Mythos GmbH-Gründung: Ein Leitfaden für angehende Unternehmer
Foto: Mika Baumeister- Vor der GmbH-Gründung
- Der Ablauf einer GmbH-Gründung
- Schritt 1: Den Notartermin sorgfältig vorbereiten
- Schritt 2: Durchführung des Notartermins
- Schritt 3: Eröffnung des Bankkontos und Einzahlung der Stammeinlage
- Schritt 4: Anmeldung im Handelsregister
- Schritt 5: Die Gewerbeanmeldung
- Schritt 6: Anmeldung im Transparenzregister
- Schritt 7: Beantragung der Steuernummer
- Fazit
Vor der GmbH-Gründung
Bevor man sich auf das spannende Abenteuer der Gründung einer GmbH einlässt, gibt es einige wichtige Entscheidungen und Vorbereitungen zu treffen. Hier sind die Schlüsselpunkte, die man im Blick haben sollte:
Die Wahl zwischen UG und GmbH
Die erste Entscheidung, die getroffen werden muss, ist die Wahl zwischen einer UG (haftungsbeschränkt) und einer GmbH. Jede dieser Formen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die man in Erwägung ziehen sollte.
Kapitalausstattung
Für eine UG ist es wichtig, dass sie mit ausreichend Kapital ausgestattet ist. Das bedeutet, dass sie nicht sofort nach der Gründung insolvent gehen sollte. Ein häufiges Missverständnis bei der Gründung einer GmbH ist die Höhe des erforderlichen Stammkapitals. Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie nicht die vollen 25.000 EUR sofort einzahlen. Es ist auch möglich zu vereinbaren, dass nur die Hälfte, also 12.500 EUR sofort zur Einzahlung fällig sind.
Der Gesellschaftsvertrag
Jede GmbH benötigt einen Gesellschaftsvertrag, der auch als Satzung bezeichnet wird. Dieses Dokument legt die Grundlagen und Richtlinien für die Funktionsweise des Unternehmens fest. Wenn Sie alleine gründen, können Sie sich oft auf Vorlagen verlassen. Ein empfehlenswertes Buch, das Ihnen dabei hilft, ist "So gründe und führe ich eine GmbH: Vorteile nutzen, Risiken vermeiden" von Waldner und Wölfel. Für Gründungsteams ist es jedoch ratsam, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
Die Partnerschaft – eine unternehmerische Ehe
Vergleichen Sie das Gründen eines Unternehmens mit mehreren Partnern mit einer Ehe. Beide erfordern Commitment, Vertrauen und klare Vereinbarungen. Ein schlecht formulierter oder unvollständiger Gesellschaftsvertrag kann später zu erheblichen Konflikten und finanziellen Belastungen führen. Denken Sie daran: Eine Investition in gute rechtliche Beratung am Anfang kann später viel Geld und Herzschmerz sparen.
Selbst ist nicht immer der Mann (oder die Frau)
Einige Gründer sind versucht, die steuerlichen Angelegenheiten ihrer GmbH selbst zu handhaben. Obwohl es verlockend sein mag, Geld zu sparen, kann dies letztlich mehr Schaden als Nutzen bringen. Es lenkt nicht nur vom eigentlichen Geschäft ab, sondern kann auch zu kostspieligen Fehlern führen.
Der Ablauf einer GmbH-Gründung
Das Gründen einer GmbH mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung und der richtigen Vorbereitung kann der Prozess deutlich vereinfacht werden.
Schritt 1: Den Notartermin sorgfältig vorbereiten
1. Wahl des Notariats:
Beginnen Sie mit der Auswahl eines Notariats. Dabei ist die geographische Lage nicht entscheidend, da die Gebühren und Prozesse durch gesetzliche Regelungen weitgehend standardisiert sind. Die Unterschiede liegen vor allem in der Servicequalität. Dennoch ist die GmbH-Gründung für die meisten Notare ein Routineverfahren.
2. Kontaktaufnahme und Vorlage des Gesellschaftsvertrags:
Nachdem Sie ein Notariat ausgewählt haben, nehmen Sie Kontakt auf und übermitteln gegebenenfalls Ihren Entwurf des Gesellschaftsvertrags (auch Satzung genannt). Dies gibt dem Notar die Möglichkeit, sich im Vorfeld mit den Details vertraut zu machen.
3. Kostenklärung im Voraus:
Ein oft übersehener, aber wichtiger Schritt ist die Anfrage nach einer "Kostenstarksagung". Warum ist das relevant? Nachdem Sie Ihre GmbH beim Registergericht angemeldet haben, wird dieses erst aktiv, nachdem es die fälligen Gebühren erhalten hat. Das kann je nach internen Abläufen und Postlaufzeiten einige Wochen dauern. Um diesen Prozess zu beschleunigen, kann das Notariat in Ihrem Namen gegenüber dem Gericht für die Kosten bürgen. Die Notare reichen dann die Kosten in der Regel einfach an Sie weiter, indem sie sie in ihre eigene Rechnung aufnehmen und die Beträge direkt an das Gericht weiterleiten.
4. Terminvereinbarung:
Mit allen Unterlagen in der Hand wird das Notariat schließlich alle notwendigen Dokumente vorbereiten und einen Termin mit Ihnen abstimmen. Dies ist der Moment, in dem Ihre GmbH offiziell gegründet wird, also ein wichtiger Schritt auf Ihrem unternehmerischen Weg.
Schritt 2: Durchführung des Notartermins
Der Tag, an dem Ihre Vision einer GmbH in die Realität umgesetzt wird, rückt näher. Hier erfahren Sie, was Sie während dieses Termins erwartet:
Vorbereitung trifft auf Realität:
Auch wenn Sie sich im Vorfeld gründlich vorbereitet haben, können während des Termins immer noch Fragen oder Unsicherheiten auftreten. Keine Sorge – das ist vollkommen normal. Nutzen Sie den Moment, um gemeinsam mit dem Notar oder der Notarin alle offenen Fragen zu klären. Diese sind dafür da, Ihnen zu helfen und Sie durch den Prozess zu führen.
Letzte Anpassungen:
Während des Termins ist es durchaus möglich, noch kurzfristige Anpassungen am Gesellschaftsvertrag oder der Gründungsurkunde vorzunehmen. So stellen Sie sicher, dass alles genau Ihren Vorstellungen und Wünschen entspricht.
Formalitäten:
Der Höhepunkt des Termins ist das Vorlesen der relevanten Dokumente durch den Notar. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Formalität, sondern gibt Ihnen auch die Gelegenheit, alles noch einmal genau zu überprüfen. Anschließend setzen Sie Ihre Unterschrift unter den Gesellschaftsvertrag und eventuell weitere Dokumente.
Status "in Gründung":
Sobald die Unterschriften getätigt sind, trägt Ihre GmbH den Status "i. G.", was für "in Gründung" steht. Das bedeutet, dass die eigentliche Gründung und Registrierung der GmbH nun in die Wege geleitet wird.
Schritt 3: Eröffnung des Bankkontos und Einzahlung der Stammeinlage
Die finanziellen Grundlagen Ihrer GmbH werden mit der Eröffnung des Bankkontos und der Einzahlung der Stammeinlage gelegt. Hier sind die wichtigen Schritte, die Sie beachten sollten:
Vorlage der Gründungsurkunde:
Nach Abschluss Ihres Notartermins ist es ratsam, sich direkt eine (digitale) Kopie der Gründungsurkunde ausstellen zu lassen. Sie dient als Nachweis für die Bank, dass die GmbH formell gegründet wurde und legitimiert Sie zur Eröffnung des Geschäftskontos.
Wahl der richtigen Bank:
Es gibt viele verschiedene Banken, die Geschäftskonten für GmbHs anbieten. Je nach Digitalisierungsgrad der Bank kann die Kontoeröffnung schnell vonstatten gehen oder etwas länger dauern. Ein Tipp: Falls Sie es eilig haben, können Sie zuerst ein Konto bei einer digitalen Bank eröffnen und später bei Bedarf noch ein zusätzliches Konto bei einer traditionellen Bank Ihrer Wahl.
Einzahlung der Stammeinlage:
Sobald das Konto aktiv ist, zahlen Sie die vereinbarte Stammeinlage darauf ein. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Haftungsbegrenzung der GmbH zu aktivieren und das Unternehmen offiziell starten zu können.
Schritt 4: Anmeldung im Handelsregister
Mit dem eingezahlten Kapital in der Tasche können Sie nun den formellen Gründungsprozess abschließen:
Nachweis an das Notariat:
Senden Sie die Bestätigung Ihrer Bank über die Einzahlung der Stammeinlage an das Notariat. Dieser Nachweis ist erforderlich, um den nächsten Schritt in Angriff zu nehmen: Die Anmeldung Ihrer GmbH im Handelsregister.
Anmeldung und Wartezeit:
Das Notariat wird nun den Antrag zur Eintragung Ihrer GmbH im Handelsregister stellen. Dieser Prozess kann leider etwas Zeit in Anspruch nehmen und wird nicht immer völlig transparent sein.
Empfang des Handelsregisterauszugs:
Einige Zeit nach der erfolgreichen Eintragung wird Ihnen Ihr erster Handelsregisterauszug per Post zugeschickt. Dieses Dokument bestätigt offiziell die Existenz Ihrer GmbH und ist ein weiterer Meilenstein auf Ihrem unternehmerischen Weg. Aber keine Sorge, Sie können den Status Ihrer Anmeldung jederzeit über handelsregister.de überprüfen und, sobald die Eintragung erfolgt ist, auch hier einen PDF-Auszug generieren. Dieser wird in der Regel von anderen (wie Ihrer Bank) anerkannt. Und vor allem erfahren Sie über ihn die Nummer des Eintrags – diese benötigen Sie, um weiterzumachen.
Schritt 5: Die Gewerbeanmeldung
Nach der erfolgreichen Eintragung Ihrer GmbH im Handelsregister, ist die Firma nicht mehr "in Gründung". Jetzt ist es an der Zeit, offiziell geschäftlich aktiv zu werden!
Warum eine Gewerbeanmeldung?
Mit der Gewerbeanmeldung geben Sie den Startschuss für Ihre geschäftliche Tätigkeit. Sie informieren die zuständige Behörde über Ihr Vorhaben, und ab diesem Moment gelten bestimmte steuerliche und rechtliche Pflichten.
HR-Nummer ist entscheidend:
Zur Gewerbeanmeldung benötigen Sie die HR-Nummer (Handelsregisternummer), die Sie nach der erfolgreichen Eintragung im Handelsregister erhalten. Diese Nummer bestätigt die offizielle Existenz Ihrer GmbH.
Schritt 6: Anmeldung im Transparenzregister
Warum das Transparenzregister?
Das Transparenzregister dient dazu, die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Entitäten zu identifizieren. Ihre Bank und andere Geschäftspartner können hiermit überprüfen, wer hinter Ihrer GmbH steht.
Online-Anmeldung:
Melden Sie sich online im Transparenzregister an. Nach erfolgreicher Anmeldung sollten Sie sich gleich Ihren Auszug bestellen. Dieser ist oft notwendig, um Geschäftsbeziehungen zu etablieren.
Schritt 7: Beantragung der Steuernummer
Jetzt wird es finanziell: Damit Ihre GmbH steuerlich erfasst und korrekt behandelt wird, benötigen Sie eine Steuernummer.
Anmeldung beim Finanzamt:
Mit der Gründung der GmbH ist es wichtig, diese auch beim zuständigen Finanzamt anzumelden. Hierbei beantragen Sie die Steuernummer, die für alle steuerlichen Angelegenheiten Ihrer GmbH entscheidend ist.
Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:
Wenn Sie planen, grenzüberschreitend innerhalb der EU zu handeln, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese ermöglicht es, Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU steuerlich korrekt abzuwickeln (das ist bspw. im Zweifel bereits dann der Fall, wenn Sie ein Cloud-Abonnement eines Dienstleisters online abschließen).
Tipp: Experten an Bord holen:
Steuern sind ein komplexes Thema. Überlegen Sie, ob Sie diesen Schritt von einer Steuerkanzlei erledigen lassen. Die Experten dort wissen genau, welche Formulare, Angaben und Anlagen notwendig sind. Und was für Sie ein komplett neues Terrain ist, ist für diese Routine.
Fazit
Die Unternehmensgründung – insbesondere einer GmbH – ist zweifelsohne ein anspruchsvoller Vorgang, der Sorgfalt, Geduld und oft auch Durchhaltevermögen erfordert. Die zahlreichen Formalitäten, vom Notartermin über Bankgespräche bis hin zu Anmeldungen bei diversen Behörden, können den Eindruck erwecken, als stünde man vor einem administrativen Berg.
Doch es lohnt sich, diesen Weg konsequent und überlegt zu beschreiten. Ein solides Fundament in der Gründungsphase legt den Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen. Mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie der hier beschriebenen, lässt sich die Komplexität des Gründungsprozesses entschlüsseln und meistern. Unterstützung von Experten, sei es ein Notar, eine Steuerberaterin oder ein Fachanwalt, kann diesen Prozess zusätzlich erleichtern.
In wenigen Wochen kann so aus einer Idee ein eingetragenes Unternehmen werden, bereit, auf dem Markt aktiv zu werden und eigene Geschäftserfolge zu erzielen. Und während die Gründungsphase durchaus herausfordernd sein mag, ist sie auch eine Chance – eine Gelegenheit, das eigene Unternehmen von Grund auf zu gestalten und den ersten Schritt in ein spannendes Unternehmertum zu machen.
Für alle, die diesen Weg beschreiten, heißt es: Mut, Entschlossenheit und ein gutes Maß an Vorbereitung sind die Schlüssel zum Erfolg. Und letztlich wird die Freude über ein erfolgreich etabliertes Unternehmen die Anfangsstrapazen rasch vergessen lassen. Viel Erfolg auf Ihrem unternehmerischen Weg!