Mit Mandanten-Aufgaben können Sie Ihren Mandanten konkrete To-dos mitteilen – zum Beispiel eine Erinnerung an eine Steuerzahlung, die Bitte um Einreichung eines bestimmten Dokuments oder eine Rechnung. Die Aufgaben erscheinen bei Ihren Mandanten in der Web-App und in der Mobile-App und können von beiden Seiten als erledigt markiert werden.
Für Teammitglieder der Kanzlei gibt es zwei Wege, mit Mandanten-Aufgaben zu arbeiten:
Im Dashboard sehen Sie im Widget "Mandanten-Aufgaben" eine Übersicht aller offenen Aufgaben mit Ringdiagramm. Klicken Sie auf Alle → um die vollständige Aufgabenübersicht zu öffnen. Hier sehen Sie alle Mandanten-Aufgaben auf einen Blick. Diese Ansicht ist besonders praktisch, um den Überblick über anstehende Fristen zu behalten und nichts zu vergessen.
Nutzen Sie das Suchfeld oben links, um Aufgaben nach Titel, Beschreibung oder Mandatsname zu durchsuchen. Die Ergebnisse werden sofort während der Eingabe gefiltert.
Sie können die Aufgabenliste auf zwei Arten gruppieren:
Wählen Sie die gewünschte Gruppierung über die Schaltflächen im Kopfbereich der Liste.
Mit den Statusfiltern im Kopfbereich können Sie gezielt bestimmte Aufgaben ein- oder ausblenden:
Klicken Sie auf einen Filter, um die entsprechenden Aufgaben anzuzeigen oder auszublenden. Die Zahlen neben den Filtern zeigen Ihnen, wie viele Aufgaben sich in der jeweiligen Kategorie befinden.
In der zentralen Aufgabenübersicht können Sie eine Aufgabe gleichzeitig für mehrere Mandate erstellen. Das spart Zeit, wenn Sie beispielsweise alle Mandanten an einen Stichtag erinnern möchten.
Öffnen Sie die Aufgabenübersicht über das Dashboard (klicken Sie auf Alle → im Widget "Mandanten-Aufgaben").
Klicken Sie auf "Erstellen" oben rechts im Fenster.
Wählen Sie die Mandate aus. Sie können einzelne Mandate auswählen, für welche Sie die Aufgabe erstellen möchten.
Füllen Sie die Aufgabe aus (Titel, optional Beschreibung, Dokumente und Fälligkeit).
Klicken Sie auf "Fertig". Jedes ausgewählte Mandat erhält eine eigene Kopie der Aufgabe.
Hinweis: Die Aufgaben werden für jedes Mandat einzeln erstellt. Mandate können ihre eigene Aufgabe unabhängig voneinander als erledigt markieren.
Sie können Mandanten-Aufgaben auch direkt im jeweiligen Mandat erstellen:
Öffnen Sie das gewünschte Mandat.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Überschrift "Mandanten-Aufgaben" in der rechten Seitenleiste.
Geben Sie einen Titel ein. Der Titel ist ein Pflichtfeld und wird auch in Benachrichtigungen verwendet.
Fügen Sie optional weitere Informationen hinzu:
Entscheiden Sie, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Ist der Schalter aktiviert, werden die Mandanten sofort über die neue Aufgabe informiert.
Klicken Sie auf "Fertig". Die Aufgabe wird erstellt und erscheint in der Liste.
Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, können Sie zusätzlich Erinnerungen aktivieren. Ihre Mandanten werden dann automatisch vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt – zum Beispiel einen Tag vorher.
Fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Aufgabe. Ein Menü-Symbol (drei Punkte) erscheint.
Klicken Sie auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich ein Menü mit zwei Optionen:
Sowohl Sie als auch Ihre Mandanten können Aufgaben als erledigt markieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen und ausgegraut dargestellt. Sie bleiben noch 30 Tage sichtbar und verschwinden dann automatisch.
Die Beschreibung und angehängte Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Titel wird nicht verschlüsselt, da er für Benachrichtigungen verwendet wird. Vermeiden Sie daher sensible Informationen im Titel.