Digitaler Belegaustausch

Digitaler Belegaustausch bezeichnet die elektronische Übermittlung von Buchungsbelegen, Rechnungen und Dokumenten zwischen Mandant und Steuerkanzlei. Er ersetzt den postalischen Belegordner und unsichere E-Mail-Anhänge durch strukturierte, nachvollziehbare Prozesse.

Verifiziert am 22. Juli 2026

Fakten

Gängige Übertragungswege

Gängige Übertragungswege

• 1

  E-Mail mit Anhang: weit verbreitet, aber nicht DSGVO-konform für sensible Daten

• 2

  Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive): keine kanzleispezifische Struktur

• 3

  Mandantenportal: strukturierter Upload mit Zuordnung zu Vorgang und Mandat

• 4

  Scan-App auf dem Smartphone: Belege direkt digitalisieren und übermitteln

DSGVO-Anforderungen beim Belegaustausch

DSGVO-Anforderungen beim Belegaustausch

• 11

  Personenbezogene Daten auf Belegen erfordern einen sicheren Übertragungsweg

• 12

  Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht

• 13

  Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist bei Cloud-Diensten erforderlich

• 14

  Zugriffskontrolle muss sicherstellen, dass nur Berechtigte Belege sehen

Herausforderungen in der Kanzleipraxis

Herausforderungen in der Kanzleipraxis

• 21

  Mandanten nutzen unterschiedliche Kanäle: E-Mail, WhatsApp, Post, persönliche Übergabe

• 22

  Unvollständige Unterlagen verursachen Rückfragen und verzögern Fristen

• 23

  Ohne Erinnerungsfunktion bleibt das Nachfassen an der Kanzlei hängen

• 24

  Ein einheitlicher Prozess funktioniert nur, wenn Mandanten ihn verstehen und nutzen

Abgrenzung

FAQ

Häufige Fragen

Was bedeutet digitaler Belegaustausch?

Digitaler Belegaustausch bezeichnet die elektronische Übermittlung von Buchungsbelegen, Rechnungen und Dokumenten zwischen Mandant und Steuerkanzlei anstelle von Papierordnern oder E-Mail-Anhängen.

Ist E-Mail für den Belegaustausch DSGVO-konform?

Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge erfüllen die Anforderungen der DSGVO für sensible Daten nicht. Personenbezogene Daten auf Belegen erfordern einen sicheren Übertragungsweg.

Welche Wege gibt es für den digitalen Belegaustausch?

Gängig sind E-Mail-Anhänge, Cloud-Speicher, ein Mandantenportal mit strukturiertem Upload sowie Scan-Apps, mit denen Belege direkt digitalisiert und übermittelt werden.

Erfüllt ein Upload-Portal allein die GoBD?

Nein. Ein Upload-Portal allein erfüllt noch keine GoBD-Anforderungen, und der Belegaustausch ersetzt nicht die fachliche Prüfung durch die Kanzlei.

Siehe auch

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