Wie Sie Mandantendaten sicher und effizient übertragen
Übersicht
Der sichere digitale Transfer von Belegen und anderen Unterlagen vom und zum Mandanten ist heute ein zentrales Anliegen für Steuerberater. Dieser Beitrag beleuchtet, warum es so wichtig ist, Mandantendaten sicher und effizient zu übertragen, und stellt praktische Lösungen und Best Practices vor, dies zu gewährleisten.
Warum ist sicherer Datentransfer in der Steuerberatung so wichtig?
Steuerkanzleien hantieren täglich mit sensiblen Informationen. Vom persönlichen Einkommen über Geschäftsbilanzen bis hin zu Sozialversicherungsnummern – die Palette der Daten, die geschützt werden müssen, ist breit und vielfältig. Ein unsachgemäßer Umgang mit diesen Daten kann zu Datenschutzverletzungen führen, die nicht nur finanzielle Schäden verursachen, sondern auch das Vertrauen der Mandanten nachhaltig beschädigen können.
Was sind die Herausforderungen?
- Datensicherheit: Sicherstellen, dass die Daten während der Übertragung und Speicherung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Datenschutz: Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorschriften, wie der DSGVO in der EU, um die Privatsphäre der Mandanten zu wahren.
- Effizienz: Gewährleistung, dass der Datentransfer schnell und reibungslos erfolgt, um Verzögerungen im Arbeitsablauf zu vermeiden.
Best Practices für sicheren Datentransfer
Um sicherzustellen, dass Mandantendaten sicher und effizient übertragen werden, sollten Steuerberater folgende Best Practices berücksichtigen:
- Verschlüsselung: Sowohl die Datenübertragung als auch die Datenspeicherung sollten immer verschlüsselt erfolgen, um sicherzustellen, dass Daten selbst bei einem Zugriff durch Unbefugte unlesbar bleiben.
- Sichere Übertragungswege: Setzen Sie auf etablierte, sichere Protokolle zur Übertragung wie HTTPS.
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Überwachung und Aktualisierung der Sicherheitsprotokolle, um Schutz gegen neue Bedrohungen zu gewährleisten.
Tools und Lösungen
Der Taxaro-Kanzlei-Messenger
- Cloud-Dienste: Einige Cloud-Dienste wie Taxaro bieten integrierte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die speziell für die Bedürfnisse von Steuerberatungskanzleien entwickelt wurden.
- Dedizierte Transfer-Tools: Spezialisierte Softwarelösungen für den sicheren Datentransfer können zusätzliche Sicherheitsfeatures in Bezug auf die Verschlüsselung bieten.
Sicherer Datenaustausch online mit Taxaro: Wie effizient & Richtlinien-konform arbeitet Ihre Kanzlei?
Automatische Verschlüsselung mit Taxaro
Mit Taxaro nutzt Ihre Kanzlei eine effiziente und Richtlinien-konforme Methode für den sicheren Datenaustausch online. Das fortschrittliche Mandantenportal ermöglicht einen sicheren Austausch von sensiblen Informationen mit Mandanten und ist dabei nahtlos in die Arbeitsabläufe der Kanzlei integrierbar. Damit unterstützt es Sie dabei, sie die Anforderungen an Online-Sicherheit, die DSGVO-Richtlinie und weitere berufsrechtliche Auflagen zu erfüllen.
Taxaro wurde nach einem „Security-by-Design“ Konzept entwickelt, welches der Sicherheit von Kommunikation und Daten oberste Priorität einräumt. So werden bspw. in Taxaro zwischen Kanzlei und Mandanten ausgetauschte Nachrichten und Dokumente Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Plattform ermöglicht außerdem ein individuelles Rollenmanagement und die Vergabe von Zugriffsrechten für Kanzlei-Mitarbeiter.
Die eigenen Server von Taxaro befinden sich ausnahmslos in Deutschland in ISO-zertifizierten Rechenzentren. Darüber hinaus ist Taxaro DSGVO-konform, was für Kanzleien von großer Bedeutung ist, da sie oft mit vertraulichen und sensiblen Daten arbeiten. Durch die Nutzung von Taxaro kann Ihre Kanzlei die bisher genutzten fragmentierten Lösungen wie E-Mail-Anhänge oder Plattformen wie Dropbox ersetzen, die ineffizient und nicht den oben genannten Kriterien gerecht werden.
Sicherheit als Priorität
Der sichere Datentransfer in der Steuerberatung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Durch die Implementierung bewährter Sicherheitspraktiken und die Nutzung spezialisierter Tools können Steuerberater das Risiko von Datenlecks minimieren und das Vertrauen ihrer Mandanten stärken. Es ist essenziell, dass Steuerberater in Sicherheitsmaßnahmen investieren und sich kontinuierlich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Datensicherheit informieren, um ihre Praktiken aktuell zu halten.
Indem Steuerberatungskanzleien Sicherheit und Effizienz in den Mittelpunkt ihres Datentransferprozesses stellen, können sie nicht nur ihre Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern auch einen wettbewerbsfähigen Vorteil im Markt sichern.