Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten: Effektiver Austausch durch Mandantenportale

Übersicht

Die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant befindet sich im digitalen Wandel. Früher wurden Belege in Pendelordnern ausgetauscht oder Steuererklärungen per Post verschickt – heute läuft vieles elektronisch ab.

Digitale Zusammenarbeit bedeutet, dass Informationen, Dokumente und Abstimmungen schnell und sicher online erfolgen. Insbesondere Mandantenportale wie Taxaro spielen dabei eine Schlüsselrolle: Über solche Plattformen können Mandanten Belege hochladen, Auswertungen abrufen und mit ihrem Steuerberater in Echtzeit Informationen teilen.

Dies beschleunigt nicht nur Prozesse, sondern erhöht auch die Transparenz und den Komfort für beide Seiten. Steuerberater bieten ihren Mandanten damit einen modernen Service, während Mandanten orts- und zeitunabhängig Zugriff auf wichtige Unterlagen haben.

Mandantenportale und sicherer Datenaustausch

Herzstück der digitalen Mandantenkommunikation ist oft ein Mandantenportal – eine Online-Plattform, die als zentrale Schnittstelle dient. Hier können Mandanten Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen oder Steuerdokumente hochladen; der Steuerberater wird benachrichtigt und kann die Daten unmittelbar weiterverarbeiten.

Umgekehrt stellt die Kanzlei dem Mandanten dort Auswertungen (BWA, Steuerberechnungen, etc.), Lohnabrechnungen oder Bescheide bereit. So entfällt das Hin- und Herschicken von E-Mails mit Anhängen oder gar Papierpost. Moderne Portale wie Taxaro ermöglichen zudem eine strukturierte Kommunikation: Rückfragen können direkt beim jeweiligen Dokument gestellt und beantwortet werden, was Missverständnisse reduziert.

Datensicherheit ist dabei essenziell, denn Steuerdaten sind hochsensibel. Die Übertragungswege müssen geschützt sein. Professionelle Portallösungen bieten verschlüsselte Verbindungen und klar geregelte Zugriffsrechte. Viele Kanzleien verzichten daher darauf, Belege per unsicherer E-Mail zu empfangen, und drängen auf die Portalnutzung. Tatsächlich nehmen immer mehr Steuerberater neue Mandanten nur noch unter der Bedingung an, digital zusammenzuarbeiten; manche Kanzleien akzeptieren Papierbelege nur noch im Ausnahmefall​. Dieser Trend zeigt, wie wichtig der digitale Austausch geworden ist.

Das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt)

So hat die Bundessteuerberaterkammer 2023 das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) eingeführt – einen gesicherten digitalen Kanal, über den Steuerberater mit Finanzämtern Dokumente und Nachrichten rechtssicher elektronisch austauschen können. Über die Steuerberaterplattform können Steuerberater somit künftig mit Finanzämtern Nachrichten und Unterlagen rechtssicher übermitteln. Solche Entwicklungen unterstreichen den Wandel hin zu elektronischer Kommunikation auf allen Ebenen.

Elektronische Signaturen und Freigaben

Ein weiterer Baustein der digitalen Zusammenarbeit sind elektronische Signaturen. Wo früher Unterschriften unter Engagement Letters, Vollmachten oder Steuererklärungen physisch eingeholt werden mussten, nutzt man heute vermehrt qualifizierte elektronische Signaturen. Damit können Mandanten z. B. Jahresabschlüsse oder Vollmachten digital rechtsgültig unterzeichnen, ohne einen Stift zur Hand zu nehmen. Das spart Zeit und vereinfacht Abläufe – insbesondere, wenn Mandant und Berater nicht am selben Ort sind.

Speziell für die Freigabe von Steuererklärungen haben sich digitale Freigabeprozesse etabliert. Viele Kanzlei-Softwarelösungen bieten ein Online-Freizeichnung-Modul an: Der Mandant erhält eine Benachrichtigung, kann die fertige Steuererklärung online einsehen und mit einem Klick seine Freigabe erteilen. Diese elektronische Zustimmung wird protokolliert und beim Berater archiviert. Das ersetzt den klassischen Unterschriftenlauf auf Papier und beschleunigt die Einreichung erheblich.

Moderne Kommunikationswege: Chat und Video

Neben Portalen gewinnen auch andere digitale Kommunikationsformen an Bedeutung. Videokonferenzen ermöglichen es, Beratungsgespräche oder Abschlussbesprechungen online abzuhalten. Mandanten sparen sich Anfahrtswege, und Berater können bei Bedarf ihren Bildschirm teilen, um Zahlen direkt zu erläutern. Wichtig ist, auf Datenschutz und Verschlüsselung zu achten, da oft sensible Inhalte besprochen werden.

Auch Messenger- und Chat-Dienste kommen in der Mandantenbetreuung zum Einsatz – allerdings vorzugsweise in die Kanzlei-Software integrierte Chat-Funktionen oder gesicherte professionelle Dienste. Ein schneller Chat zur Klärung kurzer Rückfragen kann die Kommunikation deutlich beschleunigen. Allerdings sollten aus Datenschutzgründen keine privaten Messenger-Apps wie WhatsApp genutzt werden, sondern nur geschützte berufliche Kanäle wie Taxaro.

Vorteile und Herausforderungen

Die Umstellung auf digitale Mandantenkommunikation bringt klare Vorteile: Informationen fließen schneller, Prozesse (z. B. Belegtransfer, Freigaben) werden beschleunigt, und beide Seiten behalten leichter den Überblick. Mandanten erhalten einen proaktiven Service und können jederzeit auf ihre Zahlen zugreifen, was die Kundenzufriedenheit erhöht. Steuerberater wiederum sparen Zeit bei der Zusammenstellung und beim Versenden von Unterlagen und können sich auf inhaltliche Fragen konzentrieren. Immer mehr Kanzleien nutzen Online-Portale wie Taxaro für den Dokumentenaustausch, um Abläufe zu optimieren und die Akzeptanz bei Mandanten zu erhöhen​.

Dennoch gibt es Herausforderungen: Nicht alle Mandanten ziehen sofort mit. Ältere oder weniger technikaffine Personen müssen behutsam an die neuen Prozesse herangeführt werden – hier helfen klare Erklärungen, Anleitungen und bei Bedarf persönlicher Support. Die Kanzlei sollte Übergangslösungen vorsehen, damit der Betrieb weiterläuft, wenn einzelne Mandanten vorerst bei Papier bleiben. Zudem erfordert die Vielzahl digitaler Kanäle ein effizientes Informationsmanagement intern: Eingehende Nachrichten über Portal, E-Mail oder beSt müssen koordiniert und zeitnah bearbeitet werden, damit nichts untergeht. Klare Zuständigkeiten und angepasste Workflows im Team sind dafür unerlässlich.

Zusammenfassung

Die digitale Mandantenkommunikation entwickelt sich schnell zum neuen Standard in der Steuerberatung. Mandantenportale, elektronische Dokumentenaustauschsysteme und digitale Signaturprozesse machen die Zusammenarbeit effizienter und transparenter.

Steuerberater, die auf solche Tools setzen, bieten ihren Mandanten einen modernen Mehrwert und verringern die eigene Arbeitslast. Trotz anfänglicher Hürden bei einigen Mandanten zeigt die Erfahrung: Sobald die Vorteile – schnellere Abwicklung, weniger Fehler, bequemere Interaktion – greifbar werden, steigt die Akzeptanz deutlich. Wichtig ist, hohe Sicherheitsstandards einzuhalten und alle Beteiligten mitzunehmen.

Insgesamt führt die digitale Zusammenarbeit zu einer engeren, agileren Beziehung zwischen Kanzlei und Mandant. Steuerberater werden als moderne Dienstleister wahrgenommen, was die Mandantenbindung stärkt und die Kanzlei zukunftsfähig im Wettbewerb positioniert.