E-Rechnungspflicht: Zeitplan und neue Vorgaben

Übersicht

Die E-Rechnungspflicht kommt – in Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung in den nächsten Jahren stufenweise zur Pflicht. Bereits seit 2020 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch im vorgeschriebenen Format (XRechnung) zu stellen. Nun weitet der Gesetzgeber diese Pflicht auch auf den B2B-Bereich aus, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und Verwaltungsprozesse zu modernisieren.

Im März 2024 wurde mit dem Wachstumschancengesetz der Rahmen für die B2B-E-Rechnung gelegt. Wichtig für alle Unternehmen und Steuerberater: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können​. Außerdem ist seit diesem Datum die Zustimmung des Rechnungsempfängers nicht mehr erforderlich – niemand darf den Empfang einer E-Rechnung verweigern​.

Zeitplan: Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Das Gesetz sieht einen gestaffelten Zeitplan vor. Zunächst bleibt die Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr 2025 noch freiwillig. Ab dem 1. Januar 2027 wird dann für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen schließlich für alle Unternehmen​.

Damit haben insbesondere kleinere Firmen etwas länger Zeit, ihre Prozesse umzustellen. Schon seit 2025 dürfen Papierrechnungen zwar noch genutzt werden, aber jeder Empfänger muss auf Wunsch eine E-Rechnung akzeptieren – faktisch sollten sich Unternehmen also frühzeitig auf das neue Verfahren einstellen.

Wichtig: Diese neuen Vorgaben gelten zunächst nur für inländische B2B-Rechnungen. Rechnungen ins EU-Ausland sind vorerst nicht von der deutschen Regelung erfasst. Allerdings wird durch die geplante EU-weite Einführung der E-Rechnung im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ perspektivisch auch der grenzüberschreitende Rechnungsaustausch digitalisiert werden.

Im Gegensatz zu anderen Ländern (z. B. Italien oder Frankreich) ist in Deutschland kein zentrales staatliches Portal für den E-Rechnungsaustausch geplant. Es wird also keine zentrale Clearingstelle geben, über die alle Rechnungen laufen. Stattdessen sollen Unternehmen E-Rechnungen weiterhin dezentral – etwa per E-Mail (mit strukturierter Datendatei) oder über Dienstleister – direkt untereinander austauschen​. Das bedeutet, jeder Betrieb muss seine eigenen Systeme fit für den elektronischen Versand und Empfang machen.

Auswirkungen für Unternehmen und Steuerberater

Durch die Einführung der E-Rechnung ergeben sich neue Pflichten und Chancen in der Rechnungsabwicklung. Zunächst müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, sie benötigen entweder ein entsprechendes Buchhaltungssystem oder einen Dienstleister, der elektronische Formate wie XRechnung verarbeiten kann.

Steuerberater werden hier oft eine Schlüsselrolle spielen: Sie richten für ihre Mandanten Posteingangslösungen ein oder prüfen, ob zumindest ein PDF-Rechnungsformat mit eingebettetem Datensatz (z. B. ZUGFeRD) gelesen werden kann. Außerdem müssen die Aufbewahrungspflichten beachtet werden – elektronische Rechnungen sind genauso aufzubewahren wie bisherige Rechnungen. Und zwar in ihrem originalen Datenformat, unverändert und prüfbar​.

Für den Rechnungsversand gilt: Ab 2027/28 müssen viele Unternehmen ihr Fakturierungssystem umstellen, sodass es Rechnungsdaten in einem strukturierten Format ausgeben kann. Wer bereits ein ERP-System nutzt, sollte prüfen, ob eine Funktion zur E-Rechnungsstellung (z. B. Export als XRechnung) verfügbar ist.

Kleinere Firmen, die Rechnungen bislang mit Word oder Excel manuell erstellen, werden sich umstellen müssen – etwa durch Einsatz von Rechnungssoftware oder Anbindung an eine Plattform, die E-Rechnungen erzeugen kann. Da bis 2025 der Versand elektronischer Rechnungen noch freiwillig ist, empfiehlt das BMF einen sanften Einstieg: Unternehmen können in dieser Phase bereits E-Rechnungen versenden, um Erfahrungen zu sammeln und ihre Partner an das neue Verfahren zu gewöhnen.

Steuerberater sollten Mandanten aktiv dabei helfen, einen Umstellungsplan zu erarbeiten. Dazu gehört eine Bestandsaufnahme: Welche Systeme werden für die Rechnungserstellung genutzt? Können diese die benötigten Formate (XRechnung/ZUGFeRD) erzeugen? Gibt es Schnittstellen zur Buchhaltung? Falls nicht, sollten Alternativen evaluiert werden.

Auch die Kommunikation mit den Geschäftspartnern ist wichtig: Firmen sollten ihre Kunden und Lieferanten frühzeitig informieren, ab wann sie E-Rechnungen senden oder empfangen, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.

Zusammenfassung

Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht markiert einen bedeutenden Wandel in der Rechnungslegung. Seit Anfang 2025 beginnt faktisch das Zeitalter der elektronischen Rechnung im deutschen Geschäftsverkehr.

Unternehmen sind gut beraten, nicht bis zur letzten Minute zu warten: Die Umstellung erfordert Anpassungen von Software und Prozessen, bietet aber auch Chancen zur Prozessoptimierung.

Steuerberater können die Rolle des Lotsen übernehmen und ihre Mandanten auf dem Weg zur E-Rechnung begleiten. Wer frühzeitig die technischen Voraussetzungen schafft und sein Team schult, wird im Wettbewerb Vorteile haben – und erfüllt zugleich die kommenden gesetzlichen Anforderungen.

Letztlich bedeutet die E-Rechnung nicht nur mehr Pflichten, sondern vor allem effizientere Abläufe, weniger Fehlerquellen und eine moderne, digitale Rechnungsbearbeitung, von der alle Beteiligten profitieren.