Mit Aufgaben können Sie Ihren Mandant:innen konkrete To-dos mitteilen – zum Beispiel eine Erinnerung an eine Steuerzahlung, die Bitte um Einreichung eines bestimmten Dokuments oder eine Rechnung. Aufgaben erscheinen bei Ihren Mandant:innen in der Web-App und in der Mobile-App und können von beiden Seiten als erledigt markiert werden.
Öffnen Sie das gewünschte Mandat.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Überschrift "Aufgaben" in der rechten Seitenleiste.
Geben Sie einen Titel ein. Der Titel ist ein Pflichtfeld und wird auch in Benachrichtigungen verwendet.
Fügen Sie optional weitere Informationen hinzu:
Entscheiden Sie, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Ist der Schalter aktiviert, werden die Mandant:innen sofort über die neue Aufgabe informiert.
Klicken Sie auf "Fertig". Die Aufgabe wird erstellt und erscheint in der Liste.
Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, können Sie zusätzlich Erinnerungen aktivieren. Ihre Mandant:innen werden dann automatisch vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt – zum Beispiel einen Tag vorher.
Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Aufgabe. Ein Menü-Symbol (drei Punkte) erscheint.
Klicken Sie auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich ein Menü mit zwei Optionen:
Sowohl Sie als auch Ihre Mandant:innen können Aufgaben als erledigt markieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen und ausgegraut dargestellt. Sie bleiben noch 30 Tage sichtbar und verschwinden dann automatisch.
Die Beschreibung und angehängte Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Titel wird nicht verschlüsselt, da er für Benachrichtigungen verwendet wird. Vermeiden Sie daher sensible Informationen im Titel.