Mandanten-Aufgaben erstellen und verwalten

Übersicht

Mit Mandanten-Aufgaben können Sie Ihren Mandanten konkrete To-dos mitteilen – zum Beispiel eine Erinnerung an eine Steuerzahlung, die Bitte um Einreichung eines bestimmten Dokuments oder eine Rechnung. Die Aufgaben erscheinen bei Ihren Mandanten in der Web-App und in der Mobile-App und können von beiden Seiten als erledigt markiert werden.

Für Teammitglieder der Kanzlei gibt es zwei Wege, mit Mandanten-Aufgaben zu arbeiten:

• Aufgabenübersicht im Dashboard: Zeigt alle Mandanten-Aufgaben aller Mandate an einem Ort – ideal für den täglichen Überblick
• Aufgaben im Mandat: Zeigt nur die Aufgaben eines einzelnen Mandats in der rechten Seitenleiste

Die zentrale Aufgabenübersicht

Im Dashboard sehen Sie im Widget "Mandanten-Aufgaben" eine Übersicht aller offenen Aufgaben mit Ringdiagramm. Klicken Sie auf Alle → um die vollständige Aufgabenübersicht zu öffnen. Hier sehen Sie alle Mandanten-Aufgaben auf einen Blick. Diese Ansicht ist besonders praktisch, um den Überblick über anstehende Fristen zu behalten und nichts zu vergessen.

Aufgaben suchen

Nutzen Sie das Suchfeld oben links, um Aufgaben nach Titel, Beschreibung oder Mandatsname zu durchsuchen. Die Ergebnisse werden sofort während der Eingabe gefiltert.

Aufgaben gruppieren

Sie können die Aufgabenliste auf zwei Arten gruppieren:

• Nach Mandat: Aufgaben werden unter dem jeweiligen Mandatsnamen zusammengefasst. So sehen Sie schnell, welche Aufgaben für welches Mandat anstehen.
• Nach Fälligkeit: Aufgaben werden nach ihrem Fälligkeitsstatus sortiert (überfällig, anstehend, ohne Fälligkeit). So behalten Sie Fristen im Blick.

Wählen Sie die gewünschte Gruppierung über die Schaltflächen im Kopfbereich der Liste.

Aufgaben filtern

Mit den Statusfiltern im Kopfbereich können Sie gezielt bestimmte Aufgaben ein- oder ausblenden:

• Überfällig: Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist (rot markiert)
• Offen: Aufgaben, die noch nicht erledigt sind
• Erledigt: Aufgaben, die als erledigt markiert wurden

Klicken Sie auf einen Filter, um die entsprechenden Aufgaben anzuzeigen oder auszublenden. Die Zahlen neben den Filtern zeigen Ihnen, wie viele Aufgaben sich in der jeweiligen Kategorie befinden.

Mandanten-Aufgaben für mehrere Mandate erstellen

In der zentralen Aufgabenübersicht können Sie eine Aufgabe gleichzeitig für mehrere Mandate erstellen. Das spart Zeit, wenn Sie beispielsweise alle Mandanten an einen Stichtag erinnern möchten.

1. Öffnen Sie die Aufgabenübersicht über das Dashboard (klicken Sie auf Alle → im Widget "Mandanten-Aufgaben").

2. Klicken Sie auf "Erstellen" oben rechts im Fenster.

3. Wählen Sie die Mandate aus. Sie können einzelne Mandate auswählen, für welche Sie die Aufgabe erstellen möchten.

4. Füllen Sie die Aufgabe aus (Titel, optional Beschreibung, Dokumente und Fälligkeit).

5. Klicken Sie auf "Fertig". Jedes ausgewählte Mandat erhält eine eigene Kopie der Aufgabe.

Hinweis: Die Aufgaben werden für jedes Mandat einzeln erstellt. Mandate können ihre eigene Aufgabe unabhängig voneinander als erledigt markieren.

Eine Mandanten-Aufgabe im Mandat erstellen

Sie können Mandanten-Aufgaben auch direkt im jeweiligen Mandat erstellen:

1. Öffnen Sie das gewünschte Mandat.

2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Überschrift "Mandanten-Aufgaben" in der rechten Seitenleiste.

3. Geben Sie einen Titel ein. Der Titel ist ein Pflichtfeld und wird auch in Benachrichtigungen verwendet.

4. Fügen Sie optional weitere Informationen hinzu:

   • Beschreibung: Erläutern Sie die Aufgabe genauer.
   • Dokumente: Fügen Sie relevante Dateien hinzu.
   • Fälligkeit: Legen Sie ein Datum fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

5. Entscheiden Sie, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Ist der Schalter aktiviert, werden die Mandanten sofort über die neue Aufgabe informiert.

6. Klicken Sie auf "Fertig". Die Aufgabe wird erstellt und erscheint in der Liste.

Erinnerungen einrichten

Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, können Sie zusätzlich Erinnerungen aktivieren. Ihre Mandanten werden dann automatisch vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt – zum Beispiel einen Tag vorher.

Eine Mandanten-Aufgabe bearbeiten oder löschen

1. Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Aufgabe. Ein Menü-Symbol (drei Punkte) erscheint.

2. Klicken Sie auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich ein Menü mit zwei Optionen:

   • Aufgabe bearbeiten: Öffnet das Formular, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
   • Aufgabe löschen: Entfernt die Aufgabe nach Bestätigung.

Mandanten-Aufgaben als erledigt markieren

Sowohl Sie als auch Ihre Mandanten können Aufgaben als erledigt markieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen und ausgegraut dargestellt. Sie bleiben noch 30 Tage sichtbar und verschwinden dann automatisch.

Hinweis zur Verschlüsselung

Die Beschreibung und angehängte Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Titel wird nicht verschlüsselt, da er für Benachrichtigungen verwendet wird. Vermeiden Sie daher sensible Informationen im Titel.