E-Rechnung: Informationen für Unternehmer:innen und Steuerberater:innen

Julia Müller
Taxaro-Redaktion

Das Thema E-Rechnung gewinnt durch das Wachstumschancengesetz zunehmend an Bedeutung. Ab 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung auch für den B2B-Bereich eingeführt. Was bedeutet das für Unternehmen und Steuerberater:innen? Hier erfahren Sie alles Wichtige.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind vollständig elektronisch verarbeitbare Rechnungen, die von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung und Archivierung digital bearbeitet werden. Sie enthalten alle wesentlichen Informationen einer herkömmlichen Rechnung wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge, liegen aber in einem standardisierten Format vor, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dieser strukturierte Datensatz ermöglicht einen medienbruchfreien Austausch von Rechnungen, was die Effizienz erheblich steigert und Fehlerquellen minimiert.

Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden oft fälschlicherweise als elektronische Rechnungen betrachtet. Eine Papierrechnung enthält alle Daten bildlich, eine elektronische oder automatische Verarbeitung ist damit nicht möglich. Auch PDF-Rechnungen sind lediglich digitale Bilder der Rechnung und erfordern manuelle Datenübertragung oder den Einsatz von Texterkennungssoftware. E-Rechnungen hingegen sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML erstellt, welches speziell für die automatisierte Verarbeitung konzipiert ist. Dies ermöglicht eine direkte und fehlerfreie Integration in Buchhaltungssysteme.

Rechtliche Grundlagen

Die gesetzliche Grundlage für E-Rechnungen bildet das E-Rechnungsgesetz, welches die EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen in deutsches Recht umsetzt. Laut dieser Richtlinie müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen diese Anforderungen.

Verpflichtung zur E-Rechnung

Seit November 2020 müssen Unternehmen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, elektronische Rechnungen ausstellen. Diese Pflicht gilt auch in vielen Bundesländern für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung. Für den B2B-Bereich gibt es ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls eine Pflicht zur E-Rechnung. Unternehmen müssen dann elektronische Rechnungen ausstellen. Es gibt jedoch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Vorteile von E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen können erheblich Kosten sparen, da Ausgaben für Papier, Druck und Porto entfallen. Zudem wird durch die schnelle elektronische Übermittlung der Rechnungen der Zahlungseingang beschleunigt, was die Liquidität verbessert. Die Effizienz steigt, da der Bearbeitungsaufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert wird. Zudem trägt die Reduzierung des Papierverbrauchs zur Nachhaltigkeit bei.

E-Rechnung und GoBD

Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften wie für herkömmliche Papierrechnungen. Sie müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden und jederzeit maschinell lesbar sein. Das Ausdrucken und Archivieren in Papierform reicht nicht aus. Wenn E-Rechnungen in ein firmeneigenes Format umgewandelt werden, müssen sowohl das Originaldokument als auch die umgewandelte Version miteinander verknüpft und archiviert werden.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und IT-Systeme rechtzeitig anpassen und ihre Mitarbeiter:innen schulen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Steuerberater:innen können bei der Implementierung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben unterstützen.

Mit der Einführung der E-Rechnung wird ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Unternehmensalltag gemacht. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und sich frühzeitig auf die neuen gesetzlichen Anforderungen vorzubereiten.