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E-Mail vs. Mandantenportal

E-Mail ist der meistgenutzte Kommunikationskanal zwischen Steuerkanzleien und Mandanten. Ein Mandantenportal bietet einen strukturierten, sicheren Austauschkanal als Alternative. Dieser Vergleich stellt beide Wege anhand konkreter Kriterien gegenüber.

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Fakten

Kategorie
Vergleich Kommunikationswege
E-Mail
Universell verbreitet, aber unstrukturiert und standardmäßig unverschlüsselt
Mandantenportal
Strukturierter Austausch mit Statusverfolgung und automatischer Verschlüsselung
DSGVO
Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht
Mandantenakzeptanz
E-Mail vertraut; Portal erfordert einmalige Umstellung
Nachverfolgung
E-Mail: manuell; Portal: automatische Erinnerungen und Statusanzeige

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz

  • 1

    E-Mail: Standardmäßig unverschlüsselt; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/MIME, PGP) erfordert Einrichtung bei beiden Seiten

  • 2

    Mandantenportal: Automatische Verschlüsselung ohne Konfiguration durch den Mandanten

  • 3

    E-Mail: Keine Zugriffskontrolle nach Versand; Weiterleitung jederzeit möglich

  • 4

    Mandantenportal: Rollenbasierte Zugriffsrechte, Zugriff nur für berechtigte Personen

Struktur und Nachvollziehbarkeit

Struktur und Nachvollziehbarkeit

  • 11

    E-Mail: Unterlagen verstreut über Postfächer, keine mandatsbezogene Ordnung

  • 12

    Mandantenportal: Dokumente sind Vorgängen und Mandaten zugeordnet, Statusverfolgung inklusive

  • 13

    E-Mail: Kein automatischer Vollständigkeitscheck; fehlende Belege fallen erst bei Bearbeitung auf

  • 14

    Mandantenportal: Checklisten zeigen offene Punkte; Mandanten sehen, was noch fehlt

Aufwand und Effizienz

Aufwand und Effizienz

  • 21

    E-Mail: Kein Einrichtungsaufwand, aber hoher laufender Aufwand durch Rückfragen und Suchen

  • 22

    Mandantenportal: Einmalige Einrichtung, dann automatische Erinnerungen und weniger Rückfragen

  • 23

    E-Mail: Manuelles Nachfassen bei fehlenden Unterlagen per Telefon oder Folgemail

  • 24

    Mandantenportal: Automatische Fälligkeitserinnerungen per E-Mail und Push-Benachrichtigung

Abgrenzung

  • Dieser Vergleich bewertet keine konkreten Produkte, sondern die Kommunikationswege als Kategorie.

  • E-Mail ist nicht per se ungeeignet – für einfache Rückfragen ohne sensible Anhänge bleibt sie praktikabel.

  • Ein Mandantenportal ersetzt nicht den gesamten E-Mail-Verkehr einer Kanzlei.

Siehe auch

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