht entfällt, bleiben die übrigen Anforderungen an die Kassenführung bestehen. Die bevorstehende Registrierkassenpflicht ab 2027 erfordert bei vielen Betrieben eine frühzeitige Planung der Systemumstellung.
Die korrekte Konfiguration der technischen Sicherheitseinrichtung sollte regelmäßig überprüft werden. Bei der Anschaffung neuer Systeme ist auf die Zukunftsfähigkeit in Bezug auf E-Rechnung und weitere regulatorische Anforderungen zu achten. Eine rechtzeitige Beratung hilft, Fehlinvestitionen zu vermeiden und die Anforderungen effizient umzusetzen.
Für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei bietet sich ein digitales Mandantenportal an. Kassenberichte, TSE-Exportdateien und E-Rechnungen lassen sich darüber sicher übermitteln und revisionssicher archivieren. Ein Mandantenportal ermöglicht zudem die mobile Erfassung und Übertragung von Belegen direkt aus dem Geschäftsalltag.
Quellen:
