Digitaler Belegaustausch

Digitaler Belegaustausch bezeichnet die elektronische Übermittlung von Buchungsbelegen, Rechnungen und Dokumenten zwischen Mandant und Steuerkanzlei. Er ersetzt den postalischen Belegordner und unsichere E-Mail-Anhänge durch strukturierte, nachvollziehbare Prozesse.

Verifiziert am 15. Februar 2026

Fakten

Gängige Übertragungswege

Gängige Übertragungswege

• 1

  E-Mail mit Anhang: weit verbreitet, aber nicht DSGVO-konform für sensible Daten

• 2

  Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive): keine kanzleispezifische Struktur

• 3

  Mandantenportal: strukturierter Upload mit Zuordnung zu Vorgang und Mandat

• 4

  Scan-App auf dem Smartphone: Belege direkt digitalisieren und übermitteln

DSGVO-Anforderungen beim Belegaustausch

DSGVO-Anforderungen beim Belegaustausch

• 11

  Personenbezogene Daten auf Belegen erfordern einen sicheren Übertragungsweg

• 12

  Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht

• 13

  Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist bei Cloud-Diensten erforderlich

• 14

  Zugriffskontrolle muss sicherstellen, dass nur Berechtigte Belege sehen

Herausforderungen in der Kanzleipraxis

Herausforderungen in der Kanzleipraxis

• 21

  Mandanten nutzen unterschiedliche Kanäle: E-Mail, WhatsApp, Post, persönliche Übergabe

• 22

  Unvollständige Unterlagen verursachen Rückfragen und verzögern Fristen

• 23

  Ohne Erinnerungsfunktion bleibt das Nachfassen an der Kanzlei hängen

• 24

  Ein einheitlicher Prozess funktioniert nur, wenn Mandanten ihn verstehen und nutzen

Abgrenzung

Siehe auch

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